Effektiv & einfach: DSGVO-konformes Teilnehmermanagement von AirLST

Den 25. Mai 2018 haben die meisten von uns wahrscheinlich noch nicht so schnell vergessen. Es war der Stichtag für die neue DSGVO – und für viele der Beginn einer neuen Datenschutz-Ära in ihrem Unternehmen. Auch und gerade im Teilnehmermanagement spielen Daten und der richtige Umgang damit eine wichtige Rolle. So haben wir jetzt, ein halbes Jahr nach Inkrafttreten der DSGVO, einmal wieder den Münchner Dienstleister AirLST besucht, der Veranstaltungen und Events mit digitalen Gästelisten unterstützt. Und wollten wissen: Wie funktioniert Online Teilnehmermanagement eigentlich in Zeiten nach dem 25. Mai – und worauf müssen Kunden achten?

Eigener DSGVO-Ansprechpartner für Kunden

DSGVO – ein wichtiges Thema bei AirLST.

Im Gespräch mit Anna Schindler, Head of Sales, wird schnell klar: Das AirLST-Team nimmt das Thema DSGVO extrem ernst – und hat sich damit intensiv auseinandergesetzt. Nicht erst kurz vor dem 25. Mai, sondern schon fast ein Jahr im Vorfeld. „Alle Mitarbeiter wurden intensiv geschult – und alle sechs Monate wird das Wissen aufgefrischt und neueste Änderungen weitergegeben“, erklärt uns die Expertin, die bei AirLST die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um den Datenschutz ist. Seit dem Stichtag in 2018 hat das Unternehmen, das seit der Gründung im Jahr 2009 kontinuierlich wächst, außerdem einen externen Datenschützer an Bord geholt, der sich nicht nur um sämtliche Datenschutz- und ADV-Themen (Auftragsdatenverarbeitung) kümmert, sondern für die Kunden von AirLST als Ansprechpartner für alle Fragen und Themen zur DSGVO zur Verfügung steht. „Unsere Kunden haben auch die Möglichkeit, unseren Datenschutzbeauftragten direkt anzusprechen, wenn es Fragen gibt“, erklärt Anna Schindler. „Normalerweise müssen sie sich um das Thema DSGVO bei uns aber keine Gedanken machen, denn das nehmen wir ihnen komplett ab.“ Das heißt, alles, was in Sachen Teilnehmermanagement bei Veranstaltungen anfällt – ADV, das Speichern personenbezogener Daten, der richtige Umgang mit Subunternehmern, gut sichtbare Datenschutz-Hinweise auf Websites und Landingpages, Besonderheiten bei Mitarbeiterveranstaltungen etc.: Themen, die man als Veranstalter nicht unbedingt im Detail kennt, übernimmt AirLST – das gehört zum Service. „Der Servicegedanke steht bei uns an erster Stelle“, sagt Anna Schindler. „Und deswegen ist es für uns selbstverständlich, dass wir unsere Kunden nicht mit diesen Themen alleine lassen. Es ist uns auch wichtig, den Kunden die Panik vor dem Thema Datenschutz zu nehmen. Wenn man sich damit auseinandersetzt, ist es am Ende nämlich eigentlich gar nicht so schlimm.“

Fest angestellte Mitarbeiter

Auch die Erstellung von Landingpages übernimmt AirLST für das Teilnehmermanagement.

Weiteres Plus von AirLST, das nicht unbedingt immer in der Branche gegeben ist: Alle Mitarbeiter sind fest angestellt, jeder hat sein Spezialgebiet und unterliegt strengen Datenschutzrichtlinien und Verträgen. Sämtliche Server, auf denen Daten gespeichert werden (normalerweise werden sie nach drei Monaten gelöscht) stehen in Deutschland, jede Software, die zum Einsatz kommt, unterliegt dem European Privacy Shield. Bei den Veranstaltungen sind die Experten von AirLST meist selbst vor Ort. „Unsere Software und unsere App ist zwar denkbar einfach“, sagt Anna Schindler. „Vor Ort sind wir trotzdem – als Seelenbalsam für unsere Kunden!“ Das heißt, ob es technische Unterstützung ist, das Briefing von Hostessen oder einfach nur, um da zu sein, wenn was ist: Auch hier ist Service für AirLST wichtig. Das spricht sich herum: Die Liste an namhaften Kunden, die auf das Teilnehmermanagement von AirLST vertrauen, wird immer länger. Große Automobilkonzerne, das Münchner Oktoberfest oder die Formel Eins arbeiten mit den Münchner Experten zusammen, und neuerdings auch BASF. Für den Riesenkonzern übernimmt AirLST sogar das weltweite Teilnehmermanagement. Natürlich mit allem, was dazugehört: Von DSGVO bis hin zum Seelenbalsam.