Neue Software-Komponente für zeit- und kostensparende Seminarverwaltung

Up2date Solutions führt Auto-Terminierung für Seminarplanung ein. Das Systemhaus für Veranstaltungsmanagement Up2date Solutions GmbH hat mit der neuen Funktion „Auto-Terminierung“ eine innovative Software-Komponente eingeführt, die zur erheblichen Prozessoptimierung und somit Kostenersparnis in der Seminarverwaltung beiträgt.

Die neue Funktion zur automatischen Terminierung von Seminaren der Software Semiro von Up2date Solutions bietet Unternehmen in der Seminarverwaltung nun eine innovative Planungsunterstützung, um einen Fortbildungskalender vom Seminarverwaltungsprogramm entwerfen zu lassen. Das Modul fertigt, basierend auf eingegebenen Rahmendaten geplanter Veranstaltungszahlen, aus vorhandenen Ressourcen wie Trainer, Räume, Ausstattungen und Seminarorten sowie diversen Nebenbedingungen wie zeitliche und räumliche Verteilung der Veranstaltungen mögliche Seminarpläne an und hilft bei deren Optimierung.

Der gestiegene Planungsbedarf von Unternehmen, Behörden, Dienstleistern und Schulungshäusern mit hohem Seminarangebot ist Anlass für die Entwicklung der neuen Auto-Terminierung. Je mehr Fortbildungstage und Seminare innerhalb eines festgelegten Zeitraumes, typischerweise in einem Jahr, bei optimal zu nutzenden Ressourcen zu planen sind, desto komplexer, schwieriger und damit zeitaufwendiger werden die Planungsvorgänge und die Kalenderführungen. Die neue Auto-Terminierung bietet eine optimale Auslastung der Ressourcen sowie die Vermeidung von Mehrfachbelegungen. Dabei werden Parameter wie die Gesamtzahl der jährlichen Seminar- und Fortbildungstage, die Veranstaltungs-Vorlagen, Wochen- und Wochenendtage, Event-Abstand in Tagen, Seminar-Ort, Raum-, Ausstattungs- und Trainer-Verfügbarkeiten, Sprachen, bereits automatisch oder manuell eingestellte Termine sowie Feiertage, Ferien und weitere Kriterien berücksichtigt.

Das Beispiel der Behörde eines Bundeslandes mit einem jährlichen Seminarkalender für 40.000 Fortbildungstage macht die Zeitersparnis durch die Auto-Terminierung deutlich: Derzeit benötigt eine mehrköpfige Planungstruppe manuell über Tools wie Excel und Outlook mindestens ein Vierteljahr für die Fortbildungsplanung. Mit dem neuen automatischen Terminierungs-Tool von Up2date Solutions wird für die Planung des gleichen Seminar-Umfangs lediglich ein Zeitaufwand von zehn Tagen mit einem Personalaufwand von höchstens zwei Mitarbeitern angesetzt.

Weitere Informationen zu den Software-Modulen für die Seminarverwaltung sind auf der Homepage www.up2date-solutions.de. abrufbar.