Wie wähle ich die richtigen Künstler*innen für meine Gala?

Ein spannender Anlass steht bevor – ein Jubiläum, eine Preisverleihung für die besten Mitarbeiter*innen, eine Jubilarfeier, ein Kundenevent oder auch eine Konferenz mit einer abendlichen Gala. Location, Catering und Dekoration sind recht schnell geklärt, nun fehlen aber noch Ideen für das passende künstlerische Rahmenprogramm. Und das soll natürlich „das Salz in der Suppe“ für den Abend sein.

Um hier im ersten Schritt die passende Auswahl zu erhalten und dann final auch das passende Programm zusammenzustellen, muss man sich vor der Recherche und Anfrage möglicher Acts ein paar Fragen als Basis stellen.

Wer sind die Gäste, die erwartet werden?

Events für Kunden müssen anders mit Künstler*innen ausgestattet werden als eine Gala für Mitarbeiter*innen. Haben die Gäste bereits Events in der Vergangenheit besucht? Wenn ja, welche Show-Acts kennen sie somit vielleicht?

In welcher Location findet die Veranstaltung statt?

Der Stil der Location kann eine schöne Basis für Künstlerideen sein. Ein rustikales Schloss wird anders bespielt als eine moderne Industrielocation. Die Künstler*innen sollten sich in das Gesamtambiente der Location einpassen, um hier keinen Bruch im „Look-and-feel“ des Events zu haben. Ebenso sollte man sich über die räumlichen Bedingungen Gedanken machen. Ist Platz für eine Bühne vorhanden, gibt es Hängepunkte für Luftshows? Ist die Location zu verdunkeln (LED- und Lichtshows)?

Welche Art der Bewirtung ist geplant?

Ein Mehrgänge-Menü hat zwischen den Gängen einen perfekten zeitlichen Raum, Shows einzusetzen. Alle Gäste sitzen am Platz, warten auf den Folgegang und sind offen für einen Act. Ein Buffet ist vor allem eins: wuselig. Die Gäste stehen nach der Buffeteröffnung auf, so dass zu jeder Zeit Personen „auf den Beinen“ sind. Hier bietet es sich an, eine Openingshow zu platzieren, an deren Ende durch eine Rede das Buffet eröffnet wird. Optional kann eine zweite Show als Übergang vom Hauptgang zum Dessert (also zum lockeren Teil des Abends) platziert werden. Von einer Show in der Mitte ist auf jeden Fall abzuraten.

Welche Effekte sollen bei den Gästen erreicht werden?

Steht die Kommunikation untereinander im Vordergrund, sollten eher weniger und kurze Show-Acts platziert werden. Umso mehr Raum ist für Austausch untereinander vorhanden. Kennen sich die Gäste nicht alle untereinander, ist der Einsatz von faszinierenden Walk-Acts interessant, die die einzelnen Personen(gruppen) im Entree zusammenbringen können und für Gesprächsstoff bis in den Abend hinein anregen. Möchte man den Teamgeist der Gäste stärken, sind interaktive Shows zu wählen. Geht es einfach um Spaß und Faszination, leiten sich andere Acts ab – z. B. Comedy, (Luft-)Akrobatik, Magie. Im Entree passen dann Walk-Acts mit außergewöhnlichen Kostümen, die auch ein tolles Fotomotiv für die Gäste darstellen.

Ein DJ auf Ihrer Veranstaltung eignet sich nicht nur dazu, die Leute zum Tanzen zu bringen, er kann auch für eine angenehme Atmosphäre sorgen.

Was muss beachtet werden, wenn es sich um Kundenevents handelt?

Bei Galas für Kunden steht oft eine Botschaft im Raum: lange Partnerschaft, Innovation, Digitalisierung, Nachhaltigkeit, die Werte des Unternehmens, Stärke oder auch ein Produkt oder eine Produktgruppe. Hierauf sollten die Acts genau abgestimmt sein. Somit sind nicht nur die Location und die Bewirtungssituation sowie die gewünschten Effekte zu beachten, sondern auch die Fragestellung, ob der Act zu den Oberthemen passt. Partnerschaft kann sehr schön durch Duo-Akrobatik, Innovation und Zukunft durch iPad-Magie oder LED- und Robot-Shows symbolisiert werden. Ein passendes Lichtdesign dazu – fertig ist ein thematisch angepasstes, künstlerisches Rahmenprogramm. Ebenso steht bei Kundenevents der Austausch untereinander im Vordergrund. Hier sind somit Loungebands oder ein passender DJ statt einer Partyband zu empfehlen.

Reden:

Jan Niclas Schatka kennt sich mit dem Ablauf von Veranstaltungen aus. Er weiß auf was man achten muss.

Neben den Shows sollte man auch die Platzierung von Reden im Blick haben. Je nach Anlass der Gala wird es mindestens eine, oft aber auch mehrere Reden geben. Diese gilt es, dramaturgisch passend in den Abend und vor allem sinnvoll verknüpft mit den Shows einzubinden.

Es bietet sich an, nach dem Entree eine (nicht anmoderierte) Openingshow zu platzieren, die dann durch eine*n Moderator*in oder direkt durch die Geschäftsführung abmoderiert wird. Dies ist ein schöner Übergang zur Begrüßungsrede und der Eröffnung des Buffets bzw. Servieren des ersten Gangs.

Wenn man sich nun von oben nach unten entlanghangelt – von den großen zu den kleinen, immer spitzer werdenden Aspekten –, schließen sich direkt künstlerische Genre aus und andere Acts rücken in den Fokus.

UND: Weniger ist mehr. Nicht die Masse der Acts entscheidet über den Erfolg der Gala, vielmehr die richtige, passende und nicht überfrachtende Auswahl ist der Weg zum Erfolg!