Die logistischen Leistungen während einer Großveranstaltung

Die Planung und Durchführung einer Großveranstaltung ist für alle Beteiligten ein sehr komplexer Prozess. Die Verantwortlichen müssen im Vorfeld Dienstleister, Lieferanten und Mitarbeiter so koordinieren, dass alles zum richtigen Zeitpunkt funktioniert und alle Vorbereitungen rechtzeitig abgeschlossen sind. Ohne Eventlogistiker würden gerade größere Veranstaltungen ganz einfach nicht funktionieren.

Aber was gehört konkret zu den logistischen Leistungen während Großveranstaltungen? Dazu definieren wir zunächst den Begriff Eventlogistik und gehen dann auf die Details dieser Tätigkeit ein.

Was versteht man unter Eventlogistik?

Die Koordination aller Lieferanten mit dem benötigten Mobiliar und Materialien ist eine zentrale Aufgabe der Eventlogistiker.

Kurz und knapp: Eventlogistiker kümmern sich ganz speziell um die Ausstattung von Veranstaltungen mit jeglichem Equipment, das für die Durchführung des jeweiligen Events nötig ist. Dazu gehört die Koordination aller Lieferanten mit Mobiliar und Materialien, aber auch sämtlicher Dienstleister und Mitarbeiter, die an der Veranstaltung mitwirken. Besonders wichtig ist bei der Tätigkeit der Eventlogistiker die fristgerechte Erledigung ihrer Aufgaben – ein Event beginnt stets zu einer konkreten Uhrzeit. Entsprechend muss die Vorbereitung zu dieser Zeit bereits abgeschlossen sein.

Tatsächlich ist die Arbeit der Event- oder Veranstaltungslogistiker das Fundament jeder erfolgreichen Veranstaltung – unabhängig von der Größe. Sie stehen hinter den Veranstalter und wirken doch ganz vorne bei allem mit: Die Erstellung sowie Durchführung und Nachbereitung der Logistikkonzepte obliegt ihnen. Das beginnt bereits bei der Planung einer Veranstaltung.

Wie wird man Eventlogistiker?

Aber wie wird man Eventlogistiker? Der Einstieg in diesen Beruf erfolgt in der Regel über die duale Ausbildung zur Fachkraft für Lagerlogistik. Im Grunde gibt es keine Ausbildung zum Eventlogistiker, auch wenn es in einigen Fällen so bezeichnet wird.

Gabelstapler spielen eine essenzielle Rolle beim Transport und der Logistik – Fachkräfte für Lagerlogistik haben häufig auch selbst einen Staplerschein.

Stattdessen sind es Fachkräfte für Lagerlogistik, die sich auf Veranstaltungen, also Eventlogistik, spezialisieren. Sie haben demnach häufig auch einen Staplerschein oder sogar einen LKW-Führerschein und können so die Transporte selbst vornehmen. Hinzu kommt bedingt technisches Wissen und natürlich ein ausgeprägtes organisatorisches Talent, um sämtliche Vorgänge zu koordinieren und zu planen.

Viele Lagerlogistiker erweitern ihr Wissen und ihre Fähigkeiten im Laufe Ihrer Karriere auch mit einer Weiterbildung in der Logistik. Auf diese Weise können sie Veranstaltern sogar hinsichtlich der Kosten oder Finanzierungen beratend zur Seite stehen. Mit entsprechenden Weiterbildungen gehen die meisten Eventlogistiker mit der Zeit auch nur noch dazu über, das Logistikpersonal zu beauftragen – sie planen und organisieren, führen selbst aber keine Transporte etc. mehr durch.

Eine mögliche Weiterbildung ist beispielsweise die Aufstiegsfortbildung zum geprüften Fachwirt für Logistiksysteme. Dabei wird Wissen zur Auswahl von Lieferanten, der Wareneingangkontrolle und Lagerung, des Versands sowie den Umgang mit Beschwerden vermittelt.

Der Verdienst für Eventlogistiker liegt je nach Betrieb und Bundesland zwischen 1.400 und 2.000 Euro monatlich und erhöht sich nach entsprechenden Weiterbildungen. Wer jedoch bei Großveranstaltungen mitwirken möchte, wird diese Weiterbildungen sicherlich gerne machen.

Welche logistischen Leistungen fallen konkret bei einer Großveranstaltung an?

Die Organisation des Aufbaus technischer Geräte bei Konzerten fällt ebenso in den Aufgabenbereich der Eventlogistiker.

Eventlogistiker organisieren sämtliche Ausstattung, die gemäß der Planung benötigt wird. Sie koordinieren beispielsweise die Bestellung, Ankunft und Installation technischer Geräte für die Bühne bei Konzerten und kümmern sich auch um die anschließende Abholung aller Ausstattungsgegenstände.

Weitere Zuständigkeiten von Eventlogistikern

Außerdem planen sie gemeinsam mit Sicherheitsdienstleistern die Zugänglichkeit des Veranstaltungsortes für Besucher und deren mögliche Wege, die Parkplätze und gegebenenfalls die Unterkünfte. Sie sind bedingt auch für die Künstler und Aussteller auf Veranstaltungen verantwortlich und kümmern sich um deren Transfer sowie Verpflegung.

Bei all dem darf auch nicht vergessen werden, dass beispielsweise die Verkehrslenkung in der Regel mit zuständigen Behörden abgestimmt werden muss. Auch das fällt in den Zuständigkeitsbereich von Eventlogistikern.

Sorgfalt und Pünktlichkeit ist bei deren Tätigkeit das A und O. Wichtig ist zudem aber auch Flexibilität und die Fähigkeit, kurzfristig Lösungen für Probleme zu finden. Schließlich kann es immer zu unvorhersehbaren Schwierigkeiten kommen, die die Durchführbarkeit einer Veranstaltung infrage stellen.

Ein Beispiel: Nicht an alle Veranstaltungsorte können von LKWs und Transportern mit den Materialien problemlos angefahren werden, sodass hier frühzeitig eine Alternative für die Lieferung gefunden werden muss. Dabei muss zudem unter anderem das Wetter und der Verkehr berücksichtigt werden.

Weitere Tätigkeiten von Event-Logistikern sind beispielsweise folgende:

· ggf. die Zollabfertigung bei internationalen Transporten der Ausstattung und Materialien

· bei mehreren Veranstaltungen: Organisieren des Abtransports von Equipment vom jeweiligen Veranstaltungsort, zwischenzeitliches Einlagern sowie Transport zum nächsten Standort

· Koordinierung von Aufräum- und Reinigungsarbeiten an Veranstaltungsorten

· ständig Ansprechpartner sein für Veranstalter, Dienstleister, Lieferanten, Künstler, Aussteller und Mitarbeiter

Die Eventlogistiker halten den Veranstaltern somit bereits vor, während und nach der Veranstaltung den Rücken frei und übernehmen essenzielle Aufgaben.

Wie erfolgt die Umsetzung aller logistischen Maßnahmen?

Eventlogistiker arbeiten üblicherweise mit ausführlichen Plänen, zum Beispiel einem Bauzeiten- oder Ablaufplan mit einer Liste aller Gewerke, die mitwirken. Darin findet sich eine Übersicht aller Lieferanten sowie der Materialien, die diese liefern. Selbstverständlich wird in diesem Plan dann auch vermerkt, wann die Lieferungen, der Aufbau und die anschließenden Abholungen erfolgen, um letztlich jegliche Ausstattung pünktlich am Veranstaltungsort zu erhalten und wieder abtransportieren zu können.

Die Zusammenarbeit mir dem Sicherheitspersonal ist ein wichtiger Aspekt bei großen Veranstaltungen.

In diesem Zuge muss auch koordiniert werden, wann welche Lieferanten und Dienstleister ankommen und ihre Arbeit aufnehmen. Schließlich ist es unmöglich, dass alle gleichzeitig am Veranstaltungsort abladen und aufbauen etc. Es muss eine klare Reihenfolge geben, damit sich niemand im Weg steht und Verzögerungen vermieden werden.

Mit dieser Übersicht ist es auch möglich, rechtzeitig Maschinen zu organisieren, die für den Aufbau der Veranstaltung nötig sein könnten – Gabelstapler, Scherenbühnen etc. Auch weiteres Personal könnte nur hinzugezogen werden, wenn der Umfang der Aufbau- und Abbaumaßnahmen bekannt ist.

Bei allen Tätigkeiten, die in den Aufgabenbereich der Eventlogistik fallen, muss zudem die Sicherheit der Gäste eine Rolle spielen. Demnach müssen sich die Verantwortlichen auch mit dem Sicherheitspersonal abstimmen.

Dieses unterstützt die Logistiker insbesondere zu Beginn und während der Veranstaltung bei der Überprüfung der Location. Sie arbeiten grundsätzlich nie alleine.

Fazit

Die logistischen Leistungen bei Großveranstaltungen sind umfangreich und komplex. Die verantwortlichen Eventlogistikern übernehmen eine hohe Verantwortung und müssen sich häufig verschiedenen und ungeahnten Herausforderungen stellen.

Damit sie den Veranstaltern tatsächlich den Rücken stärken können, werden diverse Fähigkeiten und hohes Engagement erfordert. Im besten Fall wird die Ausbildung zur Fachkraft für Lagerlogistik daher mit Weiterbildungen ergänzt, um tiefergehendes Wissen zu erwerben und letztlich auch eine höhere Vergütung zu erhalten.

Unabhängig davon ist die Eventlogistik in jedem Fall ein breites und spannendes Aufgabenfeld. Ohne Logistiker könnten keinerlei Veranstaltungen stattfinden, sodass sie eine wichtige Rolle einnehmen.