Wie finde ich das richtige Ticketsystem? Pretix im Ticketing-Leitfaden von memo-media

Der Event-Check: Ticketing von memo-media dient als wertvoller Leitfaden für das Ticketing von Veranstaltungen aller Art. Veranstalter erfahren von A wie Anbietersuche bis Z wie Zahlungseingang alles, was sie zu diesem Thema wissen müssen. Und natürlich kommen auch die Anbieter zu Wort. Was unterscheidet ihr Ticketsystem von anderen? Welche speziellen Möglichkeiten bieten sie? Um die Anbieter miteinander vergleichen zu können, haben wir allen vorab einen Fragebogen geschickt. Die Antworten von Pretix in voller Länge kommen hier!

Erzählt mal ganz allgemein:

Welche Themen sind bei euch im Moment wichtig, worüber spricht die Branche? Welche Themen würdet ihr euch in unserem Leitfaden wünschen?

Digitale Events / Einlasskontrolle/Besucherzählung

Welche Fragen sollten sich Planer:innen stellen, um das richtige Ticketsystem zu finden?

Warum Tickets über eine Self-Service Ticketing Lösung verkaufen? Welche Vorteile bietet mir das? Was unterscheidet sich dabei von anderen Anbietern?

Kontrolle über Branding, Kundendaten, Kundenkommunikation, Prozesse, Niedrige Kosten

Welche Fragen sollte man sich bei der Auswahl des Ticketinganbieters stellen?

Möchte ich ein Ticketportal wie Eventim, wo das Portal groß im Vordergrund steht und ich einer unter vielen bin oder möchte ich einen eigenen Ticketshop, in dem ich und meine Marke im Vordergrund stehen und mir nachher alle Kundendaten gehören? Kann das Ticketinganbieter alle meine funktionalen Anforderungen abdecken?

Welche Gebühren fallen an? Wie teilen sich diese auf?

2,5 % des Netto-Preis der Tickets, maximal 15 € netto pro Ticket, keine Grund- oder Einrichtungsgebühr, keine Mindestgebühr, keine Stornokosten

Gibt es unterschiedliche Modelle, Premium, Basic etc.?

Nein

Wenn ich kostenlose Tickets an meine Kunden vergebe: Sind diese auch für Veranstalter kostenlos?

Bis zu 2.500 Stück im Jahr, danach individuelle Preise

Wie können Veranstalter den Shop bei sich integrieren? Welche unterschiedlichen Möglichkeiten gibt es?

Als voll-integriertes „Widget“ auf der eigenen Website oder per Verlinkung

Kann ich Shops mehrerer verschiedener Anbieter für dasselbe Event bei mir integrieren?

Ja

Wie lange dauert die Shop-Integration? Fallen zusätzliche Kosten dafür an?

Wenige Minuten. Keine zusätzlichen Kosten.

Welche unterschiedlichen Ticketarten gibt es?

Beliebig viele unterschiedliche Ticketarten in quasi jeder Konfiguration können angelegt werden.

Wie werden die digitalen Tickets verschickt? Gibt es sie auch mobil optimiert?

Per E-Mail als PDF oder Apple-Wallet-Datei. Auch mobil optimiert.

Wie werden Hardtickets verschickt?

Auf Wunsch über einen Partner oder durch den Veranstalter selbst.

Sind Vorverkaufsstellen angebunden? Wie viele?

Nein, aber der Veranstalter kann eigene Vorverkaufsstellen anbinden.

Ist eine Saalplanerstellung im Programm möglich?

Ja

Welche Zusatzservices brauchen Veranstalter (Personal, Scanner, Einlassschleuse…) und welche davon bietet ihr an?

Wir bieten alle nötige Hardware (Scanner, Kassensysteme, Drucker, etc) zum Kauf oder zur Miete an (gegen Aufpreis). Auf Wunsch auch mit Betreuung vor Ort.

Was hängt sonst noch unmittelbar mit dem Thema Ticketing zusammen, das Veranstalter auf jeden Fall brauchen?

Auf Business-Events: Lead-Scanning zum papierlosen Kontaktaustausch zwischen Teilnehmern (ab mitte 2021 bei uns erhältlich)

Gibt es eine spezielle App für Veranstalter?

Nein

Gibt es verschiedene (Preis-)Kategorien?

Ja, beliebig viele.

Welche Zahlungsmittel werden akzeptiert?

Alle gängigen Zahlungsdienstleister können angebunden werden.

Welcher Support besteht für Veranstalter, auch während und nach der Veranstaltung?

Reguläre Hotline Mo-Fr 9-18 Uhr, E-Mail und Notfallhotline für Störungen 24/7, Persönliche Betreuung und Beratung in allen Phasen

Wie und wo sehe ich, wie viele Tickets ich bereits verkauft habe?

Auf einen Blick in verschiedenen Dashboards im Web-backend

Gibt es individuelle Design-Anpassungen (Tickets, Shop, etc.)? Welche?

Shop: Logos, Bilder, Farben, Schriftart / Tickets: Komplett frei gestaltbar

Gibt es Werbemaßnahmen seitens des Ticketanbieters?

Nein

Kann ich auch Merch verkaufen?

Ja

Ist White Labeling möglich?

Design und Domain können komplett white-label sein, es gibt jedoch ein sehr kleines „powered by pretix“ in der Ecke

Kann man als Veranstalter Bestellformulare individuell anpassen?

Ja

Bei uns steht der Veranstalter im Vordergrund und wir stehen jederzeit zur Seite, auch wenn er theoretisch alles im Self-Service erledigen kann. Komplexe Veranstaltungskonzepte übersetzen wir in einfache Buchungsprozesse.

Ist eine Erhöhung des Ticketkontingents während der Verkaufsphase möglich?

Ja

Gibt es Reporting-Tools, welche, und fallen dafür Kosten an?

Alle Systemdaten können in unserem Ticketsystem auf verschiedene Weisen ausgewertet und heruntergeladen werden ohne weitere Zusatzkosten.

Gibt es Tools für E-Mailings/Newsletter/Verschicken von Einladungen und fallen dafür Kosten an?

Veranstaltungsbezogene Mailings direkt über das System ohne Zusatzkosten möglich und Anbindung an Newsletterdienstleister wie MailChimp zur automatischen Eintragung möglich.

Welche Vereinfachungen für Veranstalter bietet ihr noch?

Automatisierte Mailings an Teilnehmer (z.B. kurz vor oder nach der Veranstaltung) [ab Mai 2021]

Ist ein schnelles Teilen der Inhalte in sozialen Netzwerken möglich? In welchen und wie?

Keine Direktintegrationen, aber teilen ist natürlich möglich

Wie und über welche Hard- bzw. Software funktioniert das Einlassmanagement?

Eigene Software. Hardware ist flexibel entweder im kleinen Maßstab per App (Android, IOS, Windows, Linux), oder über professionelle Scanner z.B. der Marke ZEBRA, die von uns erworben oder geliehen werden können.

Gibt es Rabattaktionen, Promotioncodes, Bonusprogramme, etc.? Fallen dafür Kosten an?

Ja, Rabattaktionen und Promotioncodes sind möglich. Keine Zusatzkosten!

Läuft die Zahlungsabwicklung über das Konto des Anbieters oder über das des Veranstalters?

Des Veranstalters

Welche Lösungen bietet ihr an in Sachen Streaming? Welche Voraussetzungen sind nötig? Welche Kosten fallen an? Gibt es Leihequipment wie Kameras & Co.?

Wir bieten mit Venueless eine komplette Streaming- und Konferenzlösung für digitale Veranstaltungen aller Art. Aus der Kombination aus Livestreaming, interaktiven Videoräumen und anderen Formaten entstehen dynamische Hybrid- und Digital-Veranstaltungen. Projekte ab 499 € netto. Wir können uns natürlich auch an andere Streaming-Plattformen anbinden und haben das schon vielfältig getan. Wir bieten kein Leihequipment, aber empfehlen gerne Partneragenturen.

Welche Lösungen bietet ihr für digitale Veranstaltungen an? Und für hybride?

Wir bieten mit Venueless eine komplette Streaming- und Konferenzlösung für digitale Veranstaltungen aller Art. Aus der Kombination aus Livestreaming, interaktiven Videoräumen und anderen Formaten entstehen dynamische Hybrid- und Digital-Veranstaltungen. Projekte ab 499 € netto. Wir können uns natürlich auch an andere Streaming-Plattformen anbinden und haben das schon vielfältig getan.

Wie funktioniert bei digitalen und hybriden Veranstaltungen das Pricing?

Für die Ticketkosten keine Unterschiede (siehe oben), die Live-Plattform selbst kostet extra je nach Größe und Art der Veranstaltung

Gibt es bei hybriden Veranstaltungen unterschiedliche Preismodelle für das on- und offsite Event?

Es können kundenseitig unterschiedliche Preise berechnet werden. Unsere Gebühr von 2,5% ist immer gleich.

Ist eine mangelnde Zahlungsbereitschaft seitens der Kunden bei digitalen Events ein Problem?

In unserer Erfahrung gleicht sich das bei vielen Veranstaltern im Business-Bereich mit den gesunkenen Kosten ganz gut aus (kein Catering, weniger Miete). Im Unterhaltungs-Bereich ist es ein deutlich schwierigeres Problem.

Haben Veranstalter die Möglichkeit, bei digitalen Events über die verkauften Tickets Kunden auch Zugang zu Zusatzmaterial (Videos, Content) zu geben?

Ja!

Gibt es Tools zur Nachverfolgung, woher die Kunden kommen? Wie funktioniert das?

Ja, wir haben ein Kampagnen-Tracking integriert und können externe Analytics-Dienste wie Google Analytics einbinden.

Welche Möglichkeiten gibt es in eurem Ticketsystem bei einem großen „Ansturm“, damit der Ticketshop nicht überlastet ist? (Stichwort Warteschlange)

Die Einrichtung einer Warteschlange ist nach Absprache ohne Zusatzkosten möglich. Mehrere Hunderte Verkäufe pro Minute sind aber auch so kein Problem

Gibt es Kooperationen mit dem ÖPNV oder muss ich mich als Veranstalter selbst darum kümmern, welche Kosten fallen an?

Derzeit keine laufenden Kooperationen

Welche Versicherungen gibt es rund um das Thema Ticketing, welche davon bietet ihr selbst an?

Derzeit keine.

Müssen Veranstalter weitere externe Versicherungen abschließen?

Nicht zwingend.

Was passiert bei eurem Ticketsystem auf Kundenseite?

Muss sich der Kunde bei der Bestellung registrieren?

Nein

Welche Optionen der Teilnehmerabfrage gibt es, wie werden die Daten dokumentiert?

Der Fragebogen ist komplett konfigurierbar, einziges Pflichtfeld von uns ist die E-Mailadresse. Daten werden revisionssicher dokumentiert.

Speichert ihr als Anbieter die Daten meiner Kunden?

Nein

Welche Bestellwege gibt es für Kunden?

Online-Shop, auf Wunsch Kassensysteme oder Vorverkaufsstellen (kein eigenes Netzwerk)

Welcher Support besteht für Kunden?

Keiner

Welche Zahlungsmethoden haben Kunden?

Alle gängigen Zahlungsanbieter einbindbar.

Sind Einzelstornierungen von Tickets in eurem Ticketsystem für den Kunden möglich?

Im Self-Service sind derzeit nur komplette Buchungen stornierbar.

Bestehen Tickettauschplattformen bzw. -möglichkeiten? Sind die Tickets generell übertragbar?

Tickets sind auf Wunsch übertragbar. Tauschmöglichkeiten sind auf Anfrage einrichtbar.

Ist der Kauf von Tickets an der Abendkasse möglich?

Ja

Sind Abonnements möglich?

Ab Mitte 2021

Corona-Special

Wie hat Corona euer Unternehmen beeinflusst?

Unser Fokus hat sich durch Corona deutlich verbreitert. Statt nur Events betreuen wir jetzt Kunden vom Schwimmbad bis zum Impfzentrum – überall da, wo Besucherbegrenzung und Einlassmanagement gebraucht wird.

Was habt ihr daraufhin geändert, auch langfristig?

Unsere Software ist über die letzten 14 Monate noch flexibler und vielseitiger geworden – und mit unserer Digital-Event-Plattform Venueless haben wir einen ganz neuen Geschäftsbereich gestartet

Welche Services gibt es bei euch? (Sitzplatzbelegungen, Ticketrückgabe, Kontrolle der Personenzahlen, Hygienekonzepte, Test, etc.), Was passiert, wenn ich eine Veranstaltung absagen muss?

Sitzplatzbelegungen und Kontrolle der Personenzahlen sind bei uns selbstverständlich. Absage der Veranstaltung inkl. Kontaktierung der Teilnehmer und Rückerstattung der Zahlen ist über einen Knopfdruck zentral möglich. Unsere Gebühr wird in diesem Fall dem Kundenkonto gutgeschrieben. Integration von Testprozessen ist nach Absprache möglich

Andere Angaben

Auswahl an Kunden:

• Heise Verlag
• Berliner Bäderbetriebe
• Messe Berlin
• Fusion Festival

Welches sind eure Hauptzielgruppen?

B2B-Event-Veranstalter (Kongresse, Messen, Workshops), Öffentliche Einrichtungen (Schwimmbäder, Bibliotheken, Museen), Kleine und Große Kulturveranstalter (Konzerte, Festivals)

Vervollständige bitte diese drei Sätze:

„Unser Ticketsystem unterscheidet sich von anderen Ticketing-Anbietern darin, dass wir …den Veranstalter immer in den Vordergrund stellen und – obwohl man als Veranstalter alles auch im Self-Service erledigen kann – mit dem weltbesten Support jederzeit persönlich zur Seite stehen.”

„Wir sind genau das richtige Unternehmen für Ihre Veranstaltung, weil …wir auch komplexe Veranstaltungskonzepte in einfache Buchungsprozesse für den Kunden übersetzen können.”

„In fünf Jahren sind bei uns und dem Thema Ticketing die wichtigsten Themen …wir haben in den letzten 14 Monaten demütig gelernt wie schlecht man die Zukunft vorhersehen kann und passen uns dem an, was den Veranstaltern am Herzen liegt.”

Vielen Dank für die Beantwortung unserer Fragen rund zum Thema Ticketsystem. Den Anbieter-Vergleich findet ihr in unserem Ticketing-Leitfaden.