Drittes degefest CampFire im Palatin Kongresshotel in Wiesloch: Feuer und Flamme für kreatives Tagen

Nach vorherigen Stationen im Camp Reinsehlen / Lüneburger Heide und im Hohenwart Forum Pforzheim zog das degefest CampFire am 17. September 2018 für seine dritte Ausgabe nach Wiesloch ins Palatin Kongresshotel. Das Interesse der Mitglieder war groß, es wurde lebhaft diskutiert und frische Inspiration mit nach Hause genommen. Auf ein World Café zum Thema „Partizipative Veranstaltungsformate“ unter der fachkundigen Anleitung von Doreen Biskup folgte ein Vortrag über den Palatin-Weg von Geschäftsführer und Regisseur Klaus Michael Schindlmeier sowie gemeinsame Zeit zum Netzwerken und Vertiefen der Themen.

Wie könnte man partizipative Veranstaltungsformate besser durchleuchten als in einem partizipativen Veranstaltungsformat? Es wird viel über sie geredet, angefragt und durchgeführt werden sie zwar auch, aber was bedeutet das an Aufwand für die Tagungshotels und Locationanbieter? Welche Voraussetzungen müssen räumlich und personell geschaffen werden, was bedeutet das ökonomisch und was wünschen sich die Kunden? Doreen Biskup, Stellvertretende Vorstandsvorsitzende des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren e. V. / VDVO e. V. und Geschäftsführerin der MICE Academy in Berlin, teilte die Gruppe der Teilnehmer dazu auf 4er- und 5er-Tische auf, an denen jeweils für eine festgesetzte Zeit diskutiert wurde, danach wechselten alle bis auf einen festen Tischmoderator weiter und brachten andernorts ihre Ideen ein. Am Ende wurden die Ergebnisse zusammengetragen und fixiert.

Wie Doreen Biskup auch vorher schon in einem einleitenden Vortrag erklärte, gibt es oft erst einmal eine Hemmschwelle, sich an neue Formate heranzuwagen. Doch dann fängt einer damit an und die Übrigen ziehen mit und die Ergebnisse können sich – neben dem dabei entstehenden Spaßfaktor - sehen lassen.

Das Fazit in diesem konkreten Fall auf einen Blick:

Veranstaltungsstätten stehen per se vor der Herausforderung, sich auf die individuellen Kundenwünsche einzustellen. Auch das Thema „Partizipation“ ist eine Anforderung des Kunden, der es gilt gerecht zu werden. Für Veranstaltungsstätten geht es dabei primär darum zu wissen, was im Hinblick auf Partizipation machbar ist. Gemeinsam mit den Teilnehmern wurde daher in einem World Café die Frage beantwortet, welche Herausforderungen sich durch BarCamp, World Café & Co. für die konkreten Häuser ergeben.

Folgende Überlegungen sollten von den Veranstaltungsstätten im Vorfeld getätigt werden:

Im Hinblick auf die verschiedenen Formate:

1. Was steckt hinter dem Prinzip „Partizipation“?
2. Welche Formate existieren und wie werden sie umgesetzt? Welches Equipment ist dafür erforderlich?
3. Welche Formate sind in „meiner“ Veranstaltungsstätte in welcher Art und Weise machbar?

Im Hinblick auf die „eigenen“ Gegebenheiten:

1. Welche Räumlichkeiten können in welcher Art und Weise mit partizipativen Formaten „bespielt“ werden?
2. Welche Anforderungen ergeben sich im Hinblick auf

a) PAX
b) Raumgröße
c) Mobiliar
i. Flexibel
ii. Leicht
iii. „Rollbar“ bzw. beweglich ggf. auch durch die Teilnehmer

d.(Muster)-Versammlungsstättenverordnung
e. Sicherheit
f. Beratungskompetenz des Personals
g. generelle Manpower für schnellen Umbau/Rückbau, Weiterbau
h. Technik (W-LAN, AV-Medientechnik)
i. F&B
j. Finanzierung & Kalkulation des Mehraufwands

Im Hinblick auf die weiteren Gewerke?

1. Welche Kompetenz bringt der Moderator/Referent im Hinblick auf die jeweiligen partizipativen Formate mit?
2. Wie sieht es mit der Rechtssicherheit und mit Haftungsfragen aus?

Der wichtigste Aspekt ist, dass sich die Veranstaltungsstätten entsprechend ihrer eigenen individuellen Gegebenheiten eine Beratungskompetenz aufbauen.

Klaus Michael Schindlmeier stellte später am Abend den Palatin-Weg vor, den er als Regisseur und Geschäftsführer mit seinem Team für das Kongresshotel und Kulturzentrum eingeschlagen und damit den Weg für das Jetzt und die Zukunft bereitet hat. Natürlich gibt es auch im Palatin Räume, Säle, Zimmer, Stühle und Tische. Auch sehr kreativ konzipierte Tagungsräume und technologisch überdurchschnittlich gut ausgestattete Säle. Das Entscheidende sind jedoch die Menschen – sowohl die Gäste und Kunden, aber genauso die Mitarbeiter. Dafür ist es laut Schindlmeier wichtig, dass Augenhöhe zwischen Führungskräften, Mitarbeitern und Auszubildenden hergestellt und gelebt wird.

Im Palatin wird dafür sehr viel getan, ab dem ersten Ausbildungstag. Zwei Einführungswochen sorgen dafür, dass neue Talente gut ankommen, sich sicher fühlen und alle wichtigen Informationen über das Haus und die Umgebung erhalten. Auch Themen wie Arbeitssicherheit, Datenschutz, Gästekontakt oder Stressbewältigung werden hier behandelt. Azubipaten und regelmäßige Gespräche mit Führungskräften und Geschäftsführung sorgen für weitere Orientierung. Die Auszubildenden erhalten schon recht früh eigene Verantwortung, indem sie zum Beispiel zweimal jährlich Mitarbeiterfeiern organisieren dürfen, bei der regelmäßig durchgeführten Job Rotation für einen Tag in eine Führungsrolle schlüpfen oder bei dem von ihnen konzipierten und umgesetzten Jahreskalender, der unter wechselnden Mottos wie Ausbildung, Nachhaltigkeit oder Arbeitssicherheit steht.

Das Palatin setzt alles daran, in vielen Bereichen ganz vorne mitzuspielen und ist entsprechend Exzellenter Ausbildungsbetrieb (HDV), Top-Job Top-Arbeitgeber, auch Top-Arbeitgeber: Fokus Frauen, Top 100 Innovationsführer, DEKRA-datenschutzzertifiziert, hat stets vordere Platzierungen beim Grand Prix der Tagungshotellerie und den Top250 Tagungshotels. In diesem Jahr kam außerdem der German Brand Award dazu, eine vordere Platzierung beim HR Hospitality Award in der Kategorie Ausbildung und eine Nominierung für den Location Award. Damit beweisen Schindlmeier und sein Team ihr außerordentliches Engagement, dass sie mit Herzblut bei der Sache sind, mit Innovationsgeist und Flexibilität auf die Bedürfnisse ihrer Kunden eingehen und etwas für sie bewegen.

Dafür hat der „Regisseur“ mit „Do Best 2020“ ein Langzeitprojekt zur besseren Einbindung der Mitarbeiter und der Umsetzung der Unternehmensziele eingeführt. Die Sustainable Development Goals der UNO sind verinnerlicht, das Palatin ist Fair Job Hotel und WertePionier. Die dual Studierenden sind direkt an die Geschäftsführung angedockt. So gibt es eine ständige Unternehmensberatung im Haus. Betriebssport, regelmäßige Weiterbildungsangebote, eine Mitarbeiter-App für einen sicheren Kommunikationsfluss, eine vorausschauende Urlaubs- und Arbeitszeitplanung und viele andere Maßnahmen mehr sorgen für Zufriedenheit am Arbeitsplatz und eine überdurchschnittlich geringe Fluktuation in der Belegschaft. Auch die Kunden sind häufig Stammkunden. Individualität wird im Palatin gelebt.

Um die Arbeitsbedingungen in der Branche insgesamt zu diskutieren und junge Talente endlich einmal selbst zu Wort kommen zu lassen und ihnen eine Plattform zu bieten, hat Schindlmeier mit einem jungen Team 2018 mit Hotalents einen Kongress für Nachwuchskräfte ins Leben gerufen, der 2019 wieder im Palatin und zusätzlich am zweiten Tag des Deutschen Hotelkongresses in Berlin stattfinden wird, um den Dialog zwischen Führungs- und Nachwuchskräften in der Branche insgesamt zu fördern. Für Führungsnachwuchskräfte wurde außerdem zusammen mit der Qnigge Akademie ein eigenes mehrstufiges Hotalents-Seminar aus der Taufe gehoben, was gerade begonnen hat und 2019 und 2020 mit weiteren Angeboten fortgeführt wird.

Beim anschließenden Get-together mit Köstlichkeiten aus der Palatin-Küche und bei ansprechender Mood-Beleuchtung konnten die Teilnehmer die besprochenen Themen noch vertiefen und sich gegenseitig austauschen und am späten Abend oder auch erst am nächsten Morgen mit frischen Anregungen nach Hause fahren.

Wir freuen uns schon auf das nächste CampFire in 2019. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in Kürze.

Autoren: Dr. Anja Wagner und Doreen Biskup