Wenn nicht jetzt, wann dann?

Die gesamte Veranstaltungswirtschaft wurde durch den CoVid-19-bedingten Lockdown besonders getroffen. Binnen weniger Tage war der Branche weltweit die „Zulassung entzogen worden“ – also quasi ein Berufsverbot erteilt.

Schaut man sich die Zahlen der Mitarbeiter weltweit an, deren Jobs derzeit in akuter Gefahr sind, so sprechen wir in den USA von 6,6 Mio., in Deutschland von 1 Mio., in UK von 600 Tausend. Diese Zahlen sind exemplarisch und betrachten nicht einmal die durch Umwegrentabilitäten gesicherten Jobs. Wenn Veranstaltungen also kategorisch abgesagt bleiben, hat dies Folgen, die einem Horrorszenario gleichen – die blutrote Night of Lights hat dies in Deutschland und der Schweiz am 22. Juni versinnbildlicht.

Am Beispiel der IFES Jahrestagung lässt sich im kleinen Nachzeichnen, was der Lockdown auch für die veranstaltende Wirtschaft bedeutet: Mitte März wurde spätestens klar, eine 3 tägige Jahrestagung mit rund 200 Gästen wird in Amsterdam Ende Juni nicht möglich sein, aber vielleicht geht es ja „kleiner“. Anfang April wurden dann alle Veranstaltungen in den Niederlanden bis zum 31. Mai kategorisch abgesagt, Lockerungen waren für den Juni angekündigt. Nur wie werden die aussehen? Wer kann reisen? Wie sehen Hygienevorschriften aus? Gibt es Begrenzungen der Teilnehmerzahlen? Ende April waren die Unsicherheitsfaktoren so groß, dass wir uns für eine Verschiebung – das persönliche Unwort des Jahres der IFES Geschäftsführerin Uta Goretzky – entscheiden mussten. Die Tagung in Amsterdam wurde auf 2021 verlegt, alle Vertragspartner reagierten mit großem Verständnis für die Verschiebung, sodass ein größerer finanzieller Schaden ausgeblieben ist. Das ist nicht selbstverständlich, doch die Stimmung in der Veranstaltungsbranche war und ist: Wir sitzen alle in einem Boot.

Dennoch es blieb die Notwendigkeit einer Jahrestagung im ersten Halbjahr 2020 – so will es das belgische Recht. Also was tun? Die Regularien online abhandeln und auf bessere Zeiten hoffen? In einer Branche die für „face 2 face“, „Machen“ und „Reisen“ steht. Für eine „Hinkrieger-Branche“ die bei staatlichen Hilfen weltweit „hinten runtergekippt“ ist?

Zeitgleich mit den immer größer werdenden Unsicherheitsfaktoren krempelte die Branche die Ärmel hoch und startete u.a. mit der Entwicklung von hybriden Konzepten, die Venue und technische Ausstattung so zusammen geführt haben. So können Aussteller mit eigens für sie inszenierten Konzepten sowohl mit Besuchern vor Ort und als auch online in Kontakt treten. Beispielsweise sind solche Konzepte in Athen, Madrid und Hannover Langenhagen umgesetzt worden.

Aus guten Gründen hat der IFES sich dafür entschieden den Hybr.id Space der Firmen Holtmann Messe + Event, deutschewerbewelt und ICT für seine Jahrestagung zu nutzen. Die Räumlichkeit bietet die perfekte Verbindung aus Bühne, Showcase-Fläche und Stream. Mit 40 physischen Teilnehmern und einem Vielfachen online, wird die Jahrestagung zahlenmäßig mindestens die gleiche Reichweite erlangen, wie die Meetings zuvor. Auch wenn wir einen Handshake nicht mit Email verschicken können oder eine Umarmung streamen, die Möglichkeiten, Stärken und Schwächen von hybriden Formaten gilt es zu evaluieren. Unternehmen brauchen Kanäle für Absatz und inhaltlichen Austausch. Wenn nicht jetzt – wann dann?