Einlass nach Wunsch und Maß

“Du kommscht hier nicht rein!” Dieser Spruch ist von gestern, genauso wie schlechtes Einlassmanagement das sein sollte – aber viel zu oft ist gerade das immer noch die Realität. Lange Schlangen vor dem Eingang und umständliches Suchen der Teilnehmenden in den Namenslisten verderben dann schon vor Beginn der Veranstaltung die Laune. Um genau dem abzuhelfen, hat storytile sein digitales Einlassmanagement entwickelt!

Individuell statt Pain in the ass

“Der ganze Einlass ist ein einziger Pain in the Ass”, gestand uns einer unserer Kunden. Aber Einlassmanagement muss eben sein, nicht zuletzt aus Sicherheitsgründen, damit wirklich nur die richtigen Gäste auf der Veranstaltung erscheinen. Für storytile einer der Gründe, hier eine digitale Vereinfachung für dieses analoge Problem von Präsenz- und Hybridevents zu schaffen.

“Natürlich gibt es schon andere Lösungen für Einlassmanagement und alles, was damit zusammenhängt”, erklärt Paul Knecht, Gründer und CEO von storytile. “Uns unterscheidet, dass wir die Prozesse mit unserer Software komplett individuell und flexibel auf die Wünsche unserer Kunden zuschneiden können. Wir fangen an, wo andere aufhören." Und diese Wünsche beginnen nicht erst vor den Türen des Events, sondern viel früher.

Von der Einladung zum Einlass

Denn gutes Einlassmanagement fängt mit dem richtigen Einladungsmanagement an, und das geschieht über den storytile hub. Die Software lässt sich individuell auf die Kundenwünsche anpassen: Das schließt Funktionen wie den manuellen oder automatisierten E-Mail-Versand ein, einen frei gestaltbaren Double-Opt-In-Prozess, Import/Export der Teilnehmenden per CSV oder diverse Stornomöglichkeiten - eben genau das, was der Kunde braucht. Das klappt auch bei komplizierten Vorgaben wie einem mehrstufigen Einladungsprozess mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen. 

In der Einladungsmail an die Gäste findet sich dann ein QR-Code, mit dem die Teilnehmenden jeweils am Eingang der Veranstaltung von Teammitgliedern gescannt werden können – mit der Einlass-App von storytile. Nach dem erfolgreichen Scan kann automatisch das passende Namensschild ausgedruckt werden, passgenau für ein vorproduziertes Lanyard. Nach wenigen Sekunden geht’s rein in das Event – der ganze Prozess verläuft damit deutlich schneller als beim Einsatz manueller Listen und alphabetisch sortierten Namensschildern!

Von Troubleshootern und Schlawinern

Das System funktioniert auch offline, und bei Fragen können am Troubleshoot-Desk eingewiesene Kolleg:innen anhand der Software in Echtzeit alles nachverfolgen. Und wenn doch etwas nicht klappt? Dann liegt fast nie am System, sondern an den Menschen. Wenn das Suchen nach dem QR-Codes zu lange dauert, können Hosts und Hostessen auch einfach nach dem Namen fragen und danach suchen.

“Und manche Teilnehmenden sind eben Schlawiner – die geben ihren Code weiter und versuchen so, Freunde und Kollegen umsonst reinzubringen!” Aber Schlawiner haben beim kombinierten Einladungs- und Einlassmanagement von storytile keine Chance – für sie gibt es am Troubleshoot-Desk dann echte Menschen, die sich um eine Lösung bemühen.

Wenn ihr noch Fragen habt, könnt ihr hier gerne noch mehr erfahren: https://www.storytile.net/praesenz-events/teilnehmendenmanagement