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Firmenfeiern in Pandemie-Zeiten nach dem TOP-Prinzip

Geselliges Miteinander, edle Empfänge, ein rauschendes Jahresende. Wir alle wünschen uns ein sorgloses Miteinander mehr denn je. Uns treibt die Frage um, wie eine lebendige Firmenkultur während einer Pandemie aussehen kann. Für den Arbeitsschutz unterschiedlichster Berufe wurden in den vergangenen Wochen zahlreiche Maßnahmen gefunden, das Risiko einer Infektion zu minimieren. Abhängig von Branchenspezifika, Arbeitsstrukturen und Mitarbeitenden haben entsprechende Arbeitsgruppen wertvolle Lösungen erarbeitet. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen wird in den kommenden Wochen weiter evaluiert und auf Grundlage des Forschungsstandes stetig aktualisiert werden.

Der Rückgang (Redaktionsschluss Anfang Juli 2020) der COVID-19-Fallzahlen stärkt die Hoffnung, ein besinnliches Jahresende wieder gemeinsam verbringen zu können. Politische Lockerungen erlauben wieder erste Veranstaltungsformate unter Auflagen. Dennoch müssen Rückschläge in Betracht gezogen werden, ebenso wie anhaltende Einschränkungen für Innenräume. So gilt es, einerseits Konzepte zu finden, mit der diesjährigen Planungsunsicherheit umzugehen, und andererseits auf die Planung und Umsetzung des Infektionsschutzes bei eigenen Veranstaltungen vorbereitet zu sein.

Machbarkeit und ein gutes Team

Für eure Weihnachtsfeier oder euren Neujahrsempfang bedeutet das zunächst, sich mehr Zeit für die Planung zu nehmen. Dieses Jahr müssen wir noch stärker als sonst die Risiken hinterfragen und bewerten, die das Zusammentreffen vieler Menschen mit sich bringen.

Berücksichtigt budgetär und personell, dass es derzeit besondere Herausforderungen gibt. Stellt das passende Organisationsteam zusammen. Sind alle bereit, das Projekt zu meistern und kurzfristig und flexibel auf Veränderungen in der pandemischen Lage zu reagieren? Hat das Team Lust, kreative, aber sichere Varianten einer Veranstaltung zu finden? Wenn Kapazitäten oder Expertise fehlen, holt euch Unterstützung von außen. Erfahrungen in der Veranstaltungsplanung und Methodenwissen zur Risikoanalyse sollten nicht fehlen.

Die Risikoanalyse und intensive Planung von Veranstaltungen ist wichtiger denn je.

Die Risikoanalyse und intensive Planung von Veranstaltungen ist wichtiger denn je.

Konzeption und Risikoanalyse

Gibt es ein engagiertes Team, kann es losgehen! Tragt zusammen, was ihr euch vorstellt. Was soll stattfinden? Interne Weihnachtsfeier oder Empfang mit Gästen? Redet die Chefin, unterhält ein Zauberer? Buffet, Flying Food oder Tischservice? Tanz oder Tafel? Erstellt ein detailliertes Profil der Veranstaltung. Umso genauer ihr eure Ideen beschreibt, desto stabiler ist die Grundlage für eine vollständige Risikoanalyse.

Bei dieser Risikoanalyse werden alle denkbaren Gefährdungen durch den SARS-CoV-2-Erreger im Vorfeld ermittelt und beurteilt. Wo entstehen Gefährdungen durch Abläufe, Gäste und Orte und wie hoch und wahrscheinlich sind diese?

Entscheidend ist auch der Charakter der Veranstaltung. Plant ihr eine Business-Gala mit Geschäftspartner*innen oder eine ausgelassene Party mit Mitarbeiter*innen zum Jahresende? Kaffee oder Open Bar? Innerstädtisch oder in ländlicher Idylle? Externe Location, Meetingräume der Firma, Outdoor-Event mit Lagerfeuer? Die Beispielfragen zeigen, dass jede Veranstaltung einmalig ist und daher besondere Umstände mit sich bringt. Bei einem offenen Buffet hat man weniger Kontrolle über die Einhaltung von Hygiene-Vorschriften als bei einem professionellen Am-Platz-Service. Eine laute Rede verteilt mehr Tröpfchen in der Luft als ein auf Gesten basierender Zaubertrick. Zu Tisch lässt sich leichter 1,50 Meter Abstand organisieren als beim Tanz. Unter Alkoholeinfluss sind Menschen leichtsinniger als nüchtern. In der Stadt reisen viele mit dem ÖPNV an, das Ländliche fordert den eigenen PKW. In manchen Räumlichkeiten ist eine Lüftung vorhanden, andere haben nur Fenster (Bedenkt die kalte Jahreszeit!) Draußen ist das Infektionsrisiko geringer als in Innenräumen …

(S)TOP-Schutzkonzept

Ist das Veranstaltungsprofil vollständig beschrieben und die Analyse abgeschlossen, wird ein Schutzkonzept (hier Hygienekonzept) erstellt, um die Risiken auf ein akzeptables Maß zu reduzieren. Es bildet die Grundlage für ein unbeschwertes und sicheres Zusammenkommen. Entscheidend ist, die passenden Maßnahmen zu den von euch ermittelten Risiken herauszusuchen und wirkungsvoll anzuwenden.

Seid unbedingt ehrlich, sollte es bei einem Risiko keine geeignete Maßnahme geben. Dann muss eine Substitution, eine alternative Idee gefunden werden, die sicher durchführbar ist. Das TOP-Prinzip (Technisch-Organisatorisch-Persönlich) ist ein bekanntes Vorgehen, die Art der möglichen Maßnahmen zu hierarchisieren. Ein Risiko ist bevorzugt technisch zu reduzieren. Wenn das nicht möglich ist, sollen organisatorische Maßnahmen greifen. Das letzte Mittel der Wahl bleiben persönliche Lösungen.

Die Kommunikation mit allen Beteiligten über persönliche Schutzmaßnahmen gegen COVID-19 ist selbstverständlich ein wichtiger Bestandteil derzeitiger Schutzkonzepte und in den vergangenen Monaten im Alltag gut erprobt (z. B. Mund-Nase-Bedeckung, korrektes Händewaschen, Nies-Etikette). Dennoch neigen individuelle Maßnahmen zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Darüber hinaus steigen Komfort und Spaß aller Beteiligten, wenn für deren Schutz gesorgt ist und sich beim Glühweintrinken niemand sorgen muss.

Anke Ulbrich von plan + stage kümmert sich unter anderem um die Risikoanalyse von Veranstaltungen.

Anke Ulbrich von plan + stage kümmert sich unter anderem um die Risikoanalyse von Veranstaltungen.

Expertise & Verantwortung

Die Erarbeitung und Eignung aller Maßnahmen für eure Veranstaltung werden interdisziplinär mit Expert*innen abgesprochen: Denkbar sind neben der Geschäftsführung z. B. die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Technische Leitung / Ingenieur*innen, der Betriebsrat der Firma und externe Veranstaltungsagenturen mit entsprechendem Fachbezug. Tragt das Vorhaben auch dem Betriebsarzt vor. Als rechtliche Basis gelten das Arbeitsschutzgesetz und das Infektionsschutzgesetz sowie die Handreichungen des Robert-Koch-Institutes und der Berufsgenossenschaften. Die länderspezifischen Verordnungen sind verbindlich für die gesamte Planung. Manche Bundesländer haben ergänzend ein Hygienerahmenkonzept für Veranstaltungen herausgegeben. Je nach Art und Größenordnung der Veranstaltung ist das Gesundheitsamt ansprechbar. Für die Maßnahmenfindung gibt es zudem online frei zugängliche Kataloge, die gute Anregungen geben. Ihr findet diese auf Seiten von Berufsverbänden und Arbeitsgruppen der Veranstaltungsbranche.

Klärt frühzeitig intern und extern, wer welche Verantwortung trägt. Arbeitgeber*in, Betreiber*in z. B. der Location, Veranstaltungsleiter*in und Veranstalter*in haben unterschiedliche und höchst verantwortungsintensive Rollen. Lasst euch beraten, wenn ihr unsicher seid. Risikoanalyse und Schutzkonzept sollten schriftlich erarbeitet und die Verantwortlichen benannt sein. Denkt daran, euer Konzept dem Forschungsstand entsprechend zu aktualisieren. Auf der Feier selbst müsst ihr die Umsetzung der Maßnahmen überprüfen und evaluieren und diese Tätigkeit ebenfalls dokumentieren.

Anke Ulbrich von plan + stage

Anke Ulbrich ist Ingenieurin für Veranstaltungstechnik und -management. Mit ihrem Geschäftspartner Florian Becht leitet sie plan + stage. Das Büro für Veranstaltungsproduktion unterstützt bei der Planung und Durchführung von klassischen und/oder digitalen Firmenevents. Spezialisiert auf technische und organisatorische Aspekte der Veranstaltungsproduktion umspannt das Leistungsangebot von plan + stage u. a. Veranstaltungstechnik (Licht, Ton, Video, Streaming), Infrastrukturplanung, Genehmigungsprozesse, Sicherheit (derzeit vor allem Risikoanalyse + Hygienekonzepte COVID-19), Inklusion und Nachhaltigkeit. Darüber hinaus koordiniert das Team als Produktionsleitung auch gerne das gesamte Vorhaben: je nach Bedarf und Wünschen!