Wie finde ich das passende Event Ticketing System? Beckerbillett im Event-Check von memo-media

Der Event-Check: Ticketing von memo-media dient als wertvoller Leitfaden für das Ticketing von Veranstaltungen aller Art. Veranstalter erfahren von A wie Anbietersuche bis Z wie Zahlungseingang alles, was sie zum Thema Event Ticketing System wissen müssen. Und natürlich kommen auch die Anbieter zu Wort. Was unterscheidet sie von anderen? Welche speziellen Möglichkeiten bieten sie? Um die Anbieter miteinander vergleichen zu können, haben wir allen vorab einen Fragebogen geschickt. Die Antworten von Beckerbillett in voller Länge kommen hier!

Ganz allgemein gefragt:

Welche Themen sind bei euch im Moment wichtig, worüber spricht die Branche? Welche Themen würdet ihr euch in unserem Leitfaden wünschen? Welche Trendthemen sind gerade aktuell bei euch?

Durch die Erfordernisse durch Covid19 bieten wir für unsere Kunden mit Trackspot ein wichtiges Tool zur Besucherzählung an. Ebenso sind Timeslots ein wichtiges Thema in dem Bereich „Besuchermanagement“, welche integriert werden. Darüber hinaus sind für uns eigene Online-Shops, Kooperationen und die Umsetzung der Online-Shop-Schnittstellen zu den einzelnen Ticketing-Systemen/ Partneranbindung in den Fokus gerückt.

Welche Fragen stellen sich Veranstalter, um das passende Event Ticketing System zu finden?

Warum Tickets über eine Self-Service Ticketing Lösung verkaufen? Welche Vorteile bietet mir das? Was unterscheidet sich dabei von anderen Anbietern?

Durch eine individuelle Bedarfsanalyse sind die Angebote für Veranstalter jeder Größe nah angelegt an die echten Bedürfnisse. Wir legen zunächst einen großen Wert auf eine persönliche, eingehende Beratung – bei uns gibt es keine Produkte von der Stange. Ferner kann man bei uns die Leistungen (Ticketdruck oder Hard- und Software) jeweils nach dem aktuellen Bedarf ausgerichtet perfekt zusammenstellen. Diese wachsen mit den aktuellen Anforderungen. Ein Software-Upgrade oder Integration von Innovationen ist so jederzeit leicht möglich. Der große Vorteil für den Kunden: dieser zahlt nur das, was er auch wirklich braucht.

Welche Fragen sollte man sich bei der Auswahl eines Event Ticketing System stellen?

Wir würden nachfolgende Fragen stellen: Was brauche ich am Point-of-Sale? Was soll gescannt werden? Wie ist der Ablauf dahinter? Wie wird gescannt oder gezählt? Welche Schnittstellen sind gewünscht? Was soll modular erweitert werden?

Welche Gebühren fallen an? Wie teilen sich diese auf?

Diese richten sich ganz nach der Produktzusammenstellung und Vertragsgestaltung. Grundlage hierfür ist ein Bedarfs-Audit mit unseren potenziellen Kunden. Es gibt eine einmalige Gebühr für den Onlineshop inkl. einer Schulung sowie monatliche Grundgebühren für das Hosting plus Buchungsgebühr. Alle Preise auf Anfrage.

Gibt es unterschiedliche Modelle, Premium, Basic etc.?

Nein, jedes Modul ist bei uns Premium! Man kann natürlich zwischen Standard-Modulen und weiteren modularen Erweiterungen unterscheiden.

Wenn ich kostenlose Tickets an meine Kunden vergebe: Sind diese auch für Veranstalter kostenlos?

Es fällt eine vertragliche Buchungsgebühr mit dem Veranstalter an. Je nach Veranstalter ist dies unterschiedlich geregelt und kann daher auch an deren Kunden weitergegeben werden, sofern dies gewünscht ist.

Wie können Veranstalter den Shop bei sich integrieren? Welche unterschiedlichen Möglichkeiten gibt es in eurem Event Ticketing System?

Unser Onlineshop ist via Deep-Link erreichbar. Der Link kann in die Veranstalter-Website eingebunden oder auch für andere Werbemittel verwendet werden, so dass dieser medienübergreifend zur Verfügung steht.

Kann ich Shops mehrerer verschiedener Anbieter für dasselbe Event bei mir integrieren?

Ja, das ist möglich.

Wie lange dauert die Shop-Integration? Fallen zusätzliche Kosten dafür an?

Dies hängt von dem Kunden und seine umfänglichen Bedingungen ab.

Welche unterschiedlichen Ticketarten gibt es?

Es gibt die unterschiedlichsten Ticketarten wie Veranstaltungstickets, Dauerkarten oder beispielsweise Gutschein-Tickets.

Wie werden die digitalen Tickets verschickt? Gibt es sie auch mobil optimiert?

Die digitalen Tickets werden per E-Mail inkl. des Buchungscodes und Bestätigung verschickt. Diese sind responsive angelegt, so dass sie auf verschiedenen webbasierten Ausgabegeräten optimal ausgespielt werden können. Darüber hinaus gibt es die digitalen Tickets auch als mobil optimierte Wallet-Einbindung.

Wie werden Hardtickets verschickt?

Einige Kunden verfügen über einen Ticketdrucker. Der Kunde kann dies im Verwaltungsprogramm über seine Ticket-Ausgabeform einstellen. Er hat die Möglichkeit, das Ticket per QR-Code als Eigen-Ausdruck oder als Hardticket für den Postversand abzurufen.

Sind Vorverkaufsstellen angebunden? (Wie viele?)

Über unseren Onlineshop können problemlos weitere Reseller angebunden werden.

Ist eine Saalplanerstellung im Programm möglich?

Die Saalplanerstellung kann als zusätzliches Modul hinzugebucht werden.

Welche Zusatzservices brauchen Veranstalter (Personal, Scanner, Einlassschleuse…) und welche davon bietet ihr an?

Wir bieten alles außer Personal. Es gibt eine Zugangskontrolle in jeglicher Weise. Von den günstigsten Kabelhandscanner über mobile WLAN, Funkhandscanner bis funktionellen Zutrittskontrollen.

Was hängt sonst noch unmittelbar mit dem Thema Ticketing zusammen, das Veranstalter auf jeden Fall brauchen?

Das Thema Onlineshop und Prozess-Digitalisierung spielt eine zunehmende Rolle, um effiziente Abläufe sicherzustellen. Als All-in-One-Anbieter im Bereich Ticketing bieten wir neben den Online-Shops die Bereiche Ticketing/Ticket-Druck sowie Hard- und Software an. Der Kunde hat hierdurch die Chance alles aus einer Hand nach Bedarf zusammenzustellen.

Gibt es eine spezielle App für Veranstalter?

Nein, wir bieten webbasierte Shop-Lösungen.

Gibt es verschiedene (Preis-)Kategorien?

Das gibt es bei uns bewusst nicht. Die Vertragsgestaltung ist sehr individuell geregelt, weil nicht jeder alles braucht.  Somit setzen sich die Preise je nach der jeweiligen Lösung zusammen, je nachdem, was unser Kunde benötigt.

Welche Zahlungsmittel werden akzeptiert?

In unserem Onlineshop werden die gängigen Zahlungsmittel akzeptiert wie Visa, Master-Card, Paydirect, Paypal oder Sofortüberweisung.

Welcher Support besteht für Veranstalter, auch während und nach der Veranstaltung?

Unser Help-Desk steht den Veranstaltern innerhalb fester Zeiten zur Verfügung.

Wie und wo sehe ich, wie viele Tickets ich bereits verkauft habe?

Dieses ist im Admin-Bereich in den entsprechenden Verwaltungsprogramm TOP ersichtlich.

Gibt es individuelle Design-Anpassungen (Tickets, Shop, etc.)? Welche?

Jeder Onlineshop kann in dem Corporate Design des Veranstalters erstellt werden. Hierzu gibt es flexible Anpassungsmöglichkeiten der Unternehmensfarben, Haus-Schriften, Bilder oder Einbindung der Social-Icons.

Kann man als Veranstalter Bestellformulare individuell anpassen?

Ja, eine individuelle Anpassung ist im Header oder Footer möglich sowie im Teaser-Bereich (z.B. für eine Aktions- oder Partner-Bewerbung)

Ist eine Erhöhung des Ticketkontingents während der Verkaufsphase möglich?

Eine Anpassung kann selbstständig jederzeit im Verwaltungsbereich vorgenommen werden. Gibt es Reporting-Tools, welche, und fallen dafür Kosten an? Erzählen Sie etwas mehr dazu. Der Kunde ist hier unabhängig und kann Reporting-Tools wie z.B.  Google Analytics einbinden.

Gibt es Tools für E-Mailings/Newsletter/Verschicken von Einladungen und fallen dafür Kosten an?

Die Tools können direkt aus dem Onlineshop genutzt werden. Es fallen hierfür keine Kosten an.

Welche Vereinfachungen für Veranstalter bietet ihr noch?

Wir bieten für unsere Kunden noch einen Dauerkarten-Verkauf (bzw. Saisonkarten oder Mitgliedskarten). Darüber hinaus können wir weitere Partner (Reseller) integrieren sowie Shop-Artikel abbilden.

Wir sind dein strategischer Ansprechpartner für den All-in-One-Ticketing-Bereich (Ticketdruck, Software, Hardware und Online-Shop) und begleiten dich mit unseren modularen Lösungen in deinen wachsenden Anforderungen.

Ist ein schnelles Teilen der Inhalte in sozialen Netzwerken möglich? In welchen und wie?

Ja, es gibt Anbindungen an die sozialen Netzwerke, das Teilen der Inhalte ist ein wichtiges Instrumentarium, um Veranstaltungen erfolgreich zu bewerben.

Wie und über welche Hard- bzw. Software funktioniert das Einlassmanagement?

Grundsätzlich bietet BECKERBILLETT ein umfangreiches Ticketing-Portfolio an vom Kabelhandscanner, WLAN- oder UMTS-Handscanner sowie stationäre Zutrittskontrolle inklusiver eigener Ticketlesestation. (1D, 2D, RFID)

Gibt es Rabattaktionen, Promotioncodes, Bonusprogramme, etc.? Fallen dafür Kosten an bei euch im Event Ticketing System?

Ja es gibt verschiedene Gutscheine und Rabatt-Codes. Einmalig fallen Kosten bei der Einrichtung des Moduls an.

Läuft die Zahlungsabwicklung über das Konto des Anbieters oder über das des Veranstalters?

Die Zahlungsabwicklung läuft direkt über das Konto des Veranstalters.

Welche Versicherungen gibt es rund um das Thema Ticketing, welche davon bietet ihr selbst an?

Sicher gibt es viele Versicherungen in diesem Bereich. Dies bieten wir aber nicht an.

Good to know für die Kunden, die das Event Ticketing System nutzen:

Muss sich der Kunde bei der Bestellung registrieren?

Der Onlineshop-Betreiber kann eigenständig bestimmen, ob die Bestellung mit Gast-Zugang oder als registrierter Kunde erfolgen soll.

Welche Optionen der Teilnehmerabfrage gibt es, wie werden die Daten dokumentiert?

Der Onlineshop speichert diese und stellt dies unserem Kunden zur Verfügung.

Welche Bestellwege gibt es für Kunden?

Grundsätzlich können Endkunden digital verschiedene Veranstaltungen

Corona-Special

Wie hat Corona euer Unternehmen beeinflusst?

Aufgrund der langjährigen Erfahrung und Zusammenarbeit mit über 800 Kultureinrichtungen wie Museen, Schlösser, Zoos etc. konnten wir unsere vorhandenen Module wie Zutrittskontrolle, Besucherzählung zurückgreifen, die durch Covid19 gestellten Anforderungen angepasst wurden.

Was habt ihr daraufhin geändert, auch langfristig?

Kurz- aber auch langfristig stellen wir uns einer modularen globalen Schnittstelle.

Welche Services gibt es bei euch? (Sitzplatzbelegungen, Ticketrückgabe, Kontrolle der Personenzahlen, Hygienekonzepte, Test, etc.) Was passiert, wenn ich eine Veranstaltung absagen muss?

Zur Begrenzung der Besucherzahlen helfen Timeslots sowie die Einbindung eines Onlineshops, mit der die Besucher in die Lage versetzt werden, mit ihren z.B. online erworbenen Tickets kontingentweise kontaktlos einzutreten. Kontaktdatenabfrage sowie die Kontrolle der Personenzahlen sind ebenfalls mittels Software-Lösung möglich.

Weitere Angaben zu euch und eurem Event Ticketing System:

Auswahl an Kunden:

Museen, Zoos, Burgen, Schlösser, Landes- und Bundesgartenschauen, Wildparks, Freizeitparks etc.

Welches sind eure Hauptzielgruppen?

Kultur- und Freizeiteinrichtungen jeder Größe

Vervollständigt bitte diese drei Sätze:

„Uns unterscheidet von anderen Ticketing-Anbietern, dass wir …uns mit der Vielfalt unseres Produktportfolios im Ticketing eindeutig absetzen. Zu jeder Zeit ist ein modularer Ausbau des Angebots in Form von Hard-, Software oder die Integration des Ticketing-Drucks möglich.”

„Wir sind genau das richtige Unternehmen für Ihre Veranstaltung, weil …wir als strategischer Ansprechpartner eine All-in-One-Lösung anbieten.”

„In fünf Jahren sind bei uns und dem Thema Ticketing die wichtigsten Themen …Digitalisierung und Kooperationen. Darüber hinaus ist bei uns intern die globale Schnittstelle ein wichtiges Thema, was auch in die Zukunft reicht.”

Worauf seid ihr stolz?

Auf unsere Kunden und die langjährige gute Zusammenarbeit. Darüber hinaus sicher auf unsere interne stetige Weiterentwicklung des Portfolios hinsichtlich der Kundenbedürfnisse.

Welches Kundenprojekt stellte eine besondere Herausforderung dar?

Die Bundesgartenschau in Koblenz 2011. Mit über 3,5 Millionen Besucher innerhalb von 6 Monaten waren dies schon eine hohe Verantwortung.  Unsere Aufgabe war das Aufsetzen des Online-Shops und Einbindung der Zutrittskontrolle sowie der Besucherzählung. Aber eine Herausforderung können auch kleinere Projekte aufgrund von besonderen Anforderungen sein.

Vielen Dank, dass ihr euch die Zeit genommen habt und wir freuen uns, dass ihr im Event-Check rund um das Thema Event Ticketing System dabei seid.