Storno-Bedingungen für Events bei Planung während COVID-19 – Umfrage an Eventplaner

Solange es keine rechtsverbindlichen Aussagen der Bundes- und Landesregierungen gibt, hängt die gesamte Veranstaltungs- und Kulturbranche in der Luft, ab wann wieder welche Art von Veranstaltungen durchgeführt werden dürfen.

Was passiert mit Events, die für diesen Herbst geplant sind? Absagen? Einfach blind weiterplanen und gucken, was kommt? Beides keine zufriedenstellenden Lösungen und doch muss es ja irgendwie weitergehen. Denn eins ist klar: Zu dem Zeitpunkt, wenn Veranstaltungen wieder freigegeben werden, wird es sich knubbeln. Schon lang geplante Events werden stattfinden und für die verschobenen Veranstaltungen werden freie Termine und Dienstleister gesucht.

Eine optimale Lösung gibt es nicht – doch alle sitzen wir alle in einem Boot – Eventplaner wie Supplier, Künstler und Location und und und.

In der ersten Aprilwoche haben wir das Netzwerk von memo-media nach Ideen und Vorschläge zu Storno-Regelungen befragt, mit denen man in aktuellen Situation weiterplanen könnte. Wir haben beide Seiten befragt und mehr als 550 Antworten erhalten.  Wir stellen beide Beantwortungen im Blog vor – Eventplaner und Supplier, Künstler & Locations.

Hier die Antworten der Eventplaner:

1. Frage: Wie viele der bereits fix geplanten Events für die zweite Jahreshälfte 2020, also ab Juli, sollen planmäßig noch stattfinden? Sind also geplant und noch nicht gecancelt?

Wie viele der geplanten Events mussten abgesagt werden

Persönliche Gedanken:

• Bei vielen Projekten wurden die Planung verschoben, so weit es ging.
• Herausforderung: viel Konkurrenz durch verschobene Events bei viel Arbeit u wenig Zeit in Unternehme.
• Bisher sind (insbesondere Messen) ab August 2020 noch nicht abgegsat, deshalb unter Vorbehalt.
• wir führen alle Events durch, sogar im Juni, wenn man uns lässt.
• Weitere Termine sind geplant aber nicht möglich da die Hallen überlastet sind wegen Ausweichtermine.
• Die Hoffnung stirbt zu letzt! Es wäre zu schön, wenn vielleicht ab Mai/Juni es noch klappt.
• Aus heutiger Sicht werden definitiv, bis zum Jahresende, keine Events über 1000 Personen zugelassen.
• Bis Juni sind die Events abgesagt! Die Termine am Juli sind noch offen.

2. Frage: Planst du bereits/noch mindestens einen Live-Event für die zweite Jahreshälfte 2020?

Sind noch Veranstaltungen für die zweite Jahreshälfte in Planung

Persönliche Gedanken:

• Ja, aber wie zuvor gesagt unter Vorbehalt.
• Bisher wurde mir immer abgesagt.
• Wir brauchen auf jeden Fall einen Anlaufphase nach dem Shutdown.
• Heute schon in die Planung zu gehen wäre wohl eher geschäftsschädigend.
• Selbst die erste Hälfte von 2021 erscheint aktuell gefährdet.
• Planen, Anfragen, aber keine Vertragsabschlüsse.
• Wir haben die Planungen bereits abgeschlossen, Stand heute noch nichts abgesagt.
• Zu den bereits seit langem gebuchten sind keine weiteren Events geplant. Daher “nein”.
• Momentan sind Virtuelle Events der beste Weg. Hoffe, dass wir gegen Ende 2020 Veranstaltungen haben.

3. Frage: Unter welchen Storno-Bedingungen würdest du das Risiko eingehen, für einen Event in der zweiten Jahreshälfte 2020 schon jetzt Dienstleistungen & Location zu buchen?

Welche Stornobedingungen für Veranstalter würden eine Planung von Veranstaltungen realistisch machen

Persönliche Gedanken:

• 0% Stornokosten, wenn man aber Buchungen aufs nächste Jahr kostenfrei übertragen kann.
• Das lässt sich nicht pauschal sagen, es muss hier auftragsbezogen agiert werden.
• Es dürfen nur in Ausnahmefällen Stornogebühre bzw. Ausfallentschädigungen anfallen.
• Veranstalter und Location/Künstler sollten beide das gleiche Risiko tragen daher keine Stornogebühren.
• Keine Stornogebühren. Es sind schon genug Verluste zu vermelden, da sollten alle froh sein, wenn ein Event planen.
• Es ist im Moment unmöglich über Stornogebühren nachzudenken.
• Auf Unmöglichkeit ausgerichtete Verträge schließt man nicht, das gibt hinterher nur Ärger.
• Es ist zwischen Storno- und Umbuchungsgebühren zu unterscheiden.
• Definition Event fehlt – Konzerte werden stattfinden, andere mit Tagungsgebuehr nicht vorhersehbar.
• Weder noch, kostenfrei bis 4 Wochen vorher, danach gerne mit Gebühren über 60 % verbunden.
• Gar kein Risiko eingehen.

4. Frage: Bevor sich die Gebühr erhöht, müsste die oben ausgewählte Storno-Bedingung wirksam sein bis mindestens…

Wie lange sollten die Stornobedingungen für Veranstalter gleichbleiben

Persönliche Gedanken:

• Wer begibt sich als Agentur auf dieses Eis! Rein in die Kartoffeln, raus aus den Kartoffeln. Stress!
• Läßt sich jetzt nicht sagen, da alles viel zu ungewiß.
• Kommt darauf an.
• Keine Storno Gebühr, da man nicht weiß wie die Entwicklung weiter geht.
• Ich würde keine Gebühren akzeptieren.
• Ist natürlich von der politischen Situation abhängig, wenn wie jetzt mindestens 1-2 Wochen vor dem Event.
• Es gibt dann keine Gebühr.
• Ab August 3 -4 Wochen vor Event bis dahin herrscht Klarheit wie es weitergeht.
• Aufgrund der dynamischen und regional unterschiedlichen Entwicklung muss die Stornofrist das berücksichtigen.
• Stornogebühren können sich viele Auftraggeber derzeit schlichtweg nicht leisten.
• Es wird keine neuen Verträge geben.

5. Frage: Was ist deine größte Sorge, jetzt mit der Planung der Events zu beginnen?

Welche Sorgen sind die größten in der aktuellen Situation

6. Frage: In welcher Funktion planst du Events?

Andere:

• ein Verlag
• Oldtimer Vermieter
• Industrie- und Handelskammer
• Eventabteilung in einem Konzern
• Künstler
• Theater
• ein Verband, eine Sparte die weltweit mit die meisten Events macht.
• ein gemeinnütziger Verein
• Corporate Kunde
• Städtisches Kulturbüro
• ein Verband (3x)
• Event-Manager im Großunternehmen
• ein Softwarehaus
• Versicherungsdienstleister
• Corporate
• Großunternehmen
• ein Medienhaus (2x)
• Event und Marketing Assistentin
• Konzern
• Werbegemeinschaft Einzelhandel
• Veranstalter von Stadt- und Volksfesten und historischen Märkten
• Ich organisiere verschiedene Veranstaltungen für meinen Arbeitgeber
• Ein Team von Eventplanern innerhalb eines größeren Unternehmens
• ein mittelständiges Unternehmen im Chemiebereich
• Assisentz der GF
• Event Manager im Konzern
• ein gemeinnütziger Verband, der von Informationsaustausch auf Tagungen und Kongressen lebt
• Veranstalter und Agentur
• ein Dienstleistungsunternehmen
• Unternehmensverbund
• Angestellt in einem Industrieunternehmen
• Referat Messen, Ausstellungen, Events
• rkpro.nl

7. Frage: Welche Gedanken/Anregungen möchtest du noch zu dem Thema loswerden?

• Wir schaffen das, neben all den Absagen ist es auch in der Nathan Chance jetzt eine Nachhaltigkeitsbrille auf die gesamte Branche zu werfen und dann gemeinsam gestärkt aus dieser Krise zu kommen.
• Momentan gehe ich davon aus, dass man viel Geduld, Zurückhaltung und vor allem viel Optimismus mitbringen muss.
  Wann sich die Lage entspannt, hängt doch auch davon ab, wie sich die gesamte wirtschaftliche Lage entwickelt.
  Macht doch keinen Sinn mit einem noch vorhandenen Kunden ein Event plant, wenn der womöglich gar nicht die finanziellen Belastungen meistern kann.
  Und am Ende die ganze Situation nicht überlebt.
• Positives denken und bereit sein für die Zukunft, da es ganz sicher wieder Events geben wird.
• Herausforderung für fixe Events: die Konkurrenz durch aus dem Frühjahr in den Herbst verschobenen Events (Tagungen, Messen) bei gleichzeitigem langsamen Hochfahren der Wirtschaft (eher viel aufzuarbeiten und wenig Zeit für Eventbesuche) und Zurückhaltung der Menschen bei Massenansammlungen. Daher würde ich als Veranstalter eher erst dann Aufträge an Dienstleister vergeben, wenn ich weiß, dass ich das Event durchführe.
  Ich verstehe die Dienstleiser, denen das Geschäft auch weg gebrochen ist. Bei Eventabsagen geht einem Veranstalter aber nicht nur der Ticket- und Sponsorumsatz verloren, sondern er macht neben der umsonst geleisteten Arbeit auch konkrete finanzielle Verluste durch Stornogebühren der Dienstleister.
• Die Frage 5 kann ich eigentlich nicht beantworten, da keine der vorgegebenen Antworten passt.
• Liebe Kerstin, lieber Jens, die Befragung ist leider nicht wirklich glücklich. Ich plane gerade 3 große Veranstaltungen, die man mich nicht machen lässt. Man gibt mir auch keine Auflagen, wie ich sie ggf. machen kann. Als in Belgien registrierter Verband muss ich aber im 1. Halbjahr eine JHV durchziehen, die bis dato nicht online sein darf. Was macht man da? Und Stornobedingungen: die kann man nicht pauschal betrachten: Solange keine echten Kosten beim Dienstleister angefallen sind und er auch keine anderen Veranstaltungen ob des Vertrags abgesagt hat ist das etwas anderes als wenn echte Vorleistungen erbracht wurden. Vertrauensvolle Partnerschaften ist das für mich das Thema. Also meine größte Sorge sind derzeit Reisebschränkungen – wie kriege ich meine Zielgruppe an den Start. Und dieser Gedanke treibt die ganze Branche um. Stell dir vor es ist Messe/Event und keiner geht hin… Gerne können wir hierzu reden. GLG Uta (PS: Vorletzte Frage spiegel meine Sorgen nicht wider)
• Sehr gern möchte ich bald wieder voll in die Veranstaltungsplanung einsteigen. Wie gesagt benötigen wir auch einen Vorlauf für unsere interne Vorbereitung und vor allem für die Werbung. Wenn jetzt Absprachen möglich sind ohne sich schon fest vertraglich zu binden, kann man Events schon vorbereiten und die Chancen der Zusammenarbeit steigen für alle Seiten.
• Da letztendlich die Gesundheit über allem steht, sollten die organisierten Veranstaltungen problemlos verschoben werden können unter Umständen auch um ein Jahr so dass nichts ausfallen muss!
• Zu der Frage: “Was ist deine größte Sorge, jetzt mit der Planung der Events zu beginnen” ist die obige Antwort nicht korrekt. Nicht wir haben Sorge bzgl. den Finanzen. Unsere Kunden haben interne Anweisungen bekommen, dass selbst für die Jahresauftaktveranstaltunbgen im Frühjahr 2021 kein Budget zur Verfügung steht und alle Ressourcen mit in die Lösung der aktuellen Krise investiert werden. So lange hier keine Besserung in Sicht ist, wird sich kein einziger Kunde festlegen…
• Es ist wie es ist, kein Halli Galli und wir müssen hier alle durch. In diesen Zeiten sind Events so unwichtig. Wem nützen sie. Begegnung ist zur Zeit wieder wichtig. Die Menschen werden sich nur langsam wieder für Großveranstaltungen öffnen.
• Wir sind Marktveranstalter, deswegen passen die Fragen eigentlich nicht wirklich zu uns. Die vorletzte Frage hat nur einseitige und eher merkwürdige Antworten zur Verfügung, hier wollte ich keine Antworten geben. Das finanzielle Risiko ist sicher groß, aber nicht ZU groß um anzufangen…
  Meiner Meinung nach wird die Schraube, die relativ schnell zugedreht wurde, sehr langsam wieder aufgedreht:
  Veranstaltungen bis 1000 Personen sehe ich ab August (im Hinblick darauf, dass vieles draußen stattfinden wird und im Sommer wenig drinnen.
  Ab September, Oktober kommen bestimmt auch wieder größere Veranstaltungen, dann aber mit etlichen neuen Auflagen, die nicht nur vorübergehend sein werden… Mehr Platz, mehr Raum, Spuckschutz everywhere etc. sportliche Veranstaltungen erhalten sicher Ausnahmen…
• Wir sollten alle wieder zurück auf den Boden der Tatsachen kommen. Wir sitzen alle im gleichen Boot. Wir brauchen verlässliche Partner die in der besonderen Situation bereit sind ungewöhnliche Wege einzuschlagen. Wir brauchen keine Stornobedingungen, da beide Seiten das gleiche Risiko tragen.
  Die Location weiß nicht ob es den Veranstalter noch gibt und der Veranstalter weiß nicht ob die Location noch liefern kann oder darf.
• So schwierig die jetzige Situation auch ist, mit Zuversicht und Flexibilität das Beste daraus machen und auch nach neuen Umsetzungsmöglichkeiten suchen!
• Wir sollten generell darüber nachdenken in wieweit und ab wann es nach der Kriese überhaut möglich ist Events durch zu führen. Wer hat dann noch Geld zum feiern und wem ist dann überhaupt noch zum feiern zu mute? Die Planung für Großevents haben wir bereits für dieses Jahr komplett gekänzelt.
• Lasst uns alle gemeinsam aufpassen, dass unsere Regierung aus der aktuellen Ausnahmesituation keine Dauerlösung strickt oder bei der nächsten Krise wieder alles auf Null bremst. Wir müssen uns unsere Demokratie erhalten!
• Schwierige Zeiten! Duchhalten
• Auch wenn die Bundesregierung das nicht so klar kommuniziert, sind sich Virologen aus anerkannten Institutionen relativ einig, dass Großveranstaltungen im Jahr 2020 eigentlich tabu sein müssen. Ob das so kommt, ist von extrem vielen Faktoren abhängig. Es scheint allerdings aktuell kein unwahrscheinliches Szenario.
• Sowohl Firmen als auch Locations und Dienstleister kommen an den Rand Ihrer finanziellen Möglichkeiten. Am Ende werden die Dienstleister dringen Geld benötigen, was die Firmen nicht geben können. Ich hoffe, dass wir gemeinsam eine gute Lösung finden, damit möglichst viele von uns überleben können.
• Es kommt darauf an in welchem bzw. für welchen Bereich man Events organisiert. Im Bereich des Mittelstandes muss abgewartet werden, wie sich die wirtschaftliche Situation entwickeln wird.
  Im Bereich der Happening-Events wie Konzerte wird die Normalität schnell wieder einkehren, in Bereichen von Tagungen etc., bei denen beispielsweise Tagungsgebühren oder sonstige Teilnehmergebühren notwendig sein bzw. erhoben werden, wird abgewartet werden, da man nicht vorhersehen kann, wer im Herbst beispielsweise dafür Geld investieren möchte bzw. zur Verfügung hat.
• Ich hoffe sehr, dass sich die gegenwärtige Situation für alle Seiten bald zufriedenstellend ändern wird. Allerdings kann ich mir grade nicht vorstellen, dass in diesem Jahr generell noch Events oder Veranstaltungen als Präsenz-Veranstaltungen stattfinden. Auch für die Planer ist das Risiko von weiteren Ansteckungen zu groß und so werden wir uns in Geduld üben müssen, dabei aber auch immer schon für die Zukunft planen. Die letzten Wochen haben gezeigt, dass virtuelle Veranstaltungen – mehr oder weniger gut – funktionieren. Wir müssen aufpassen, dass es da auch wieder eine Kehrtwende zurück zu Präsenzveranstaltungen gibt.
• Ist nur eine Krise, es wird auch wieder besser
• Falls es die Situation nicht zulässt die Events in der zweiten Jahreshälfte durchzuführen, wäre eine Verschiebung auf das Folgejahr zu den gleichen Preisen und Konditionen von Vorteil.
• Die größte Unsicherheit für Veranstalter ist im Moment, ob dieses Jahr überhaupt noch Events genehmigt werden. Die meisten Firmen in der Eventbranche verfügen nicht über ein dickes Finanzpolster. Wenn es eine Perspektive gäbe würden viele die Durststrecke bis dahin evtl irgendwie mit viel Kreativität, Engagement und Krediten überstehen. Kommt die Absage für die 2. Jahreshälfte wird das vielen aus der Branche endgültig das Genick brechen. Aber: stay positive!!!
• Für 2020 geht es bei uns lediglich darum, zu prüfen, welche schon gebuchten Events stattfinden können. Da wir größere Events, die wir “auswärts” durchführen müssen, schon über ein Jahr im Voraus planen und buchen, werden keine zusätzlichen Events in 2020 dazukommen. D. h. wir müssen uns keine Gedanken über neue/weitere Eventbuchungen in 2020 aktuell machen.
• Die Dienstleister sollten partnerschaftliche Lösungen anbieten (auch für bereits abgesagte VAs in den letzten Wochen) und nicht partout darauf bestehen, 100% Stornokosten zu bekommen. Auch wir als Veranstalter sind wirtschaftlich betroffen und in der aktuellen Situation sollte nicht nur jeder an sich selbst denken, sondern eben partnerschaftlich handeln – so kann man sich auch unangenehme Wege über Anwälte etc. ersparen, die die Beziehung leider wahrscheinlich langfristig schädigen. Leider aktuell kein Einzelfall, sondern eher die Regel.
• Viele Events stehen gerade auf der Kippe und es ist für mich auch nicht vorstellbar, dass dieses Jahr viele Menschen an einem Ort zusammenkommen -> Ich denke Corona hat hier viel verändert und viele sind zu vorsichtig oder es ist nicht rentabel Events zu veranstalten.
  Ich persönlich hoffe aber, dass es bis zum Sommer wieder möglich wäre. Daran glauben kann ich momentan aber leider nicht…
• In der heutigen Zeit ist eine Woche später die Welt ganz anders als man dachte. Als Veranstalter ist man gezwungen darauf zu reagieren. Das an sich ist nicht das Problem. Das Problem sind die fixen Gegebenheiten aus dem Branchenumfeld. Wenn ich als Veranstalter den Teilnehmern in jedem Fall bei einer Absage oder Verschiebung das Geld zurück zahlen muss, die Locations aber auf Ihre Einnahmen bestehen, wenn keine 100% rechtliche Grundlage vorliegt, bedeutet das im Zweifel das aus für das Unternehmen!
• Es sollte für diesen ungewöhnlichen Fall mehr staatliche Zuschüsse und nicht Kredite geben.
• Andra tutto bene!
• Ich befürchte, dass besonders alle wirklich großen Veranstaltungen (z.B. ab 5000 Besucher aufwärts) erst ganz zum Ende einer hoffentlich bald beginnenden Normalisierung wieder stattfinden werden.
  Und das wird nach meiner Einschätzung leider bis min. in den Herbst, wahrscheinlich aber bis zur Saison 2021 andauern.
• Mit kleinen Events anfangen bundesweit.
• Hallo memo media-Team!
  Wir sind eine klassische Event-Agentur (seit über 30 Jahren), ich bin Inhaberin und Juristin.
  Für uns gilt nicht: “Keiner weiß es”! Die Vorgabe des Staates ist eindeutig. Solange Veranstaltungsverbot gilt, sind alle Verträge (Werk-, Dienst-, Mietverträge) nichtig. Alle Anzahlungen müssen zurück gezahlt werden. Ausnahmen sind bisher geleistete Arbeiten.
  Wenn kein Veranstaltungsverbot gilt, müssen die Stornierungsvereinbarungen getroffen werden, die in den Verträgen ausgehandelt wurden.
  Im Übrigen haben alle unsere MICE-Kunden sich inzwischen juristische Hilfe geholt, deshalb werden für die zweite Hälfte 2020 so gut wie keine Verträge abgeschlossen. Liebe Grüße M.F.
• Weitere finanzielle Hilfen vom Staat sind für diverse Branchen im Eventbereich nötig, wenn Events erst wieder ab Herbst 2020 oder später freigeben werden! Die aktuelle Soforthilfe reicht da nicht aus!
• Wie bereits oben angegeben, wird sich unsere Agentur in absehbarer Zukunft den virtuellen Events widmen und versuchen hier ein neues Geschäftsmodell zu kreieren. Wir sind gespannt, wann wir wieder face to face Veranstaltungen durchführen können.