Wie finde ich den richtigen Ticketing-Anbieter? festiware im Ticketing-Leitfaden von memo-media

Der Event-Check: Ticketing von memo-media dient als wertvoller Leitfaden für das Ticketing von Veranstaltungen aller Art. Veranstalter erfahren von A wie Anbietersuche bis Z wie Zahlungseingang alles, was sie zu diesem Thema wissen müssen. Und natürlich kommen auch die Ticketing-Anbieter zu Wort. Was unterscheidet sie von anderen? Welche speziellen Möglichkeiten bieten sie? Um die Anbieter miteinander vergleichen zu können, haben wir allen vorab einen Fragebogen geschickt. Die Antworten von festiware in voller Länge kommen hier!

Erstmal ganz allgemein gefragt:

Welche Themen sind bei euch im Moment wichtig, worüber spricht die Branche? Welche Themen würdet ihr euch in unserem Leitfaden wünschen?

Vor- und Nachteile des Self-Ticketing. Was spricht dafür, einen großen Anbieter zu wählen (z.B. Werbung etc.)? Was spricht dagegen (z.B. hohe Abgaben, Abhängigkeiten, Datenschutz)? Brauche ich beim Self-Ticketing eine eigene AGB und Hausordnung?

Welche Fragen stellen sich Veranstalter, um den richtigen Ticketing-Anbieter zu finden?

Warum Tickets über eine Self-Service Ticketing Lösung verkaufen? Welche Vorteile bietet mir das? Was unterscheidet sich dabei von anderen Anbietern?

Das Self-Ticketing, zumindest bei festiware gibt die Kontrolle der Abwicklung komplett in die Hände des Veranstalters. In Verbindung mit den anderen Tools von festiware, z.B. der Möglichkeit, alle anderen Akteure der Veranstaltung (von der Künstlerin bis zum Händler oder Aussteller) in demselben System zu akkreditieren behalten die Veranstalterinnen stets den Überblick über alle angemeldeten Personen auf der Veranstaltung. Datenhoheit: festiware vermischt die verkauften Tickets nicht mit denen anderer Veranstaltungen. Die Käufer- und Besucherdaten bleiben ausschließlich in der eigenen Datenbank des Veranstalters und werden nicht zusammen mit denen anderer Veranstalterinnen ausgewertet.

Welche Fragen sollte man sich bei der Auswahl des Ticketinganbieters stellen?

Brauche ich beim Ticketverkauf die Werbewirksamkeit einer großen Plattform, durch die der Verkauf von Tickets entweder für die Besucherin oder den Veranstalter teurer wird? Welche Zahlungsweisen will ich akzeptieren? Reicht mir die sehr preisgünstige und etwas zeitintensivere Überweisung oder möchte ich auch kurz vor der Veranstaltung Tickets verkaufen? Wie hoch wird der Endpreis für den Besucher sein? Viele Plattformen werben damit, dass sie „kostenlos“ für den Veranstalter seien, verschweigen jedoch, dass die Kosten auf die BesucherInnen abgewälzt werden. Wie viele Daten sammeln die Ticketanbieter von den Besuchern? Benutzen diese deren Daten für Werbezwecke? Brauche ich personalisierte Tickets? Wenn ja, wie funktioniert ggf. eine Umbuchung? Wie funktioniert die Rückabwicklung oder der Umtausch von Tickets?

Welche Gebühren fallen an? Wie teilen sich diese auf?

festiware erhebt für jedes verkaufte Ticket 3,5% Provision auf den Verkaufspreis. Der bei Buchung zu entrichtende Grundpreis von 1.500€ pro Saison* wird hierauf als Guthaben angerechnet. *Eine Saison bezieht sich z.B. auf ein (1) jährliches Festival oder eine geschlossene Veranstaltungsreihe. Zuzüglich zu der Provision werden je nach gewählter Zahlungsweise (Überweisung / Stripe / PayPal) noch die jeweiligen Transaktionsgebühren fällig. Diese lassen sich bei Überweisungszahlung auf 0,00% pro Transaktion drücken.

Gibt es unterschiedliche Modelle, Premium, Basic etc.?

festiware bietet Vergünstigungen für nichtkommerzielle Veranstaltungen. Für Veranstalter, die kein Ticketing buchen bietet festiware einen Personenbasierten Tarif an. Mehr dazu hier.

Wenn ich kostenlose Tickets an meine Kunden vergebe: Sind diese auch für Veranstalter kostenlos?

Sofern der umsatzbasierte Tarif gebucht wurde: Ja.

Wie können Veranstalter den Shop bei sich integrieren? Welche unterschiedlichen Möglichkeiten gibt es?

Der festiware Shop lässt sich sowohl als JavaScript Version als auch als iFrame in die Websites der Veranstalter integrieren.

Kann ich Shops mehrerer verschiedener Ticketing-Anbieter für dasselbe Event bei mir integrieren?

festiware bietet auf Anfrage Importe und Schnittstellen für Tickets von anderen Shops an.

Wie lange dauert die Shop-Integration? Fallen zusätzliche Kosten dafür an?

Die Grundeinrichtung von festiware ist im Kaufpreis enthalten, ebenso wie die Vorlage generischer AGB, Platzordnung und einer Datenschutzerklärung. Die Einrichtung kann binnen weniger Tage umgesetzt werden.

Welche unterschiedlichen Ticketarten gibt es?

Tickets mit und ohne Personalisierung. Ob Eintages-/Mehrtages-/Anwohner-/Kinder- oder Frühbuchertickets: Der Veranstalter in steht es frei, die Ticketarten individuell zu definieren.

Wie werden die digitalen Tickets verschickt? Gibt es sie auch mobil optimiert?

Wie werden Hardtickets verschickt?

Hardtickets können vom Veranstalter inkl. Lieferschein ausgedruckt und verschickt werden. Ein kostenpflichtiger Versandservice ist auf Anfrage möglich.

Sind Vorverkaufsstellen angebunden? Wie viele?

Derzeit nicht.

Ist eine Saalplanerstellung im Programm möglich?

Derzeit nicht.

Wir bieten eine Gesamtlösung für festivalähnliche Veranstaltungen und ermöglichen die umfassende Planung und Erfassung aller Personen vor Ort sowie die zeitlichen Abläufe drumherum.

Welche Zusatzservices brauchen Veranstalter (Personal, Scanner, Einlassschleuse…) und welche davon bietet ihr an?

Eine Check-In App ist für alle gängigen Mobilplattformen kostenlos über die Stores erhältlich. Spezielle Check-In Geräte mit optimierten QR-Codescannern können kostenpflichtig geliehen werden. Geschultes Einlasspersonal kann über festiware gebucht werden. Eine zuverlässige Internetverbindung ist Voraussetzung für die Nutzung während der Veranstaltung. Wenn dieses nicht gewährleistet ist kann der Server gegen einen Aufpreis auch vor Ort in ein lokales Netzwerk integriert werden.

Was hängt sonst noch unmittelbar mit dem Thema Ticketing zusammen, das Veranstalter auf jeden Fall brauchen?

AGB, Datenschutzerklärung und Hausordnung sollten vorhanden sein, oder über den Ticketing-Anbieter erhältlich. Es sollte ebenfalls betrachtet werden, wie hoch die Nachfrage ist, auch um die IT-Infrastruktur nicht zu überlasten. Werden z.B. 10.000 Tickets während eines Tages gebucht oder verkaufen sich 4.000 Tickets eher über 6 Monate? Hier muss der Anbieter mit einbezogen werden. Was passiert bei Veranstaltungsabsage? Wer übernimmt die Kosten für die Rückbuchung? Fallen dabei evtl. weitere Transaktionsgebühren an? Was passiert, wenn ein personalisiertes Ticket auf eine andere Person übertragen werden soll? Wie handhabt das System das? Was passiert, wenn jemand seinen Code verloren hat? Kann der Käufer sich vom Ticketing-Anbieter einen neuen Code erstellen lassen? Wieviele Personen Checken sich am Veranstaltungstag gleichzeitig ein? Sind genug Personal und Endgeräte verfügbar? Gibt es genügend Personen, die sich vor Ort mit Troubleshooting (ungültige Tickets, vergessene Tickets o.ä.) auskennen?

Gibt es eine spezielle App für Veranstalter?

Der TicketShop ist einer der vielen Bausteine in dem Ökosystem von festiware. Neben der CheckIn App existieren noch ein vielseitiges Kassensystem (z.B. für die Abendkasse), Akkreditierungs- und Zeitplanungstools, sowie Workflows für die Auswahl von Künstlern, Händlern oder Freiwilligen.

Gibt es verschiedene (Preis-)Kategorien?

Es können für jede Ticketart (z.B. Erwachsene) mehrere Angebote erstellt werden (z.B. Early Bird oder andere Angebote).

Welche Zahlungsmittel werden akzeptiert?

Überweisung (inkl. automatischem Zahlungsabgleich und Zahlungserinnerung, 0% Transaktionsgebühren), PayPal, Stripe (Kreditkarte / SEPA Lastschrift)

Welcher Support durch den Ticketing-Anbieter besteht für Veranstalter, auch während und nach der Veranstaltung?

festiware bietet kostenlosen Support bei der Grundeinrichtung und den dazu auftauchenden Fragen. Hierzu gehören auch Standard AGB und Datenschutzerklärung. Auf Wunsch stellen wir einen unserer Techniker oder Support-Experten für die Veranstaltung zur Einrichtung, Auf- und Abbau zur Verfügung. Support bei der Beantwortung von Besucheranfragen (E-Mail oder Telefonisch) oder bei der Nachbereitung von Ihrem Event. Planung und Umsetzung der IT-/Netzwerkinfrastruktur auf der Veranstaltung.

Wie und wo sehe ich, wie viele Tickets ich bereits verkauft habe?

festiware bietet ein übersichtliches, browserbasiertes Dashboard mit allen wichtigen Informationen an.

Gibt es individuelle Design-Anpassungen (Tickets, Shop, etc.)? Welche?

festiware bietet die Möglichkeit, Das Ticketlayout zu individualisieren, sowohl für Hardtickets als auch für E-Mail-Tickets. Hierfür fallen zusätzliche Kosten für die Einrichtung der Vorlage an. Das Layout des Shops ist modern und neutral gehalten, für Mobile Endgeräte optimiert und integriert sich nahtlos in bestehende Website. Die E-Mail Vorlagen lassen sich bearbeiten. In der nicht auf der eigenen Website integrierten Variante des Ticketshops lässt sich zudem das Hintergrundbild auswählen.

Gibt es Werbemaßnahmen vom Ticketing-Anbieter?

Derzeit nicht.

Kann ich auch Merch verkaufen?

Ab Herbst 2021.

Ist White Labeling möglich?

Gegen Aufpreis lassen sich die Hinweise auf festiware aus dem System entfernen.

Kann man als Veranstalter Bestellformulare individuell anpassen?

Es lässt sich zwischen personalisiertem und nicht-personalisiertem Ticketverkauf wählen. Es lassen sich Zahlungsweisen individuell freischalten.

Ist eine Erhöhung des Ticketkontingents während der Verkaufsphase möglich?

Ja.

Gibt es Reporting-Tools, welche, und fallen dafür Kosten an?

Das festiware Dashboard bietet Aussagen zu Gesamteinnahmen und Statistiken über bestimmte Zeiträume.

Bietet ihr als Ticketing-Anbieter Tools für E-Mailings/Newsletter/Verschicken von Einladungen und fallen dafür Kosten an?

Es lassen sich Nachrichten an BesucherInnen schicken. Die E-Mailadressen der Bestellenden lassen sich exportieren.

Welche Vereinfachungen für Veranstalter bietet ihr noch?

Geplantes Freischalten verschiedener Ticket-Angebote mit Start- und Endzeit der Verfügbarkeit, Akkreditierungen und Formulare für die Erfassung anderer Akteure (Künstler, Händler, Speaker, Dienstleister), Management von Zeitplänen, Zugangsgruppen, Teamverwaltung & -messaging, Gästeliste.

Ist ein schnelles Teilen der Inhalte in sozialen Netzwerken möglich? In welchen und wie?

Die Inhalte lassen sich händisch mit den sozialen Netzwerken teilen.

Wie und über welche Hard- bzw. Software funktioniert das Einlassmanagement?

Einlassmanagement ist über Android- und iOS basierte Endgeräte sowie Webbrowser auf allen Betriebssystemen möglich. Die Erfassung der QR-Codes funktioniert sowohl über die Kameras der Mobilgeräte, oder integrierte 2D-Scanner (wenn vorhanden).

Gibt es Rabattaktionen, Promotioncodes, Bonusprogramme, etc.? Fallen dafür Kosten an?

Rabattaktionen lassen sich über spezielle Angebote erstellen. Promotioncodes sind in Planung.

Läuft die Zahlungsabwicklung über das Konto vom Ticketing-Anbieter oder über das des Veranstalters?

Die Zahlungsabwicklung wird durch den Veranstalter vorgenommen. festiware stellt monatlich Nutzungsabhängige Rechnungen.

Welche Lösungen bietet ihr an in Sachen Streaming? Welche Voraussetzungen sind nötig? Welche Kosten fallen an? Gibt es Leihequipment wie Kameras & Co.? Bitte erzählt uns etwas mehr dazu.

Hierzu arbeiten wir mit einer Reihe von Partnern zusammen und streamen in der Regel über Vimeo. Die Umsetzung findet hierbei ausschließlich durch festiware statt. Kein Verleih.

Welche Lösungen bietet ihr für digitale Veranstaltungen an? Und für hybride?

festiware bietet sowohl offene als auch geschlossene Websites für digitale Veranstaltungen an. Hierfür haben wir die Plattform flowing.online erstellt. Für hybride Events bieten wir die Integration der Ticket Codes in unsere Plattform an. Mit unseren Experten für die Umsetzung von Streams können wir vom Festival bis zur Industrieveranstaltung vollen Service bieten.

Wie funktioniert bei digitalen und hybriden Veranstaltungen das Pricing?

Hierzu erstellen wir dem jeweiligen Rahmen angemessene, individuelle Angebote.

Gibt es bei hybriden Veranstaltungen unterschiedliche Preismodelle für das on- und offsite Event?

In diesem Bereich arbeiten wir auf Basis individueller Angebote.

Ist eine mangelnde Zahlungsbereitschaft seitens der Kunden bei digitalen Events ein Problem?

Es kommt stark auf die Zielgruppe, das jeweilige Angebot und die Art und Weise der Kommunikation an. Wir haben den Eindruck, dass es durchaus eine Zahlungsbereitschaft für hochwertige oder exklusive Angebote gibt.

Haben Veranstalter die Möglichkeit, bei digitalen Events über die verkauften Tickets Kunden auch Zugang zu Zusatzmaterial (Videos, Content) zu geben?

Ja, über speziell gesicherte Bereiche, die nur nach Anmeldung abrufbar sind.

Gibt es Tools zur Nachverfolgung, woher die Kunden kommen? Wie funktioniert das?

festiware erfasst Standardmäßig die Adressdaten des Bestellenden. Ferner ist bei personalisierten Tickets für jeden Gast die Angabe einer E-Mail Adresse oder Telefonnummer erforderlich. Bei digitalen Veranstaltungen können wir bei Bedarf die IP-Adresse speichern.

Welche Möglichkeiten gibt es für euch als Ticketing-Anbieter bei einem großen „Ansturm“, damit der Ticketshop nicht überlastet ist? (Stichwort Warteschlange)

Wir bieten hierfür skalierte Lösungen an, welche einen solchen Ansturm abfedern. Dieses benötigt allerdings einige Wochen Vorlauf.

Gibt es Kooperationen mit dem ÖPNV oder muss ich mich als Veranstalter selbst darum kümmern, welche Kosten fallen an?

Deals mit dem jeweiligen Verkehrsverbund müssen durch die Veranstalter erwirkt werden. Über die Individualisierungsoptionen lassen sich die Tickets jedoch für diesen Anwendungsfall aufbereiten.

Welche Versicherungen gibt es rund um das Thema Ticketing, welche davon bietet ihr selbst an?

Wir bieten keinerlei Versicherung in diesem Thema, vermitteln jedoch gerne Kontakte zu entsprechenden Maklern.

Müssen Veranstalter weitere externe Versicherungen abschließen?

Wir empfehlen Veranstaltern dringend den Abschluss einer Haftpflichtversicherung (manchmal ist das Voraussetzung für die Genehmigung), einer Ausfallversicherung, einer Unfallversicherung sowie einer Materialversicherung.

Sonstige Angaben / Ideen

Gegen Aufpreis lässt sich festiware auch direkt auf geeigneten Servern unserer Kunden installieren (On Premises Lösung).

Fragen, die sich in Bezug auf die Kunden bei der Wahl des Ticketing-Anbieter ergeben

Muss sich der Kunde bei der Bestellung registrieren?

Nein, keine Registrierung notwendig.

Welche Optionen der Teilnehmerabfrage gibt es, wie werden die Daten dokumentiert?

Prinzipiell gibt es den reinen Ticketverkauf. Zusätzlich lassen sich individuell Formulare zur weiteren Akkreditierung von TeilnehmerInnen erstellen. Dokumentation innerhalb einer speziell für den Veranstalter angelegten Datenbank.

festiware ist einer der Ticketing-Anbieter im Event-Check: Ticketing

Speichert ihr als Anbieter die Daten meiner Kunden?

Die Kundendaten stehen ausschließlich dem Veranstalter zur Verfügung. festiware erhebt lediglich Metadaten zur Rechnungslegung und zu statistischen Zwecken (z.B. Anzahl registrierter Personen, versandte Nachrichten). Die Daten bleiben strikt von den Daten anderer Kunden von festiware getrennt. Lediglich zu Supportzwecken existiert ein dokumentierter Zugang für unseren Administrator.

Welche Bestellwege gibt es für Kunden?

Bestellung über den individuellen Ticketshop der Veranstalter.

Welcher Support besteht für Kunden?

Kunden wenden sich per E-Mail oder Telefon an den Veranstalter. Bei technischen Problemen kann sich dieser an festiware wenden.

Welche Zahlungsmethoden haben Kunden bei euch als Ticketing-Anbieter?

Überweisung / PayPal / Kreditkarte / Lastschrift (s.o.)

Sind Einzelstornierungen von Tickets für den Kunden möglich?

Je nach Richtlinie des Veranstalters: Grundsätzlich ja, aber nur für die gesamte Bestellung.

Bestehen Tickettauschplattformen bzw. -möglichkeiten? Sind die Tickets generell übertragbar?

Nichtpersonalisierte Tickets sind übertragbar. Clearing von personalisierten Tickets ist vor Ort durch Veranstalter möglich. Eine Tauschplattform ist in Planung.

Ist der Kauf von Tickets an der Abendkasse möglich?

Ja, mit unserer Kassenlösung NextPos. Diese ist zusätzlich zu buchen.

Sind Abonnements möglich?

Derzeit nicht.

Corona-Special

Wie hat Corona euer Unternehmen beeinflusst?

Wir konnten mehr Zeit in die Entwicklung unserer Features stecken. Es gab aufgrund der wenigen Buchungen in 2020 und 2021 leider viel weniger Kundenfeedback als erhofft.

Was habt ihr daraufhin geändert, auch langfristig?

Wir bieten nun verstärkt Streaminglösungen und andere Softwarelösungen an.

Welche Services gibt es bei euch? (Sitzplatzbelegungen, Ticketrückgabe, Kontrolle der Personenzahlen, Hygienekonzepte, Test, etc.), Was passiert, wenn ich eine Veranstaltung absagen muss?

Sollte die Veranstaltung in 2021 wegen Corona abgesagt werden müssen gilt die Lizenz auch im folgenden Jahr. Unkomplizierte Ticketrückgabe ist über den festiware TicketShop für den Veranstalter abwickelbar. Die Zahl der eingecheckten Personen während der Veranstaltung lässt sich einfach überblicken. Über NFC/RFID Armbänder kann der Ein- und Auslass bei Bedarf an Terminals erfasst werden.

Andere Angaben

Auswahl an Kunden:

• Ancient Trance Festival
• SNNTG Festival
• xPerience Festival
• Festival für Freunde
• Welches sind Ihre Hauptzielgruppen?
• Festivals aller Größen, Stadtfeste und Open Air Konzerte

Vervollständigt bitte diese drei Sätze:

„Uns unterscheidet von anderen Ticketing-Anbietern, dass wir …eine für Gesamtlösung für festivalähnliche Veranstaltungen anbieten.“

„Wir sind genau das richtige Unternehmen für Ihre Veranstaltung, weil …mit uns die umfassende Planung und Erfassung aller Personen vor Ort sowie die zeitlichen Abläufe drumherum ermöglicht wird.“

„In fünf Jahren sind bei uns und dem Thema Ticketing die wichtigsten Themen …die nahtlose Integration kontaktloser Zugangs- und Bezahltechnologien, Besucher-Apps sowie die intelligente Planung von Besucherströmen und Checkin-Situationen.“

Vielen Dank für eure ausführliche Beantwortung. Den kompletten Leitfaden mit dem großen Anbieter-Vergleich gibt es hier.