Hybride Events: 10 Tipps und 10 starke Partner in Karlsruhe

Hybride Veranstaltungen sind aus dem Event-Alltag nicht mehr wegzudenken und vereinen die Vorzüge der physischen Anwesenheit mit einer uneingeschränkten, weltweiten Reichweite, die auch digital anwesenden Gästen eine interaktive Teilnahme garantiert. Voraussetzung ist ein reibungsloser, technischer Ablauf. Das Convention Bureau Karlsruhe & Region hat im Gespräch mit Spezialisten von AVDATA 10 überzeugende Vorzüge von hybriden Events zusammengestellt:

1. Enorme Reichweite. Menschen werden über große Distanz hinweg miteinander vernetzt. Teilnehmer, welche aus zeitlichen, ökologischen oder finanziellen Gründen nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, können ortsunabhängig teilnehmen. Ferner können Aufzeichnungen im Nachgang angesehen werden. Referenten können weltweit virtuell teilnehmen.
2. Durch Live-Interaktion können alle Personen direkten Einfluss auf das Event nehmen und Wissen austauschen. Durch den Einsatz von interaktiven Online-Elementen (z.B. Teilnehmer-Chat, Umfragen, virtuelle Stehtische) können die Teilnehmer laufend versteckte Elemente erleben und erkunden. Dadurch wird das Event individueller, relevanter und positiver bewertet.
3. Veranstaltungskosten sinken. Es stehen die Kosten für Reisen, Veranstaltungsort, Catering, etc. im Verhältnis zur Online-Plattform, Audio und Kameras, die für die Übertragung der Veranstaltung erforderlich sind. Die Kosten für das virtuelle Segment sind niedriger als bei der "persönlichen Komponente".
4. Höheres Engagement für das Publikum. Mehr Möglichkeiten, mit dem Publikum in Kontakt zu treten - nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch in den Tagen und Wochen danach. Teilnehmer können von ihren Mobilgeräten, Tablets oder Desktop-Computern aus aktiv teilnehmen. Das heißt: kommentieren, Fragen stellen, teilen und bewerten.
5. Mehr Sponsoring-Möglichkeiten. Durch die größere Reichweite virtueller Veranstaltungen gibt es mehr Teilnehmer, sodass Sponsoren ein größeres Publikum erreichen. Virtuelle Stände und Präsentationen per Videokonferenz sind nur ein Beispiel für die virtuellen Aktivitäten für Sponsoren.
6. Verringerung der Umweltauswirkungen (Nachhaltigkeit). Reisen verursachen große CO2-Emissionen. Hybride Events eröffnen die Möglichkeit, eine Veranstaltung mit einer nachhaltigen Denkweise zu organisieren.
7. Starke Marketingmöglichkeiten. Die Vorteile des Engagements bei hybriden Veranstaltungen führen zu Marketingchancen. Es besteht Zugang zu allen Rückmeldungen, aufgezeichneten Sitzungen und Daten, die während der Veranstaltung eingehen. Inhalte können analysiert und für die nächste Veranstaltung genutzt werden.
8. Flexibilität der Veranstaltung. Wenn bestimmte Umstände es verhindern, an der Veranstaltung am Veranstaltungsort teilzunehmen, können hybride Veranstaltungen das Event retten. Persönliche Teilnehmer werden in virtuelle Teilnehmer gewandelt.
9. Langfristige Kundenbeziehung aufbauen. Sind Teilnehmer unentschlossen, so können sie vorerst virtuell an der Veranstaltung teilnehmen. Überzeugt das Veranstaltungskonzept, so nehmen sie live an der Folgeveranstaltung teil.
10. Innovationsfähigkeit. Hybrid-Events sind längst kein Trend mehr. Mit gelungenen Hybrid-Events kann ein Unternehmen den Teilnehmern die eigene Innovationsfähigkeit demonstrieren und sich als zukunftsorientierter Partner und Arbeitgeber präsentieren.

Die Partner-Dienstleister vom Convention Bureau Karlsruhe & Region stehen Veranstaltern mit Technik, Rat und Tat bei der Eventplanung zur Seite. Auch viele der Tagungshotels und Locations bieten hybride Events mitsamt technischer Unterstützung an. Das Convention Bureau Karlsruhe & Region präsentiert 10 starke Dienstleister und Locations für hybride Events, weitere Partner finden sie unter www.conventionbureau-karlsruhe.de.
Der schnellste und einfachste Weg zu Ihrer hybriden oder analogen Veranstaltung!
1. AVDATA
AVDATA ist Ihr Partner für Veranstaltungstechnik mit dem Schwerpunkt Video- und Medientechnik. AVDATA unterstützt Sie bei der Ausrichtung Ihres hybriden oder digitalen Events und überzeugt dabei mit audiovisuellem Know-how, Erfahrung im Streaming und umfassenden Kenntnissen bei der Entwicklung von Software sowie dem Aufbau einer tragfähigen IT-Struktur. Kernstück der AVDATA-Lösung für hybride und digitale Events ist eine eigenentwickelte Software, die als Fremddomain im Corporate Design des Veranstalters designt oder direkt in dessen Web-Auftritt eingebunden wird. Dank der 1:1-Spiegelung von Events inklusive der virtuellen Darstellung des Veranstaltungsprogramms sowie der dazugehörigen Themen wie Vorträge, Seminare und Workshops können sich Ihre virtuellen Teilnehmer in die verschiedenen Live-Streams der Plattform einwählen.

2. Congress Centrum Pforzheim
Die MICE-Location mitten in Baden-Württemberg zwischen Stuttgart und Karlsruhe im Tor zum Nordschwarzwald. Das CongressCentrum Pforzheim bietet beste Rahmenbedingungen für hybride und digitale Eventkonzepte inklusive Live-Streaming, virtuelle Formate und der dazu gehörenden Beratung für die optische und inhaltliche Anpassung Ihrer geplanten Veranstaltung. Ideal zwischen den Ballungsräumen Karlsruhe und Stuttgart, mitten in Baden-Württemberg erhalten Sie full service von Live Streaming bis zur virtuellen Messe.

3. Messe Karlsruhe
In den vielseitigen Räumlichkeiten der Messe Karlsruhe finden Sie für jeden Livestream den passenden Rahmen - ob als Erweiterung einer Vor-Ort-Veranstaltung oder als Produktion ohne Publikum. Gemeinsam mit langjährigen Partnern gewährleistet die Messe Karlsruhe, dass technisch alles reibungslos abläuft und Sie "nur noch" die Inhalte Ihrer Veranstaltung einbringen müssen. Teilnehmer, die sich als Avatare frei in der realgetreuen Nachbildung der Gartenhalle bewegen, digital rekonstruierte Messestände, spontane Videokonferenzen mit dem virtuellen Gegenüber: Das ist die webbasierte Eventplattform Allseated exVo. Für dieses Veranstaltungserlebnis wurde ein Teil des Kongresszentrums Karlsruhe in eine virtuelle Parallelwelt für hybride und digitale Messe- und Kongressformate sowie Networking- und Firmenevents verwandelt.

4. Radisson BLU Hotel Karlsruhe
Radisson BLU Hotel ist das nächste Businesshotel zur Messe Karlsruhe und nur 37 km vom Flughafen Baden Airpark Karlsruhe/Baden-Baden entfernt. Radisson BLU Hotel sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Tagungen und Veranstaltungen jeder Art, von Hybrid-Tagungen bis hin zu Webcasts, effizient, erfolgreich und motivierend, mit garantiert einwandfreier Durchführung. Steigern Sie die Reichweite Ihrer Veranstaltungen und erreichen Sie Publikum überall auf der Welt mit Lösungen für Übertragungsstudios, die in Zusammenarbeit mit fachkundigen Technologieanbietern entwickelt wurden.

5. Palatin Kongresshotel und Kulturzentrum GmbH
Das Palatin ist Tagungs- und Kongresszentrum, Kultur- und Veranstaltungshaus sowie Hotel aus einem Guss. Das Organisationsteam ist eine Full-Service Agentur mit Hotelzimmern, Veranstaltungs- und Eventräumen, Kulturzentrum, Partnerpool und Fachkompetenz aus allen Eventbereichen. Ob hybrides Veranstaltungsformat mit datenschutzrechtlich sicherer Livevideokonferenztechnik, Livestream oder reine Präsenzveranstaltung – vertrauen Sie dem fachkompetenten Veranstaltungsteam für Ihre persönliche Zielsetzung.

6. ROOMERS BADEN-BADEN
Das Roomers ist das erste Lifestyle-Hotel in Baden-Baden und trägt dabei die Handschrift des Stardesigners Piero Lissoni. Ob Empfang, Meeting oder große Party – das Roomers bietet den idealen Rahmen für eine produktive Arbeitsatmosphäre oder aber eine Tanzfläche für bis zu 200 Gäste. Ihre Kollegen und Partner können weltweit das Event live miterleben, als Online Konferenz, Hybrid Meeting oder gestreamte Veranstaltung. Dazu hat das ROOMERS drei Hybrid Meeting Packages kreiert. Von Business, über Pro zu Premium mit Video, Audio, Live-Regie, Schnitt und Streaming – individuell passend für jedes Event und Ihre ganz individuellen Ansprüche.

7. Hohenwart Forum
Net’t Working mit Wohlgefühl – so lautet das Versprechen des Hohenwart Forums an seine Gäste und Mitarbeiter. Entspannen Sie inmitten einer weiten Wiesenlandschaft und lassen Sie sich inspirieren von der prämierten Architektur. Das Hohenwart Forum eignet sich für Ihre Tagung, Ihr Seminar oder Ihren Kongress genauso wie für Bankette jeglicher Art. Hybrid tagen ist dank weframe One möglich. Das 86“ große Multitouch-Display löst Beamer, Flipchart und Co. ab und bietet mit einer digitalen Lösung alles, was Moderatoren und Teilnehmer benötigen, um das Beste aus Tagungen heraus zu holen. Mithilfe von Video-Conferencing lassen sich einfach weitere Teilnehmer digital und live einbinden.

8. AkademieHotel Karlsruhe
Durch Anzahl und Flexibilität der lichtdurchfluteten Tagungsräume mit professioneller Tagungstechnik findet sich im AkademieHotel Karlsruhe für jede Gruppengröße ein passender Raum. Gemeinsam mit der BWGV-Akademie hat AkademieHotel Karlsruhe eine neue hybride Lern- und Veranstaltungswelt mit smarter Technik geschaffen, die begeistert und die besten Aspekte von digitalen und Präsenzveranstaltungen auf Wunsch kombiniert. Als Veranstalter können Sie Ihre Tagung, Ihr Event oder Seminar ab sofort in Präsenz, rein digital oder hybrid sicher und flexibel planen, und ihre Teilnehmer mit der smarten Durchführung überraschen. Gleichzeitig werden Ihre virtuellen Teilnehmer über die neuen technischen Lösungen nicht nur zugeschaltet, sondern barrierefrei eingebunden und können mit Referenten und anderen Teilnehmern interagieren, egal ob diese sich vor Ort, im Homeoffice oder auf dem Sofa befinden. Die geschulten Veranstaltungskoordinatorinnen kümmern sich von Beginn bis zum Abschluss Ihrer Veranstaltung um Ihre Wünsche und Anforderungen.

9. Brähler ICS Konferenztechnik AG
Brähler Convention ist Ihr Partner für professionelle Konferenz- und (digitale) Veranstaltungstechnik. Die verschiedenen digitalen Lösungen lassen sich untereinander kombinieren und bieten so eine maximale Flexibilität für Sie und Ihre Teilnehmer, egal ob Meeting, Seminar, Tagung, Konferenz oder Kongress. Bei der Realisierung Ihres Formats als virtuelles Event legt Brähler besonderen Wert auf die Qualität der Übertragung und richtet sich streng nach DIN und ISO-Norm. Stabilität, Performance und Datensicherheit der eingesetzten Informations- und Kommunikationstechnik haben dabei oberste Priorität.

10. LTM Licht- Ton- Medientechnik
LTM ist seit über 30 Jahren Ihr kompetenter Ansprechpartner für professionelle Medien-, Konferenz- und Veranstaltungstechnik. Die virtualcongress Abteilung von LTM unterstützt Sie in allen Bereichen, wenn es um virtuelle Kongresse, virtuelle Messestände, Meetings & Webinare geht. Auch als zuverlässiger Full-Service Dienstleister können Sie sich stets auf virtualcongress verlassen. virtualcongress verbindet die reale Projektleitung, ein leistungsstarkes CMS System und die Spezialisten vor Ort um Ihren Auftritt erfolgreich zu machen. Mit der Einbindung von Live-Chats wird Interaktion gefördert und in persönlichen Chats an Informations- und Messeständen werden individuelle Fragen der Teilnehmer zeitnah beantwortet.