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Firmenevents auf dem Betriebsgelände – REVIERKÖNIG im Gespräch

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„Ein Firmenevent auf dem Betriebsgelände auszurichten, bietet mehr Raum für die eigene Unternehmensidentität, als das in einer externen Location möglich wäre“, sagt Sandra Caspers, Geschäftsführerin der Eventagentur REVIERKÖNIG aus Bochum. „Denn so bekommen nicht nur die eigenen Mitarbeiter, sondern auch Kunden und Geschäftspartner ein ganz anderes Gespür für das Unternehmen und dessen Philosophie. Das Corporate Design kann auf Zeltlandschaften, in der Einrichtung und Ausstattung, bei der Beleuchtung und der Ausgestaltung des Rahmenprogramms berücksichtigt werden“, ergänzt sie. Seit 2006 organisiert das Team um Sandra Caspers deutschlandweit große Events, Konferenzen, Tagungen – vor allem aber Firmenevents auf dem Betriebsgelände.

Firmenevents auf dem Betriebsgelände

Seit 2006 organisiert das Team um Sandra Caspers deutschlandweit große Events, Konferenzen, Tagungen – vor allem aber Firmenevents auf dem Betriebsgelände.

Genau zu diesem spannenden Thema habe ich die Expertin interviewt. Welche Anlässe bieten sich dafür an? Welche Voraussetzungen spielen eine Rolle? Und wie läuft die Planung einer Firmenveranstaltung auf dem eigenen Gelände überhaupt ab?

Anlässe für Firmenevents auf dem Betriebsgelände

Wenn das Betriebsgelände zur Eventlocation wird, muss ein Unternehmen nicht zwangsläufig ein großes Firmenjubiläum oder ein Betriebsfest (Sommerfest oder auch Weihnachtsfeier) feiern. Es gibt viele Gründe, um seine Firma vor Ort zu präsentieren. „Eine Produktvorstellung oder die Einweihung einer neuen Halle bzw. eines neuen Gebäudes – es gibt zahlreiche Anlässe, um das eigene Betriebsgelände in eine Eventlocation zu verwandeln“, erklärt Sandra Caspers. Besonders bei offiziellen Anlässen, wie die Grundsteinlegung oder die Einweihungsfeier, ist ein Firmenevent auf dem eigenen Gelände unumgänglich und gleichzeitig ein Bekenntnis zur Region: „Insbesondere Immobilienevents mit offiziellem Charakter wecken das Interesse der regionalen Presse und Politik“, ergänzt die REVIERKÖNIG-Gründerin. Doch welche Bedingungen gibt es, damit ein Firmenevent auf dem eigenen Betriebsgelände überhaupt umsetzbar ist?

Bedingungen und Sicherheitsaspekte

Firmenevents auf dem Betriebsgelände

Ein perfektes Firmenevent erfordert ein professionelles Projektmanagement.

Wie bei jeder Event-Organisation haben die Gewährleistung von reibungslosen Produktionsabläufen und die Einhaltung von Sicherheitsaspekten oberste Priorität. Ein perfektes Firmenevent erfordert ein professionelles Projektmanagement. Die zeitaufwändige Koordination zahlreicher Gewerke und Arbeiten wird durch einen persönlichen Ansprechpartner bzw. Team beim REVIERKÖNIG sichergestellt.

So verschieden Firmenevents sein können, so unterschiedlich fallen Sicherheitskonzepte aus. Auch hier unterstützt die Eventagentur den Auftraggeber bei der Ausführung seiner Rolle als Veranstalter: Sicherheitsmängel erkennen, gesetzliche Anforderungen einhalten und Gefahrenpotenziale erkennen. Und natürlich unterstützt die Agentur den Veranstalter auch bei der Einreichung von behördlichen Genehmigungen und der Aufstellung eines Sicherheitskonzepts.

Die Organisation einer Firmenfeier auf dem Betriebsgelände erfordert mehr Vorlaufzeit, als bei einer fertig eingerichteten Eventlocation. „Unternehmen sollten mindestens ein Jahr im Vorfeld auf uns zukommen – abhängig von der Personenzahl. In der Regel betreuen wir Veranstaltung in der Größenordnung zwischen 250 und 4.500 Personen“, so Sandra Caspers.

„ABUS Family Day“ Firmenevent

Der „ABUS Family Day“ war ein abgestimmtes Firmenevent, das REVIERKÖNIG ganzheitlich konzipiert hat.

Genügend Vorlaufzeit einzuplanen, ist gut investierte Zeit. Denn was in einer gängigen Eventlocation im Regelfall festinstalliert und vorhanden ist, muss für das eigene Gelände erst organisiert werden. Das betrifft nicht nur das Catering, die Technik, das Mobiliar und die Dekoration. Je nach Eventgröße, -motto und Gelände-Gegebenheiten kommen fliegende Bauten, Zeltlandschaften, Stände oder Eventmodule zum Einsatz. So zum Beispiel beim „ABUS Family Day“. „Das war ein sehr abgestimmtes Firmenevent, das wir ganzheitlich konzipiert haben“, erinnert sich Sandra Caspers. „Bei schönstem Winterwetter haben wir für 2.200 Teilnehmer, Mitarbeiter und deren Familien einen firmeneigenen Weihnachtsmarkt auf dem Betriebsgelände organisiert. Es gab 16 Weihnachtsbuden und einen Riesentruck mit leckeren Gerichten – von Pulled Pork über Grünkohl und Reibeplätzchen bis hin zu Süßem. Die kleinen Gäste konnten sich in einer Hüpfburg und an der Murmelbahn austoben. Oder wurden beim Kinderschminken begeistert. Zusätzlich gab es Führungen für die Familien, denen die Produktion am Standort erklärt wurde. Alles war aus einem „Guss“. Das Aktions-Design fand sich von der Beschriftung der Holzhütten, über die Programmfoldern bis hin zur Beleuchtung in Firmenfarben wieder.“

Doch nicht nur um die augenscheinlichen Dinge vor Ort kümmert sich die Eventagentur. Was alles im Vorfeld und im Hintergrund passiert, hat mir die REVIERKÖNIG-Gründerin erklärt.

Ablauf der Planung einer Firmenevent auf dem Betriebsgelände

REVIERKÖNIG für Firmenevents auf dem Betriebsgelände

REVIERKÖNIG gestaltet jede Veranstaltung harmonisch und aus einem Guss.

„Bei der Konzeption eines Firmenevents auf dem Betriebsgelände ist es für uns wichtig, mit den operativ tätigen Mitarbeitern des Unternehmens eng zusammenzuarbeiten. Beispielsweise aus den Abteilungen Marketing, Produktion, Organisation oder auch Vertrieb. In Meetings informieren wir uns über betriebsinterne Abläufe und Gegebenheiten. So haben wir die besten Voraussetzungen, ein Konzept zu entwickeln, das zu hundert Prozent zum Unternehmen passt und auch umsetzbar ist“, erklärt Sandra Caspers. „Am Anfang steht die Leitidee oder das Motto. Ist dieses festgelegt, haben wir einen roten Faden, an dem wir uns für alle weiteren Faktoren orientieren, um die Veranstaltung harmonisch und aus einem Guss zu gestalten.“

Vom Teilnehmer- und Einladungsmanagement, über die Entwicklung eines Event-Logos und der Umsetzung aller Online- und Offline-Maßnahmen, bis hin zum künstlerischen Entertainment und Rahmenprogramm – die Eventagentur REVIERKÖNIG kümmert sich um jeden Aspekt.

„Bestimmt kennen Sie sich hinterher auf dem Unternehmensgelände Ihrer Kunden mindestens genauso gut aus wie in Ihrem eigenen Revier“, sage ich zum Abschluss unseres Gesprächs schmunzelnd. Sandra Caspers lächelt zustimmend. Die Agentur trägt eben nicht ohne Grund ihren Namen und ist für die Organisation großdimensionaler Events und Firmenfeiern bekannt – in ihrem Revier NRW und deutschlandweit.