Zeitlicher Verwaltungsaufwand von Künstlern

Wir haben gefragt – ihr habt geantwortet.

Wie sieht euer Künstlerleben aus, wie groß ist der Verwaltungsanteil eurer Tätigkeit? Ganz klar ist, dass der die Bühnenperformances den geringsten Teil eurer Zeit in Aspruch nehmen, also das, wofür ihr brennt!

1. Wie viel Zeit verbringst du durchschnittlich pro Monat mit der Akquise?

Zeit, die Künstler durchschnittlich im Monat mit Akquise verbringen.

2. Wie viel Zeit kostet es dich durchschnittlich, ein Angebot zu erstellen?

Durchschnittliche Dauer der Angebotserstellung

Ergänzung Frage 2: Wie viele Angebote schreibst du durchschnittlich pro Monat?

• 15 (5x)
• 5-10 (3x)
• 12 (3x)
• 10 (11x)
• ca. 4 pro Jahr
• 10 – die gesamte Bürozeit beträgt etwa 25-35h in der Woche während spielfreier Zeiten, auf Tour beträgt die Bürozeit etwa 10-15h die Woche
• 10-20 (2x)
• Unterschiedlich je Saison und Monat. Mal nur ca. 15 – 20 pro Monat, mal 30 und mehr.
• 100
• sehr variabel
• 7
• 5 (6x)
• 28
• 5 pro Monat
• geschätzte 30
• 50 (3x)
• 1
• unterschiedlich nach anfragen
• 20 (11x)
• 2-5
• 1-2
• 0-1 (2x)
• 3 (2x)
• 6 Angebote
• 4 (4x)
• 1 – 6
• ca. sechs
• Keine!
• Vier bis acht.
• 8 (3x)
• 5-10, ist unterschiedlich. Ich telefoniere auch viel, um rauszufinden, was genau der jeweilige Veranstalter braucht/haben will, manchmal gehts auch mündlich.
• 25 – 30
• Ich muss im Schnitt etwa 2,5 – 3 Angebote schreiben, damit ein Termin zustande kommt. Wir nennen das intern “Trefferquote” und rechnen es aufs Jahr. Pro Monat macht das nicht viel Sinn, da es sehr starke Schwankungen gibt.
• 15 bis 40, je nachdem wie viel Werbung ich geschalten habe.
• 5-6
• 25
• Arbeite mit einer Agentur. Schreibe deshalb eher selten selbst Angebote.
• 3-6
• 30 (2x)
• 3-4
• 2 – 4 Angebote – Nicht viel, ich weiß. Ich probiere aus, was am besten klappt: Email sofort mit Preisvorschlägen, oder Emails ohne. Zur Zeit ist es noch 50/50.
  Wir sich in nächster Zeit zeigen
• 2 (2x)
• Zwischen 15 und 25
• Ganz unterschiedlich….zwischen 0 und 50…je nach Jahreszeit…
• ca. 8 Angebote
• Viele, keine Ahnung wie viele.
• 2 -3
• 1 bis 5 , je nach Anfragen
• vielleicht 2
• 23
• Ein oder Zwei. Meist sind sich die Veranstalter, wenn sie an mich heran treten schon, dass sie mich buchen möchten und fragen dann konkret nacb einem Termin oder dem Honorar. Nur wenige meiner Veranstalter benötigen ein schriftlichen Angebot.
• Ich versuche vieles kurz und knapp per Mail zu schreiben, trotzdem kostet natürlich auch das Zeit, selbst wenn man mit Vorlagen arbeitet.
• 2-3
• 5-15 je nach monat
• ca. 100
• zwischen 10 und 50
• kommt auf den Monat an – ist nicht konstant
• 4-10
• Es kommt drauf an, manchmal habe ich 3 Angebote im Monat und dann wieder ein halbes Jahr nichts. Da ich von meiner Musik überhaupt nicht leben kann, unterrichte ich so viel, dass mir nur noch wenig Raum für die Aquise von Auftritten bleibt.
• als Agentur ca 15
• 6 – davon Buchungen 5
• 10 bis 20 (2x)
• 10-15
• ca. 30
• Ich habe alle Angebote als Vorlage, schreibe in der begleitenden Mail allerdings “Romane”. So kommt die Antwort “weniger als eine Stunde” pro Angebot doch hin. Ca. 10 Minuten würde ich sagen. Ich schreibe ca. 20 Angbote pro Monat
• Im Schnitt 40 pro Monat, mal mehr mal weniger, dazu zählt aber noch die Telefonzeit vor und nach dem Angebot. Entweder ist die betreffende Person nicht im Haus – krank, schwanger, in Rente, Urlaub o. ä. – dann kommen monatlich einige Stunden dazu.
• 1-5
• In der Zeit vor Corona 1- 5 .. der Rest läuft / lief immer so.. da wir unsere Konditionen schon jahrelang kennen mit den alten Veranstaltern ..

3. Wie viel Zeit kostet dich durchschnittlich die Rechnungsstellung pro Monat?

Durchschnittliche Dauer der Rechnungserstellung im Monat

Ergänzung Frage 3: Wie stehst du zum Thema Buchhaltung?

Meinungen der Künstler zum Thema Buchhaltung

4. Musst du oft Mahnungen schreiben?

Häufigkeit mit der Künstler Mahnungen schreiben müssen

5. Welche Verwaltungsaufgaben nehmen besonders viel Zeit in Anspruch?

• Routenplanung
• Erstellung von Verträgen, genaue Absprachen mit den Veranstaltern, Logistische Organisation der Requisiten
• Alles gleich viel. Fragen zur KSK, Erklärungen die man vom Kunden bekommt und ausfüllen soll usw….
• Buchführung (2x)
• Klärungsbedarf telefonisch und per mail
• Emails und Videos produzieren
• ANGEBOTE SCHREIBEN, Belege sortieren, zum Kunden fahren wegen Ortsbesichtigung
• Werbung, Organisation, neue Programme erstellen, regelmäßiges Trainieren für Shows, technische Organisation, Erstellen von Angeboten, die von den normalen Programmen abweichen.
• Buchhaltung (4x)
• Veranstalterrecherche, Kaltaquise, Mediendschungel durchsteigen und Relevanz für meine Angebote herausfinden, Steuerunterlagen
• Akquise / Steuererklärung / GVL / KSK
• Steuer (3x)
• Buchhaltung, Rechnungswesen
• Buchhaltung, Reiseplanungen, Koordinationen
• Ich als Amerikaner muss jemandem in Deutchland 600.-Euro bezahlen, meine Einkünfte der Amerkanischen Steuerbehörde zu beweisen, dass es bei mir nichts zu holen gibt. Und jedes Jahr die gleiche Amerikanische Behörde die genaue Summe in jedes Konto oder Anlage deklarieren. Schwachsinn ist auch was die KSK macht, uns zu fragen was wir im Vorraus verdienen werden statt einfach zu fragen was wir verdient haben. Ein Künstlerleben ist von Jahr zu Jahr so unterschiedlich und sowas ist unmöglich, wenn manche sehr gute Verträge in letzter Minuten kommen.
• Steuererklärung (2x)
• Internationale steuerrechtliche Fragen. z.B. Künstler ist UST-Befreit – europäischer Veranstalter hat KEINE Steuer ID/ Hat Steuer ID, Künstler ist NICHT UST-Befreit – europäischer Veranstalter hat KEINE Steuer ID …und so mache technische Details, zweisprachig gestalten, das Übersetzen von unübersetzbaren Texten… Fake-…, SPAM-News zu checken.
• Akquise (2x)
• Belege sammeln, ordnen und archivieren
• Bürokratie
• Planung, Buchhaltung, Steuer
• Organisation der Auftritte und Akteure
• Internet Portale, SEO, Kommunikation mit potentiellen Kund:innen (bevor es überhaupt zu einer Buchung kommt), Kleinkram etc.
• Erstellen neuer Info-Mappen, Flyer etc.
• Künstlersozialkasse, Buchhaltung
• Steuer Jahresabschluss, Inventur
• Kundendatenbank
• Recherchen zu guten Veranstaltungsportals / öffentl. Veranstaltern / Managements / soliden Dienstleistern in der Gesangs-/ Musikbranche in D, CH, A) Engagements als SOLOKÜNSTLER (Schlagersänger, Tenor und Moderator aus Leidenschaft)
• Steuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldung
• ?
• Dokumentation von Projekten
• Mail-Konversationen
• Wenn ich Zeit und Ruhe habe, macht es mir sogar Spaß. Kontakterfassung finde ich sehr nervig..! Alles an meinen Steuerberater abzuliefern ist dann auch nicht prickelnd :(!
• Steuererklärung, behördliche Anmeldung/Genehmigung
• Die Erstellung der Angebote und Engeagementverträge sind aufgrund der im Vorfeld notwendigen detaillierten Absprachen bezüglich Location, erforderlichem Equipment, Themenabsprachen, Auf- und Abbau usw. sehr zeitaufwändig.
• Personen und Einzelheiten koordinieren, Exel Liste Kontakte pflegen
• Akquise, Orga von Probenräumen, Kolleg*innen, Autos, Requisiten…
• Abrechnungen von Sub-Künstlern
• Kundenwünsch zu realisieren
• Planung und Absprachen (Vor-Planung am Telefon bzw. via Mail)
• Sämtliche Steuerunterlagen
• Akquise, Social Media
• Umsatzsteuer, Fahrtenbuch, für jeden Pipifax Belege einkleben….
• Angebote schreiben, Website pflegen
• Website-Pflege und Planung der Auftragsabwicklung
• Aquise, das Kontakthalten mit den Leuten, Recherche. Ich stecke lieber mehr Zeit in ein indivduelles Angebot und verwende kein Standardangebot, weil damit die Trefferquote deutlich besser ist. Das ist dann eben auch mal etwas mehr Arbeit. Die gleiche Flexibilität erweist sich auch in der Programmgestaltung unserer Auftritte als sinnvoll und führt zu mehr Erfolg. Also kein starres Programmangebot! Interessanterweise sind wir auch in der direkten Aquise mit den Kunden erfolgreicher als über Agenturen, das hat sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Am besten funktioniert das “Gefunden-werden” im Internet: also keine diekte Werbung auf den Schreibtisch der Kunden, sondern der Kunde selbst will uns im Internet finden! Ist das der Fall und er meldet sich, ist er in der Regel bereits buchungswillig, und das gibt die höchste Trefferqoute.
• Alles, was andere scheinbar günstiger anbieten. Computer aufsetzen, Webseite programmieren – kann ich selber dauert dann einen halben Monat oder mehr aber ist dann besser als das was ich für bis zu 3500€ kaufen könnte, SEO, Kassenzettel sortieren!!!! Günstige und gute Anbieter zum Bau von Requisten und Equipment recherchieren!!!!!!!!!!!!!!!
• Infogespräche diekt mit dem Kunden
• Angebote schreiben (3x)
• Anfragen
• Kann man pauschal schwer sagen. Alles gleich.
• Gewinn/Verlust-Aufstellung für Steuer
• Ablage von Belegen und Kontoauszügen um für Buchhaltung vorzubereiten. Das ständige Beantworten von kurzen email Dialogen ist nervig. Wenn die Gesch,Partner besser strukturiert wären, würden diese in einer einzigen E-Mail alle Fragen zum Auftritt, zum Vertrag usw. listen. Oder wie wäre es zum Telefon zu greifen und offene Fragen zu klären ? Geht schneller. Die Ablage von Projektbezogenen emails, da die Absender oft den alten Betreff für ein neues Projekt her nehmen, so findet man nix, oder ich Empfänger muss den Betreff ständig ändern…. nervig !
• Reisekostenabrechnung, Akquise
• Ordnen und sortieren, da ich aktuell kein komplettes Büro habe. Ziel ist aber mit dem Umzug auch ein eigenes Homeoffice mit Platz zu haben. Aktuell ist das ein Raum für Vieles. Künstlerische Gestaltung (Design eines Flyers, EPK, etc) ebenfalls. Noch neige ich dazu, alles selber zu machen, da mir das Delegieren schwer fällt.
• Buchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuerbüro
• Interne Planung und Koordination
• Umsatzsteuer Voranmeldung und Steuer
• Die Verhandlungen/Absprache mit dem Veranstalter und die Orgsnisation der Auftrittsgruppe.
• Angebote und Verträge
• EÜR
• Angebot schreiben , Gastspielverträge
• Abheften / Sammeln / Ordnen ( Kilometerzahlen schreiben / Aquise – eigentlich alles 🙂
• Bonus Sortieren
• Besprechungen über Planung und Ablauf der Darbietung
• Steuererklärung, Promotionmaterial aktuell halten
• Ich musste vor knapp 2 Jahren einen Veranstalter aus München den ich über eine Agentur zugeschustert bekam, auf Gage verklagen. Das dauerte fast 1,5 Jahre bis ich mit viel in Vorleistung gehen, mein Geld bekam. Das war sehr nervenaufreibend. Aber sonst habe ich sowas noch nie gehabt.
• Planung
• Umsatzsteuer Voranmeldungen und Steuererklärung am Jahresende
• Verträge anpassen, Termine in Homepage und Portalen pflegen, Emailkorrespondenz mit Veranstaltern über Programm und Technikmöglichkeiten vor Ort
• Angebote, Erstideen erstellen
• Kurz und individuell auf die jeweiligen Details einer Anfrage des Kunden einzugehen. Auftritte vorbereiten, packen, planen etc.
• Steuererklärung, Mitarbeiterorga, Angebote schreiben dauert trotz vorlagen
• Rechnungskorrekturen, Infos von Veranstaltern einholen, Technikbesprechung, Buchhaltung, Angebotserstellung & Vertrieb
• Incomings entsprechend abarbeiten
• Werbung und Pressearbeit
• Steuererklärungen
• Telefonate, Website Betreuung, Social Media Präsenz, Verträge, Vorberietung zum Auftritt, Proben
• Gemaliste erstellen, recherchieren, wie ich an Geld von der GVL komme, Steuererklärung, Kurztext verfassen
• Buchhaltung
• Email allgemein , individuelle Angebote schreiben, statt an Festivals mein Portfolio zu schicken deren oft sehr aufwendige Formulare ausfüllen, die oft viele Sachen abfragen, die ich gar nicht benötige und dann aber keinen Platz für meine spezifischen Erfordernisse haben… Fordert Festivals auf von ihren Formularen Abstand zu nehmen und den individuellen Künstlerbewerbungen Platz zu lassen! Kunst ohne Schubladen!
• Angebote, Buchungsbestätigungen
• Telefonieren
• Buchhaltung und Steuer, Aquise und Neukundengewinnung, Vertragsbearbeitung
• Email verwalten und aufräumen
• keine im Besonderen
• Angebote, Verträge, Rechnungen
• Kollegen-Kommunikation und Koordination, Verhandlungen, Emailverkehr und Gespräche mit Kunden für privatveranstaltungen (Geburtstage, Hochzeiten….),
• Telefonate, bei denen ich dem (potentiellen) Kunden mir von seinem Event erzählen lasse, um ihm anschl meine bestmöglichen Einsätze zu beschreiben, Animation & Bühnenshow, ungefähre Zeitpunkte. Außerdem muß am Telefon das Vertrauen in meine Darbietung wachsen, z. B. daß die Komik nur oberhalb der Gürtellinie ist, die Show auch ohne Bühne stattfinden kann etc… Wenn ich ein sehr individuelles Angebot erstelle (zu 95 % kann ich meine Vorlagen nehmen). Aktuell Werbung wegen neuem Prospekt und Vis.karte
• Buchhaltung/Steuer
• Emails vorsortieren- Was ist SPAM? (Am nervigsten)
• Aquise wie erklärt und Buchhaltung mindestens einen ganzen Tag im Monat. Der Steuerberater ist teuer und ich will versuchen das in diesem Jahr selbst online zu machen.
• Datenbankpflege.
• Blöde Belege sortieren, ins Künstlersozialversicherungen Kasse da nichts digital ist…
• Facebooken… aber das macht ja auch irgendwie Spaß
• Buchhaltung und Spesen

Zusatz Frage 5: Wieviel Zeit benötigt der gesamte Verwaltungsaufwand, den Du hast, ungefähr? Also Akquise, Angebote erstellen und nachhaken, Rechnungens schreiben, Routenplanung, Website-Pflege und und und…

Durchschnittliche Dauer des gesamten Verwaltungsaufwandes

6. Bonus-Frage: Was würdest du tun, wenn du dir die Zeit dafür  sparen könntest?

• Mehr Zeit für Proben
• Mehr trainieren!
• Das Leben geniessen
• Ideen entwickeln
• Eine Agentur für mich arbeiten lassen
• Mich mehr um meine eigentliche Arbeit – das Kreative kümmern – Proben, neue Ideen entwickeln, trainieren, an Kostümen, Bühnenbild arbeiten….
• Freizeit anders gestalten
• Dann wäre mehr Zeit für die Familie.
• Proben/ Üben/ kreativen Müßiggang + Lebenszeit genießen
• Neue Programme entwickeln
• Keine Steuer zahlen 😉
• Künstlerisch tätig sein
• Mehr Kunst machen oder anschauen!
• … die 2. Staffel von Narcos Mexico (Netflix) binge watchen ..
• Pause machen, selbst kreativ sein
• Das meiste übernimmt mein Steuerberater und ich benutze SHOWTIME
• Dazu braucht man Geld
• Freizeit (2x)
• In die Berge gehen
• Mehr Zeit für künstlerische Kreation, tiefer gehende künstlerische Produktion
• …nix – macht mir spaß
• Mehr Akquise
• An Shows Arbeiten
• Kundenkontakt ist das A und O. Solide, vertrauensvolle und ehrliche Partner für kleine wie große Engagements in der Gesangs-/ Schlager-/ Evergreenszene zu erhalten, ist mit vielen Dienstleistern / Managements etc. sehr sehr schwer.
• ?
• Ich würde relevante Zeit nur sparen durch einen kompetenten Assistenten, der mich umfassend entlastet nicht nur allein bei administrativen Aufgaben, sondern generell beim Management meines Atelier-Betriebes, bei Ausstellungsvorbereitungen und bei der Vorbereitung von Performances, und last but not least bei Dokumentation und Archivierung. Das würde mich freisetzten, um mich sowohl ganz meinem schöpferischen Potenzial hinzugeben und mit Muße und Inspiration Neues zu entwickeln. Als mich auch mehr um alte und neue Kontakte zu Sammlern, Kuratoren und internationalen Galerien zu kümmern.
• Kunst machen
• Memo Akquise :-)!
• Zeit für kreative Weiterentwicklung
• Für den gehörlosen JOMI arbeitet ein Team ehrenamtlich. Es herrscht Arbeitsteilung. JOMI wäre allein nicht in der Lage, sein Künstlerleben als Pantomime zu organisieren. Der ehrenamtlich tätige Buchhalter gibt die Unterlagen an einen Steuerberater weiter.
• Mehr Akquise
• Inhaltlich und künstlerisch mehr arbeiten, mehr proben
• Ideen überdenke
• In einem Café sitzen und träumen
• Umziehen – nach Frankreich oder in die Eifel – in ein einsam gelegenes ruhiges Haus! 😉
• Ich würde die Zeit für kreative Aufgaben nutze. Neue Konzepte erstellen, üben, Songs schreiben und aufnehmen.
• Komponieren und Texte schreiben.
• Proben, musizieren
• Mich freuen, mehr lesen, chillen
• Ich hätte mehr Zeit für kreative Arbeit, Showentwicklung und “über den Tellerrand” schauen… Das große Ganze geht manchmal verloren, wenn Zeit knapp ist
• Ich finde es ok so. Meine Arbeit besteht zu 60% aus Organisation, Management und direkter Vorbereitung der Auftritte (üben, Musik arrangieren, Noten zusammensuchen….), 40% machen die eigentlichen Auftritte aus. Dafür habe ich aber auch alles in der Hand und kann die Dinge so steuren wie ich es möchte. Insbesondere der direkte Kontakt zum Kunden ist für den Kunden selbst immens wichtig, den möchte ich nicht missen und ich würde ihn auch nicht mehr aus der Hand geben wollen.
• Es wäre früher fertig oder besser.
• Proben
• Trainieren
• Mehr kreativer Raum
• Mehr an der Umsetzung von Ideen arbeiten
• Mehr Proben/ an neuen Projekten arbeiten
• Endlich mal ein Buch lesen oder mehr Zeit für Online-Marketing aufwenden.
• Kreieren, proben
• Wenn ich mir die Zeit dafür sparen könnte, würde ich das natürlich abgeben. An jemanden, dem ich vertraue, der mit mir gut kann und mein System versteht, mich informiert und eben mit mir im Austausch ist. Ich würde mehr Jobs mit meinen Projekten spielen, damit ich eben auch die Person bezahlen kann. Sodass beide Seiten das tun, was Ihnen Spaß macht. Vermutlich wäre ich zwischendurch auch etwas entspannter und würde mit meinen Kids mehr Zeit verbringen.
• Freunde treffen
• Mehr proben und trainieren. Oder mehr Freizeit. Was auch heißen würde: mehr Zeit für Kreativität…
• Mehr Freizeit geniesen und Kopf frei haben für wirklich neue Ideen.
• Mehr künstlerisch arbeiten, proben, neue Stücke entwickeln…………….
• Üben, üben, üben!
• Es gehört zu meiner Arbeit.
• Proben und spielen künstlerisch wachsen
• Dichten! Denken! Musik machen! Komponieren! Meiner richtigen Arbeit nachgehen!:)
• Mehr üben
• Da fällt mir bestimmt was ein.
• Mehr im Training sein und neue Kreationen entwickeln 🙂 Doch insgesamt finde ich das schon super, dass wir in Deutschland diese Möglichkeit haben uns auch geschäftlich aufzustellen. Das ist immerhin die andere Seite der Medaille!
• Mehr trainieren und kreativ arbeiten
• Mehr am aktuellen Bühnenprogramm, bzw. an neuen künstlerischen Projekten arbeiten.
• Trompete üben, Eisfahrrad reparieren. Aber dazu habe ich auch so genug Zeit.
• Trainieren!
• Sport treiben
• Reisen, in die ganze Welt, aber auch mal mehr Ausflüge in der Nähe machen
• Füsse hoch, Kino schauen, mehr selber Kollegen angucken. 🙂
• Einen Luftsprung und die Zeit mehr kreativ nutzen
• Das Projekt künstlerisch weiterentwickeln & neue Formate etablieren.
• Neue Kunden aqiuirieren oder schlafen
• Ideen entwickeln, Produktionen machen
• Meine Nummern weiter ausarbeiten und proben
• Kreativer Arbeiten, Texte erfinden, neues Instrument lernen
• Musik komponieren, Gedanken verfolgen, Üben
• Sich mehr um die Kunst kümmern
• Mehr zeit der kreativen Arbeit widmen
• Mehr kreative Arbeit
• Mehr Zeit mit meiner Familie verbringen.
• Faulenzen
• Mehr kreativ arbeiten
• Ein paar Lieder und Comedy-Nummern mehr entwickeln und mal wieder Freunde treffen 😉
• Mich mehr auf die Weiterentwicklung meiner Kunst konzentrieren!
• Mich mehr neuen Kunststücken widmen, malen, Gesangsunterricht nehmen, in Straßencafes sitzen und Gags schreiben…faulenzen
• Familie und Wellness
• FEIERN, FEIERN, FEIERN!!! Und wesentlich mehr Zeit dem LEBEN und der Kunst widmen.
• Mehr Sachen zum Ausgleich machen.
• Wenn ich jemanden hätte, der mir die Pressearbeit und das Booking abnähme – auch gegen Provision versteht sich – würde ich viel kreativer arbeiten können, was mir wirklich immer mehr fehlt. Wie soll man neue Ideen entwickeln und umsetzen, wenn man überwiegend mit Verwaltung beschäftigt ist?
• Neue Formate entwickeln, Durchatmen.
• Trainieren, Kostüme nähen oder einfach mal entspannen was in letzter Zeit kaum möglich ist
• Wahrscheinlich nichts, da ich eh nicht viel mache…
• Neues Program schreiben und Soziale Median mehr bedienen