Virtuelle Site Inspections: Locations von überall verkaufen und erleben

Ich „treffe“ Sabine Reise in ihrer Doppelrolle als Gründerin und Geschäftsführerin von easyRAUM und General Manager D/A/CH für Allseated virtuell im Atrium der AXICA in Berlin und bin schwer beeindruckt von der Location. Eine ästhetische Mischung aus Glas, Holz und Metall, aus geradliniger Fassade und künstlerischem Ausdruck eröffnet sich mir im Innenhof des Konferenz- und Tagungszentrums vis á vis vom Brandenburger Tor. Weit über mir sehe ich die gläsernen Dreiecke des Dachs, darunter wölbt sich ein geschwungenes Gebilde, das vom Architekten Frank Gehry als überdimensionale Muschel erdacht wurde.

Doch Sabine Reises Aufmerksamkeit gilt der Glaskuppel vor uns. Ihr Avatar scheint über dem Boden zu schweben, als wir mit einem Klick das Plenum im Zentrum der Eventlocation betreten. Wir sind mitten in einer Virtuellen Site Inspection – einer virtuellen Führung durch die Veranstaltungsräume in 3D. Ich an meinem Arbeitsplatz, Sabine Reise an ihrem. Ganz Corona-konform.

Durch die Virtuelle Site Inspection von easyRAUM kann man sich im Forum AXICA jetzt auch virtuell begegnen.

easyRAUM mit Sitz in Düsseldorf bietet seit 15 Jahren die 3D-CAD-Eventsoftware easyRAUMpro und 3D-Visualisierung von Locations an. Das Unternehmen ermöglicht 1.500 Kunden mittels ihrer CAD-Lösung, ihre Veranstaltungen zu visualisieren und damit exakter planen zu können. Mit Allseated hat easyRAUM seit Mitte letzten Jahres eine Kooperation und erweitert sein Produktportfolio, um eine cloudbasierte Lösung mit Gamer-Technologie. Virtuelle Site-Inspections werden dadurch für alle Seiten erleichtert. Location, Planer, Caterer, Dienstleister und der Veranstalter selbst können sich in der 3D-Location treffen und den Event gemeinsam besprechen, erklärt mir Sabine Reise via Videotelefonie. Die intuitive Plattform von Allseated kombiniert das interaktive Durchwandern der Location mit der kollaborativen Eventplanung und trifft so die aktuellen Bedürfnisse der Branche.

Virtuelle Site Inspections revolutionieren Sales Calls und Eventplanung

In der Zwischenzeit hat sie im Forum der AXICA für rund 270 Gäste eines Vortrags bestuhlt. In 15 exakt ausgerichteten Reihen stehen die Polsterstühle auf dem roten Teppich. Vor einer Wand mit Flatscreen ist ein Rednerpult postiert. Wir laufen in der Virtuellen Site Inspection den breiten Mittelgang nach hinten und wieder zurück.

Mit der virtuellen Site Inspection lädt man Kunden zu einem virtuellen Spaziergang durch die eigene Location ein.

„Mit einer Matterport-Kamera erstellen wir digitale Zwillinge der Locations“, erklärt Sabine Reise, wie die Basis der Virtuellen Site Inspections entsteht. „Dadurch werden die Räume real.“ Nur wenige Monate vergehen von der Aufnahme der Location bis zur kompletten Einrichtung der 3D-Räume in der Software und Nutzbarkeit auf der Website. Alle beteiligten Gewerke können, nachdem sie sich registriert haben, auf diese 3D-Räume und maßstabsgetreuen Grundrisse zugreifen und individuelle Veranstaltungsplanungen erstellen. Gleichzeitig entsteht ein Netzwerk, indem jeder beteiligte Akteur sich Locations und Dienstleister in seiner Umgebung oder zu bestimmten Kriterien anzeigen lassen kann. „Wenn beispielsweise ein Planer mit einer Veranstaltung in der AXICA beauftragt wird, kann er über die Virtuelle Site Inspection in die Location gehen“, sagt Sabine Reise. Außerdem kann er die Bestuhlung und Deko auf der Plattform planen und am Ende mit dem Kunden einen virtuellen Rundgang durch das Event in der Zukunft unternehmen. Änderungswünsche oder Planungsvarianten lassen sich live in der virtuellen Site Inspection umsetzen.

Apropos: Sabine Reise hat gerade, mir nichts, dir nichts, das Forum in ein Bankett verwandelt. Runde Tische mit festlicher Dekoration und Stühle mit eleganten Hussen – die ideale Kulisse für einen Empfang oder eine Hochzeit. Ich sehe Sabine Reises Mauszeiger über den Monitor huschen und schon springt die Farbgebung an den Tischen zwischen festlichem Weiß und kräftigem Rot hin und her.

Virtuelle Konferenzräume: Chance in Zeiten von Corona

Von der Virtuellen Site Inspection einer Location profitieren alle.

Auch wenn – oder gerade weil – sich in der aktuellen Situation für viele Unternehmen und Dienstleister in der Veranstaltungsbranche die Frage stellt, wie es überhaupt weitergehen soll, ist sich Sabine Reise sicher, dass sie mit Virtuellen Site Inspections eine ideale Antwort hat. „Wir können die Zeit nutzen“, macht sie Mut. „Wir können jetzt die Aufnahmen der Location für die Plattform machen – als wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung.“ Der digitale Plan ermöglicht auch in Zeiten eingeschränkter persönlicher Kontakte, Veranstaltungen zu konkretisieren. „Vielleicht sind das erst einmal kleinere, private Veranstaltungen“, sagt Reise. „Aber es sind auch die kleinen Hoffnungsschimmer, die so wichtig sind.“ Als Link lässt sich der Zugriff auf die Virtuelle Site Inspection an die Kunden verschicken, ganz ohne Registrierung. „Der Kunde kann dann durch die Location gehen und Gäste platzieren.“ Und das digital, anstatt mit beschrifteten Karteikärtchen. „Das ist zum Beispiel für ein Brautpaar so wichtig und dauert oft tagelang. Wann, wenn nicht jetzt, ist dafür die richtige Zeit?“

Auf der web-basierten Plattform Allseated können alle an einer Veranstaltung beteiligten Akteure kollaborativ zusammenarbeiten und ihre Pläne hochladen. Sabine Reise sieht darin eine „Riesen-Chance für den Veranstaltungsmarkt“, erklärt sie mir, als wir uns virtuell und ganz ohne Hygienefragen durch die Location navigieren. Doch die Möglichkeiten der Virtuellen Site Inspections erstrecken sich noch viel weiter. Allseated connect ermöglicht virtuelle geschäftliche Konferenzen, wie sie derzeit tagtäglich per Telefon oder Videoschalte stattfindet: „Wir können hier auch Räume für virtuelle Meetings erstellen und als Avatare mit realitätsnaher Optik durch den Raum laufen oder an den Konferenztisch sitzen.“ Selbst eine Präsentation lässt sich auf der virtuellen Videowall zeigen, sodass sich die Teilnehmer beinahe wie in einem realen Meeting fühlen können – ohne weite Wege oder eine Missachtung von Abstandsregeln in Kauf nehmen zu müssen.