Trace App: Reisekostenabrechnung für Freiberufler und Selbstständige leicht gemacht

Wie wäre es, wenn es für Tätigkeiten, die einem schwerfallen, ein Tool gäbe, das sie übernimmt? Kinder sind in solchen Gedankengängen ja beeindruckend fantasievoll und beginnen mit Stift und Zeichenblock häufig gleich damit, ihre Ideen zu Papier zu bringen. Ein Roboter, der Hausaufgaben erledigt, oder eine Maschine, die das Geschirr aus der Spülmaschine in die Schränke räumt, haben bei uns so schon den Weg in ein farbenfrohes Bild gefunden. Ich aus meiner Erwachsenenperspektive bin ja schon lange auf der Suche nach einen Roboter, der meine Steuererklärung vollautomatisch erledigt. Oder wenigstens Details daraus, wie meine Reisekostenabrechnung oder den Verpflegungsmehraufwand als Selbstständige.– Wie bitte? Das gibt es schon?

Tatsächlich stoße ich bei meiner Recherche auf die frisch erschienene, innovative App mit dem Namen Trace. Trace ist zwar kein Roboter, aber dafür ein praktisches Tool, dass man per Handy immer und überall dabei hat. Und genau darin liegt der Clou der Erfinder der App, Lukas Stelter und Markus Utke: Die App macht Teile der Reisekostenabrechnung und die Ermittlung des Verpflegungsmehraufwands für Selbstständige sozusagen nebenbei.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige

Lukas und Markus hatten die Idee zur Trace App um die Reisekostenabrechnung von Freiberuflern zu vereinfachen.

Ich verabrede mich mit Lukas und Markus zu einem Video-Interview. Die beiden kennen sich aus gemeinsamen Zeiten beim Kinderzirkus Juxirkus Berlin. „Ich war früher selbst Artist und weltweit unterwegs“, erzählt Lukas. Der 25-jährige studierte Betriebswirtschaftler kennt die lästige Reisedokumentation deshalb aus eigener Erfahrung und wünschte sich immer ein Tool zur Unterstützung. Gespräche mit anderen Selbstständigen und Freiberuflern machten jedoch deutlich, dass es so etwas nicht gab. Einige arbeiten mit Tabellen oder versuchen, beim Ausfüllen der Steuererklärung geschäftliche Reisen anhand des eigenen Kalenders noch ins Gedächtnis zurückzuholen, findet Lukas heraus. „Viele machen keine Reisedokumentation oder wissen gar nicht, dass es das gibt.“ Das muss doch einfacher gehen, dachte sich Lukas, der sich mit dem Status quo nicht so einfach abfinden wollte.

Markus, der gerade seinen Master in Informatik macht und bereits wichtige Erfahrungen im Programmieren von Apps gesammelt hat, ist von Lukas Idee sofort begeistert. „Cooles Projekt! Lass uns das anstoßen“, war seine Reaktion und so programmierten sie vor etwa zwei Jahren drauf los. Einen ersten Prototypen – noch etwas anders designt und schlichter gehalten – schickten sie dann für eine kleine Testrunde ins Rennen. „Das Feedback war durchweg positiv“, erzählt Markus. Und so holten sich die beiden einen befreundeten Grafikdesigner mit ins Boot, der die Aufmachung der App noch etwas optimierte. „Das ist das Schöne an dem Projekt, dass man zusammenarbeitet, damit das Produkt am Ende noch besser wird“, so Lukas.

Verpflegungsmehraufwand wird auf Basis der Bewegungsdaten intuitiv von der App aufgezeichnet

Mit der Trace App lassen sich Daten zur Reisekostenabrechnung und Verpflegungsmehraufwände sammeln.

Trace ist in warmem Gelb gehalten, erfrischend übersichtlich und intuitiv in der Bedienung. Die App erkennt, sobald der Nutzer seinen Heimatort verlässt. Mit einem Tipp gibt der Nutzer an, ob er dienstlich oder privat unterwegs ist. Im Falle einer Dienstreise zeichnet die App in der Folge Startzeit, Zielort, Ankunftszeit und Reisedauer auf. Ob und in welcher Höhe dem Nutzer ein Verpflegungsmehraufwand zusteht – also eine Pauschale für Essen und Trinken, wenn man länger als acht Stunden außerhalb seiner Hauptarbeitsstätte arbeitet –, errechnet die App gleich mit. Im Anschluss kann der Nutzer seine Reise in der App sehen, Notizen hinzufügen und sich per Klick die komplette Reisedokumentation mit den berechneten Verpflegungsmehraufwänden zusenden lassen. „Für mich war der Automatisierungsgedanke wichtig“, sagt Programmierer Markus. „Die Bedienung sollte intuitiv und bequem sein – und das gefällt mir persönlich an unserer App sehr gut.“

Den Steuerberater ersetzt die App, die es zumindest als Basisversion vorerst kostenlos im App Store gibt, aber nicht. „Sie soll die Dokumentation von dienstlichen Reisen erleichtern“, erklärt Lukas. „Der Nutzer kann bei Bedarf alles noch individuell anpassen – und er behält damit auch die Verantwortung.“ Daten der Nutzer werden dabei nur erhoben, sofern sie für die Funktion der App wichtig sind – sie werden nicht weitergegeben, versichern Markus und Lukas. Geld verdienen wollen sie natürlich irgendwann schon mit– also mit der Weiterentwicklung der App, entweder in einer Pro-Version oder als Abo-Modell. Vorerst zählen sie aber auf Rückmeldungen erster Nutzer zur aktuellen Version, damit die App nach den Bedürfnissen von Selbständigen weiter optimiert und um weitere Funktionen im Bereich Reisekostenabrechnung für Selbständige stetig erweitert werden kann. Es gibt sie übrigens bisher nur für Apple-Devices.

Toll, wenn es Ideen vom Skizzenblock in die reale Welt schaffen! Wir wünschen den beiden viel Erfolg und werden die App Trace hoffentlich bald stark nutzen können.