Welche Storno-Bedingungen für Eventplanung während COVID-19? Wir fragten nach

In einer Umfrage befragten wir die im Netzwerk von memo-media gelisteten Eventplaner, Künstler, Location-Betreiber und Event-Supplier zu dem Thema „Storno-Bedingungen für die Eventplanung während COVID-19“. Mehr als 500mal wurde die Umfrage innerhalb von 48 Stunden beantwortet.

Mehr als 60 % der Eventplaner planen bereits für die zweite Jahreshälfte 2020 mindestens einen Live-Event. und fast 30 % der Künstler, Location-Betreiber und Event-Supplier sind bereit, auf eine Storno-Gebühr zu verzichten, um ihre Chance zu erhöhen, für einen Event noch in 2020 gebucht zu werden.

Derzeit gibt es noch keine finite Aussage dazu, ab wann in Deutschland wieder Events stattfinden dürfen. Bereits jetzt mit der Planung zu beginnen oder noch abzuwarten, bedeutet in beiden Fällen ein Risiko für die Eventplaner auf der einen sowie für die Künstler, Location-Betreiber und Event-Supplier auf der anderen Seite. In einer Umfrage erhob memo-media Daten und Meinungen, um eine statistische Einschätzung über die Risikobereitschaft der Eventplanung während COVID-19 zu generieren.

Kooperation und gegenseitige Solidarität sind für den Großteil der Akteure und Gewerke der Eventszene jetzt elementar, um die derzeitige Ungewissheit in der Krise gemeinsam zu überstehen.

Die Umfrage wurde innerhalb des Netzwerks von memo-media mit zwei Zielgruppen durchgeführt. Weiter unten stehen die Links zu den konkreten Umfrage-Ergebnissen.

Umfrageergebnisse der Eventplaner

• Rund ein Viertel der Eventplaner planen für die zweite Jahreshälfte 2020 einen Live-Event und 36,5 % planen bereits mehrere Events.
• Nur 9,5 % der Eventplaner würden in der aktuellen Situation auf keinen Fall mit einer Eventplanung beginnen.
• Knapp die Hälfte der befragten Event-Planer dafür, dass für Events in 2020 keine Storno-Gebühren anfallen dürfen. Unter zehn Prozent geben an, eine Storno-Gebühr zwischen 30 und 50 % des Betrags in Kauf zu nehmen.
• Um das Risiko einer Eventplanung bereits zum jetzigen Zeitpunkt einzugehen, fordert rund ein Drittel der Eventplaner, dass die zuvor ausgewählte Stornogebühr-Bedingung bis zu vier Wochen vor dem Event gültig ist. 20,9 % der Eventplaner brauchen diese Sicherheit bis zu zwei Wochen vor dem Event.
• Zwei große Sorgen bestehen, jetzt mit der Eventplanung für 2020 fortzufahren oder neu zu beginnen:einerseits das finanzielle Risiko und andererseits die Ungewissheit, ob die gebuchten Dienstleister in wenigen Monaten noch auf dem Markt sind.

Einige Zitate:

• „Herausforderung für fixe Events: die Konkurrenz durch aus dem Frühjahr in den Herbst verschobenen Events (Tagungen, Messen) bei gleichzeitigem, langsamen Hochfahren der Wirtschaft und Zurückhaltung der Menschen bei Massenansammlungen. Daher würde ich als Veranstalter eher erst dann Aufträge an Dienstleister vergeben, wenn ich weiß, dass ich das Event durchführe.“
• „Wenn jetzt Absprachen möglich wären, ohne sich schon fest vertraglich zu binden, kann man Events schon vorbereiten und die Chancen der Zusammenarbeit steigen für alle Seiten.“
• „Wir brauchen verläßliche Partner, die in der besonderen Situation bereit sind, ungewöhnliche Wege einzuschlagen. Wir brauchen keine Stornobedingungen, da beide Seiten das gleiche Risiko tragen.“
• „Falls es die Situation nicht zulässt die Events in der zweiten Jahreshälfte durchzuführen, wäre eine Verschiebung auf das Folgejahr zu den gleichen Preisen und Konditionen von Vorteil.“

Umfrageergebnisse der Künstler, Location-Betreiber und Event-Supplier

• Rund ein Viertel der befragten Akteure geben an, dass 70 bis 90 % der bereits gebuchten Events in der zweiten Jahreshälfte planmäßig noch stattfinden sollen. rund zwanzig Prozent geben sogar an, dass bislang keine Veranstaltung für die zweite Jahreshälfte abgesagt wurde.
• Weniger als zehn Prozent der Befragten teilen mit, dass alle ursprünglich gebuchten Veranstaltungen für 2020 gecancelt wurden.
• Rund zwanzig Prozent der Akteure würden bis zu vier Wochen vor dem Event auf eine Stornierungsgebühr komplett verzichten, um für einen Event in 2020 gebucht zu werden. Dagegen stehen 14 %, die angeben, keine kostenfreie Stornierung gewähren zu können.
• Selbst nach Ablauf der zuvor ausgewählten Frist zur kostenfreien Stornierung würde knapp ein Drittel der Akteure auch darüber hinaus während der COVID-19-Situation keine Storno-Gebühr veranschlagen. Wohingegen 20,9 % der Befragten nach ihrer gesetzten Frist eine Storno-Gebühr von zwischen 30 und 50 % aufrufen würden.

Einige Zitate:

• „Reden und ein faires offenes Miteinander ist in diesen Zeiten die beste Lösung, da keiner etwas dafür kann, wenn Veranstaltungen storniert werden.“
• „In dieser noch nie dagewesenen Zeit müssen wir alle anders handeln, als wir gewohnt sind. Daher denke ich, dass man seinen Storno-Bedingungen nicht auf biegen und brechen folgen sollte.“
• „Wir wären dankbar, wenn Veranstaltungen geplant werden und/oder lieber später (angepasst an die dann aktuelle Situation) storniert werden, als ohne Planung in die ‘Zeit danach’ zu schlittern.“
• „Wenn ein Kunde aufgrund der aktuellen Krisen-Situation seine Veranstaltung absagen muss und sich gleichzeitig dazu bereit erklärt, seine Veranstaltung zu einem späteren Zeitpunkt in unserer Location nachzuholen, verlangen wir keine Storno-Gebühren.“
• „Weitere finanzielle Hilfen vom Staat sind für diverse Branchen im Eventbereich nötig, wenn Events erst wieder ab Herbst 2020 oder später freigeben werden! Die aktuelle Soforthilfe reicht da nicht aus!“

Fazit:

• Die Umfrage zeigt deutlich Verunsicherung auf beiden Seiten und erfordert seitens der Regierung schnellstmöglich konkrete Aussagen zu der voraussichtlichen Entwicklung und Ermöglichung von Events. Also nicht nur Großevents, sondern auch kleinere Firmenfeiern und Sommerfeste und private Veranstaltungen wie Hochzeiten etc. Nur dann können wirksame Lösungsstrategien entworfen und umgesetzt werden.

Von uns ungefragt waren in den freien Kommentarfeldern oft die finanziellen Hilfsmaßnahmen der Bundes- & Landesregierungen Thema. Da für die gesamte Veranstaltungsbranche gilt: „First in, last out“ schätzen so gut wie alle Akteure und Planer ein, dass sich die Auswirkungen der COVID-19-Krise weit über den August hinausziehen werden. Sogar Events in der zweiten Jahreshälfte 2021 wurden einigen Supplieren schon abgesagt.

Kooperation und gegenseitige Solidarität sind für den Großteil der Akteure und Gewerke der Eventszene jetzt elementar, um die derzeitige Ungewissheit in der Krise gemeinsam zu überstehen.

Hier findet ihr die Antworten der Eventplaner.

Hier findet ihr die Antworten der Eventsupplier, Künstler und Location-Betreiber.