Spartakus: Fahrzeugmanagement für Projekte

Wenn sich für mehrere hundert Journalisten aus ganz Europa alles nur um ein einziges Thema dreht, dann muss das etwas Besonderes sein. Ende Januar veranstaltete Kia Motors einen großen Testdrive in Barcelona. Objekt der Begierde: der neue Kia Sportage. Dass es sich bei einem solchen Projekt um eine logistische Meisterleistung handelt, liegt auf der Hand. Doch von welcher Dimension wir hier wirklich sprechen, hat uns die Spartakus GmbH aus München vor Augen geführt.

Das Unternehmen wurde für die wichtige Aufgabe engagiert, die rund 90 Testfahrzeuge vor Ort zu verwalten. Was es im Detail bedeutet, das Fahrzeugmanagement für Projekte wie dem Kia Sportage Testdrive in Barcelona zu realisieren, haben uns Nicole Stach und Rainer Höpfl von der Spartakus GmbH genau erzählt.

Kia Sportage Testdrive in Barcelona bis ins Detail geplant

Spartakus legte im Vorfeld die bestmöglichen Routen für die Testfahrten fest.

Das Flugzeug landet. Der erste Schwung an Journalisten kommt aus dem Gate und wird an Ort und Stelle von einer Hostess in Empfang genommen – so muss das sein. Wie wir vermuten, ist die Vorfreude und Spannung wahrscheinlich kaum mehr auszuhalten. Deswegen möchte Spartakus die Gäste auch nicht länger auf die Folter spannen. „Zeitmanagement ist uns sehr wichtig. Die einzelnen Programmpunkte müssen passend ineinandergreifen, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist“, erzählt Rainer Höpfl, Geschäftsführer der Spartakus GmbH.

Nach einer netten Begrüßung geht es also direkt weiter zu den frisch aufbereiteten Testfahrzeugen. Nach einer ersten Begutachtung warten dann die Straßen Barcelonas auf die Journalisten, um den neuen SUV im Stadtverkehr oder auf hügligen Straßen des Umlandes so richtig herauszufordern. Doch natürlich führt der Weg nicht irgendwoher.

Car Handling umfasst mehr als die Fahrzeugverwaltung

„Wir kümmern uns nicht nur um die Verwaltung, Pflege und Wartung der Fahrzeuge, sondern schauen uns auch die Strecken und Gegebenheiten vor Ort an. So können wir die bestmöglichen Routen im Vorfeld festlegen und in die Navigationsgeräte der Testfahrzeuge einprogrammieren“, klärt uns Nicole Stach, Marketingbeauftragte von Spartakus, auf. Der Weg unter der Sonne Spaniens führt die Test-Fahrer vom Flughafen zu der Eventlocation, in der sie erwartet werden. Hier steht schon die nächste Spartakus-Crew bereit, um die Fahrzeuge entgegenzunehmen. Am Nachmittag stehen für die Gäste dann die von Spartakus vorbereiteten „Loops“, also Strecken, zwischen 30 und 90 Minuten auf dem Programm, um den Sportage noch besser kennenzulernen. Eine Pressekonferenz mit Gala-Dinner lässt den Tag entspannt ausklingen – jedoch nicht für das Spartakus-Team! Denn das Fahrzeugmanagement für Projekte wie dieses geht auch am späten Abend weiter.

Die Fahrzeuge über Nacht auf den nächsten Tag vorbereiten

Zum Fahrzeugmanagement für Projekte zählt auch eine professionelle Aufbereitung der Fahrzeugflotte.

Während sich die Gäste über den Tag austauschen, ist das Team von Spartakus noch fleißig und bereitet die Fahrzeuge für den nächsten Tag vor: Von der Aufbereitung der Fahrzeugflotte über die Beseitigung von eventuellen, kleineren Lackschäden bis hin zum Tanken – es gibt viel zu tun. Doch ist nach so einem langen Tag nicht auch irgendwann die Luft raus? „Natürlich sind wir auf jeden Tagesabschnitt gut vorbereitet und teilen unser Team in verschiedene Gruppen ein. Bei dem Kia Sportage Testdrive in Barcelona hatten wir beispielsweise drei Teams. Eines war für den Service am Flughafen zuständig, das zweite am Eventhotel und das dritte für die Nachtschicht. Dabei ist zu betonen, dass wir bei dieser Veranstaltung für das Fahrzeugmanagement verantwortlich waren. Dennoch ist es uns gerade bei solch großen Projekten wichtig, den Aufwand nicht zu unterschätzen“, so Rainer Höpfl. Bereits drei Tage vor Beginn des Testdrives war das Spartakus-Team mit rund 50 Personen angereist, um vor Ort alles vorzubereiten – die gesamte Organisation dauerte natürlich mehrere Monate.

Am nächsten Morgen fahren die Gäste dann mit den Testfahrzeugen für eine letzte Fahrt zurück zum Flughafen, wo sie von der nächsten Gruppe abgelöst werden. Dann beginnt das Spiel für das Spartakus-Team von vorne – bis der letzte Tag anbricht.

Fahrzeugmanagement für Projekte verschiedener Größen

Die Spartakus GmbH ist für das Fahrzeugmanagement für Projekte wie dem Kia Sportage Testdrive in Barcelona ein kompetenter Ansprechpartner.

Neben exklusiven Projekten wie dem diesjährigen Kia Sportage Testdrive in Barcelona mit 90 Fahrzeugen realisiert die Spartakus GmbH aber auch das Car Handling für zum Beispiel große Markteinführungen zwischen 250 und 400 Fahrzeugen. Seit über 15 Jahren unterstützt das Münchener Unternehmen Eventagenturen, Autohäuser oder Automobilhersteller bei dem Fahrzeugmanagement. Dazu zählen vor allem die Konzepterstellung, Projektsteuerung, der Fahrzeugtransport und natürlich auch die Fahrzeugaufbereitung.

Auf unsere Frage, ob nach all den Jahren mit rund 40 Projekten jährlich überhaupt noch Aufregung im Spiel ist, gibt uns Rainer Höpfl eine schöne Antwort: „Egal, wie oft wir schon das Fahrzeugmanagement für Projekte übernommen haben – ein gewisser Nervenkitzel ist immer dabei. Schließlich gleicht kein Projekt 1:1 dem anderen. Und das ist auch das Schöne an unserem Beruf. Trotz unserer langjährigen Erfahrung haben wir immer wieder Abwechslung und dürfen spannende Projekte in schönen Ländern begleiten und unterstützen.“