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Teilnehmermanagement mit Guest-One sorgt für gelungene Veranstaltungen

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Mit GuestHub bekommt man einen Komplett-Service für sein Teilnehmermanagement.

Mit GuestHub bekommt man einen Komplett-Service für sein Teilnehmermanagement.

Jede Veranstaltung ist anders und doch haben alle das gleiche Ziel: einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Dass das kein Selbstläufer ist, wissen alle, die schon einmal einen Event auf die Beine gestellt haben. Komplexe Anforderungen, kurze Vorlaufzeiten und gerade in den vergangenen beiden Jahren immer wieder wechselnde gesetzliche Bestimmungen machen es nicht gerade leichter. Wie gut, dass es Spezialisten wie das Wuppertaler Unternehmen Guest-One gibt, dass sich seit gut 20 Jahren mit Einladungsmanagement, Online-Anmeldungen, Teilnehmerregistrierung, Akkreditierung und vielem mehr beschäftigt und maßgeschneiderte Lösungen für Veranstalter anbietet. Ich habe mit Marcel Schettler, einem der drei Guest-One-Geschäftsführer, darüber gesprochen, was gutes Veranstaltungs- und Teilnehmermanagement ausmacht.

Marcel, vor welchen Herausforderungen stehen Veranstalter zurzeit?

Aus der Coronazeit heraus sind viele Veranstalter zurückhaltend mit langfristigen Planungen. Dafür wird jetzt im Sommer und Herbst vieles kurzfristig nachgeholt. Viele Projekte haben einen extrem kurzen Vorlauf. Das hat auch Vorteile, da man viel effizienter in die Planung geht. Allerdings kommt bei vielen Unternehmen eine angespannte Personalsituation dazu, das heißt, sie haben intern kaum Ressourcen, um eine Veranstaltung komplett selbstständig auf die Beine zu stellen. Vieles, wie das Teilnehmermanagement, lässt sich eben nicht so einfach nebenbei abwickeln.
Und da kommen wir ins Spiel.

Wie sieht das aus?

Die Software eventry unterstützt Veranstalter bei wiederkehrenden Veranstaltungen.

Der Veranstalter gibt das Teil-Projekt Teilnehmermanagement ab und wir kümmern uns um alles – von der Vorbereitung bis zur Organisation vor Ort. Mit dem „G1 GuestHub“ können wir jede Funktion und Komplexität im Teilnehmermanagement abbilden. Gestaltung, Druck, Versand von Einladungen, Check-In, Namensschilder, Service vor Ort und so weiter. Full-Service klingt etwas abgenudelt, aber wir bieten tatsächlich Full-Service an. Für wiederkehrende Veranstaltungen haben wir darüber hinaus unser Lizenzsystem Eventry entwickelt, eine flexible, webbasierte Multi-Event-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, das Teilnehmermanagement in-house selbst umzusetzen.

An wen richten sich die Tools?

Ich würde sie nicht als Tools bezeichnen, sondern eher als modulare Services, die wir sowohl Endkunden als auch Eventagenturen anbieten. Wir können sie je nach Bedarf unterschiedlich konfigurieren und auch Systeme von Dritten über unsere Schnittstellen andocken. Dadurch können wir die verschiedensten Anforderungen der Organisatoren bedienen und letztlich jede Art von Veranstaltung unterstützen – von klassischen Corporate Events wie Jubiläen oder Roadshows über kostenpflichtige Kongresse bis hin zu großen Public Events. Wir haben da keine Beschränkungen und betreuen ca. 100 bis 120 Projekte pro Jahr von klein bis groß sowie live, digital und hybrid.

Wo siehst du Stärken von Guest-One?

Maßgeschneiderter Full-Service mit hoher Beratungskompetenz – dafür steht das Wuppertaler Unternehmen Guest-One.

Ich denke, eine unserer größten Stärken ist unsere Kompetenz im ganzen Team, Dinge schnell und maßgeschneidert umzusetzen. Wir haben eine sehr kurze Umstellungsphase und sind wendig im Kopf. Eine weitere Stärke ist die Personalisierung. Durch unser GuestHub Konzept sind wir in der Lage auch sehr kleinteilige und komplexe Anforderungen schnell umzusetzen. Durch sehr viel Intelligenz im System erreichen wir einen hohen Personalisierungsgrad und können dadurch auch viele kleine Gästegruppen individuell ansprechen und betreuen. Als dritte Stärke würde ich noch unsere hohe Beratungskompetenz nennen. Es gibt nichts, was wir nicht schon erlebt haben und für das wir keine Lösung finden. Wir drei Partner sind dabei immer in den Projekten dabei und sind meist auch selbst vor Ort. Dadurch wissen wir viel über die notwendigen Prozesse. Unsere Kunden nehmen das wahr und schätzen das.

Wenn ich jetzt eine Veranstaltung plane, wie kurzfristig kann ich euch buchen?

Wir sind mit 20 festangestellten Mitarbeitern sehr gut aufgestellt, das hilft uns in der jetzigen Situation. Wir bekommen teilweise Anfragen mit 14 Tagen Vorlauf, da sind wir dann schon gefordert, aber wie gesagt, wir haben eine sehr kurze Umstellungsphase und versuchen auch bei extrem kurzen Vorlaufzeiten unseren Kunden den bestmöglichen Service zukommen zu lassen.

Planst du gerade eine Veranstaltung und kannst Unterstützung gebrauchen? Dann bekommst du hier weitere Informationen.