Tag der Offenen Tür

Tag der Offenen Tür: Tipps für die Planung und Organisation

Ein Tag der offenen Tür ist für Ihr Unternehmen die optimale Gelegenheit, sich und das eigene Angebot im allerbesten Licht zu präsentieren. Das Haus ist voller potenzieller Kunden, die überzeugt werden wollen. Der erste Eindruck ist entscheidend und damit der positiv ausfällt, muss an diesem Tag jedes Detail stimmen. Das erfordert gründliche Planung und eine Menge Fingerspitzengefühl.

Machen Sie sich zu Beginn der Planungsphase klar, welches Image Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung dem Kunden vermitteln will. Stehen Sie für Kompetenz, Seriosität und Vertrauen? Oder eher für Kreativität und Lebensfreude? Auf jeden Fall sollten Sie sich dementsprechend präsentieren. Ein Schlagersänger ist bei einem Tag der offenen Tür eines Getränkemarktes super aufgehoben, bei einer Anwaltskanzlei aber völlig fehl am Platz. Ein Golfclub kann problemlos eine Autorenlesung anbieten. Bei einem Automobilzentrum hingegen würden die Leute sicher verwundert aus der Wäsche gucken.

Generell sollten Sie sich gut überlegen, wie viele und welche Künstler Sie für Ihr Unterhaltungsprogramm engagieren. Dosiert eingesetzt rundet eine Live-Band oder ein Alleinunterhalter ein solches Event perfekt ab, nur übertreiben sollten Sie es nicht. Im Fokus steht schließlich Ihr Unternehmen, und das hat eine Menge zu bieten. Eine Universität, die für sich werben will, tut das am besten, in dem Sie ihre Studenten eines ihrer Projekt präsentieren lässt und einen Einblick in die Lehrmethoden gibt. Ein Sportcenter darf seine Gäste ruhig mit einem bunten Bewegungsangebot unterhalten. Kehren Sie Ihre Stärken heraus und seien Sie stolz auf das, was Sie zu zeigen haben. Die Leute sind schließlich nur deshalb da.

Rühren Sie für den Tag der Offenen Tür im Vorfeld kräftig die Werbetrommel

Wenn Ihre Zielgruppe zwischen 30 und 40 Jahre alt ist, sollten Sie unbedingt am Tag der offenen Tür Kinderbetreuung anbieten oder eine Hüpfburg aufstellen. So ist der Nachwuchs beschäftigt und quengelt nicht, während die Eltern sich in aller Ruhe mit Ihrem Angebot beschäftigen können. In diesem Fall sollten Sie das aber auch vorher publik machen, damit die Eltern nicht aus Unwissenheit fernbleiben. Apropos: Rühren Sie im Vorfeld unbedingt kräftig die Werbetrommel für den Tag der offenen Tür. Bitten Sie die lokalen Zeitungen um eine Ankündigung, laden Sie Pressevertreter ein, drucken Sie Plakate und Flyer, verschicken Sie Einladungen. Nichts ist ärgerlicher, als wenn Sie sich viel Mühe mit den Vorbereitungen geben und die Resonanz am Ende miserabel ist.

Die Suche nach einer passenden Location erübrigt sich bei einem Tag der offenen Tür zum Glück. Die Leute wollen Ihre Räumlichkeiten sehen und nichts anderes. Die müssen aber gut vorbereitet und hergerichtet werden. Machen Sie sich vorher klar, was Sie präsentieren wollen und wie das konkret aussehen soll. Benötigen Sie dafür eine Bühne, Tontechnik, Beamer oder sonstiges Equipment? Firmen, die all das anbieten, finden Sie im umfangreichen Eventbranchenverzeichnis von memo-media.

Überraschen Sie Ihre jungen Gäste mit gesundem Essen

Auch bei einem Tag der offenen Tür darf das Catering nicht fehlen. Allerdings gibt es hier einige Besonderheiten zu beachten. Bedenken Sie, dass Ihre Besucher gekommen sind, um Informationen zu sammeln und sich zu unterhalten und nicht, um sich den Bauch mit deftigem Essen vollzuhauen. Bieten Sie leichte Snacks an, die man in einer kurzen Pause nebenbei essen kann. Besonders beliebt bei solchen Veranstaltungen sind Kaffee und Kuchen. Bei einem Tag der offenen Tür an einer Schule oder einem Sportcenter könnten Sie sich überlegen, auf Fastfood zu verzichten und die Kinder mal mit gesundem und leckerem Fingerfood zu überraschen. Es gibt genügend Caterer, die sich darauf spezialisiert haben und mit kreativen Ideen aufwarten. Versprochen, Ihre jungen Gäste werden begeistert sein.

Sollten Sie trotz unseres Ratgebers noch Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an eine der zahlreichen Eventagenturen in Ihrer Nähe. Die haben viel Erfahrung mit solchen Veranstaltungen und helfen gerne. Damit dürfte einem erfolgreichen Tag der offenen Tür nichts mehr im Wege stehen.