Veranstaltungen stressfreier planen, dank professionellem Teilnehmermanagement

Wenn Sie im Unternehmen für die Organisation von Veranstaltungen zuständig sind, dann kennen Sie die Situation: Zu den gefühlten 100 Baustellen, angefangen bei der [memo_rubrik id=3014]Locationsuche[/memo_rubrik] über die Zusammenstellung des Programms bis hin zur Auswahl des [memo_rubrik id=705]Caterings[/memo_rubrik], kommt irgendwann auch noch das [memo_rubrik id=3494]Teilnehmermanagement[/memo_rubrik] hinzu. Die Gäste müssen eingeladen und die Anmeldungen irgendwie verwaltet werden. Je nach Größe der Veranstaltung müssen Sie sich zudem Gedanken über den Einlass der Gäste am Veranstaltungstag machen und schicke [memo_rubrik id=3394]Namensschilder[/memo_rubrik] sollen auch noch her …

Bis zu einer gewissen Veranstaltungsgröße ist das alles mit „Bordmitteln“ zu bewerkstelligen. Einladungen über Outlook oder das Intranet, Rückmeldungen per Mail oder die Verwaltung der Zu und Absagen über die gute alte Excel-Liste, zum Schluss dann vorgedruckte [memo_rubrik id=3395]Namensschilder[/memo_rubrik], die ausgelegt werden. Ab 100 oder 150 Gästen aufwärts verliert man bei diesen Vorgehensweisen allerdings nicht nur schnell den Überblick, das manuelle Handling ist zudem zeitintensiv und fehleranfällig.

Moderne [memo_rubrik id=3219]Teilnehmermanagement-Systeme[/memo_rubrik] bieten hier eine professionelle Unterstützung. Dabei ist zunächst zu unterscheiden, ob Sie für das Unternehmen eine (Software)Lösung anschaffen möchten, die veranstaltungsübergreifend genutzt werden soll, oder ob Sie das gesamte Teilnehmerhandling projektweise in die Hände von spezialisierten Dienstleistern legen möchten. Vor der Auswahl eines Systems oder auch für das Briefing eines Dienstleisters gilt es sich zunächst über die Prozesse und Funktionalitäten, die abgebildet werden sollen, klar zu werden.

Wer, mit wem und wenn ja wie viele?

Ein idealtypischer Prozess könnte wie folgt aussehen: Import des Gästeverteilers in ein entsprechendes [memo_rubrik id=3218]Teilnehmermanagement-System[/memo_rubrik] und Versand einer personalisierten Einladungsmail mit Login-Code an die Gäste. Die Zu- und Absagen sowie die Abfrage von weiteren Informationen, die für die Organisation notwendig sind, erfolgen über eine einfache Onlineanmeldung.

Marcel Schettler, Geschäftsführer der Guest-One GmbH für Teilnehmermanagement und Gästeorganisation

Nach Abschluss der Anmeldung erhält jeder Gast eine Bestätigung per Mail – auf Wunsch mit einem eTicket als PDF oder einem Wallet Pass für sein Smartphone. Der Check-In vor Ort erfolgt schnell und einfach über Scan des Tickets oder, für die Vergesslichen, über die Namenssuche. Sind zusätzlich [memo_rubrik id=3394]Namensschilder[/memo_rubrik] gewünscht, können diese in wenigen Sekunden vor Ort gedruckt werden.

Die zumeist webbasierten Systeme bieten Ihnen als Organisator jederzeit eine Echtzeitübersicht über den aktuellen Anmeldestand und unterstützen Sie bei der Kommunikation mit den Gästen. Im Gegensatz zu den eingangs erwähnten „Bordmitteln“ ist der Einsatz eines [memo_rubrik id=3219]Teilnehmermanagement-Systems[/memo_rubrik] natürlich nicht kostenlos. Er verringert aber Ihre bisherigen zeitlichen Aufwendungen, vorsichtig geschätzt, um mehr als 50 Prozent.

Wie auch immer Sie das [memo_rubrik id=3494]Teilnehmermanagement[/memo_rubrik] umsetzen – an einem Thema kommen Sie derzeit leider nicht vorbei: die europäische Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Die Auswirkungen auf das [memo_rubrik id=3494]Teilnehmermanagement[/memo_rubrik] bei Events sind erheblich, so kann z. B. schon die Abfrage, ob ein Gast [memo_rubrik id=808]Vegetarier[/memo_rubrik] ist, zu einem Problem werden. Grundsätzlich gilt, dass Teilnehmer in die Datenverarbeitung konkret einwilligen müssen und zudem jederzeit das Recht haben, zu wissen, ob und welche Daten von ihnen wo gespeichert werden. Damit die Daten vor Missbrauch geschützt werden, sind sogenannte technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Sicherheitsmaßnahmen und den Umgang mit den Daten konkret beschreiben. Der Einsatz eines [memo_rubrik id=3218]Teilnehmermanagement-Systems[/memo_rubrik] oder die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister unterstützt Sie aber auch hier, da diese auf die Umsetzung der DSGVO entsprechend vorbereitet sind.