Gästemanagement mit Colada

colada: Gästemanagement & Projektmanagement 2.0

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Wer beruflich mit der Organisation von Messen, Tagungen oder Firmenevents zu tun hat, weiß, wie stressig es bisweilen sein kann, Dienstleister, Location und das Gästemanagement unter einen Hut zu bringen. Das Unternehmen colada aus der Schweiz bietet eine Software an, mit der all das kein Problem mehr sein soll. Wir waren gespannt, was die Software alles kann, und haben sie uns vorführen lassen.

Uns schießt zuerst ein Beispiel aus dem Sport in den Sinn: die Olympischen Spiele. Für Sportfans vier aufregende Wochen, für die Veranstalter die ultimative logistische Herausforderung. Gut 6300 Sportler aus 206 Nationen werden im Sommer in Rio um Ruhm, Ehre und Medaillen kämpfen. Man braucht nicht gut in Mathe zu sein, um zu wissen, dass das eine ganze Menge Hotelzimmer, Flugtickets, Teilnehmerlisten und Shuttletransfers sind.

„Das Bedürfnis nach einem Tool fürs Gästemanagement ist riesig“

Gästemanagement mit colada

colada hilft, wenn es darum geht, Gäste, Dienstleister und Location unter einen Hut zu bringen

„Bislang haben sich die Organisatoren der Olympischen Spiele noch nicht bei uns gemeldet“, lacht Marketing-Manager Mario Pfeiffer. „Allerdings sind wir auch nicht auf Sportveranstaltungen dieser Größenordnung spezialisiert.“ colada, fährt unser Gastgeber fort, sei ursprünglich eine reine Eventagentur gewesen. „Da haben wir immer wieder festgestellt, dass es in unserer Branche ein riesiges Bedürfnis für ein Tool gibt, mit dem man das Gästemanagement und die gesamte Planung von Konferenzen, Firmenevents, Messen und ähnlichem abwickeln kann.“ Also orientierte sich das Unternehmen mit Sitz in Schaffhausen um und entwickelte eine Software mit verschiedenen Applikationen, die es mittlerweile schon in der dritten Version gibt.

Mit colada.guests lässt sich das komplette Gästemanagement organisieren, vom Mailing vor und nach dem Event über die Gästelistenverwaltung bis hin zur Nachbearbeitung. „Man kann bei jedem Gast individuell festhalten, welche Vorträge oder Workshops er gebucht hat, wie er anreist, wann er wo abgeholt werden muss und in welchem Hotel er übernachtet“, sagt Mario Pfeiffer. Die Kundenlisten lassen sich dabei mit wenigen Mausklicks importieren. Könnten wir mit Hilfe von colada also auch unsere memo-media-Weihnachtsfeier organisieren? Mario Pfeiffer: „Wir haben auf jeden Fall einige Kunden, die damit kleinere Schulungen, Workshops oder sogar ihre Hochzeiten geplant haben.“

Bei colada steht der Kollaborationsgedanke im Vordergrund

Gästemanagement mit colada

Auch kleinere Schulungen, Workshops oder Hochzeiten können mit colada geplant und durchgeführt werden

Meist sind es aber größere Firmen und Agenturen, die die Tools für ihre Eventplanung und ihr Gästemanagement nutzen. Auch colada.projects kann dabei laut Mario Pfeiffer wertvolle Dienste leisten. Die Software wurde dafür entwickelt, Projektstrukturen abzubilden, Aufgaben innerhalb eines Teams zuzuweisen und jederzeit das Budget im Blick zu behalten. „Viele Eventagenturen arbeiten mit Outlook und zig Excel-Tabellen. Am Ende hat jeder einzelne Mitarbeiter unzählige Listen und niemand mehr den Überblick“, so Mario Pfeiffer. „Mit colada.projects kann das ganze Team online an den Listen arbeiten und Informationen ablegen.“

Ein CRM-System sei colada aber nicht, betont Mario Pfeiffer. „Wir stellen die eventspezifischen Bedürfnisse in den Vordergrund. Vor allem in colada.projects kann man Mietverträge, Raumpläne oder Details zur Technik anhängen, aber der Kontaktverlauf spielt nur eine untergeordnete Rolle.“ Normalerweise sind beide colada-Tools webbasiert, größere Kunden können sich die Software aber auch auf den eigenen Servern installieren lassen.

Das dritte Standbein ist das colada event office, bei dem Mario Pfeiffer und sein Team dem Kunden die Arbeit komplett abnehmen. Falls das Nationale Olympische Komitee Brasiliens allerdings doch noch anklopfen sollte, müsste colada noch ein paar Mitarbeiter einstellen. Aber auch ohne eine Teilnahme in Rio werden wir das spannende Projekt unser schweizerischen Freunde definitiv im Auge behalten.