5 Tipps für ein gelungenes Outdoor-Event

Events unter freiem Himmel wollen besonders gut geplant sein. Denn vieles, was in Indoor-Locations selbstverständlich ist, muss hier eigens organisiert werden. Nicht selten funkt dann auch noch das Wetter dazwischen. Wer für einen reibungslosen Ablauf bei einem Outdoor-Event sorgen möchte, sollte daher die folgenden 5 Tipps beherzigen.

1. Die richtige Location für einen Outdoor-Event wählen

Die grundlegende Frage für jedes Event – egal, ob drinnen oder draußen – ist natürlich, wo es stattfindet. Denn der Austragungsort trägt maßgeblich zum Erfolg einer Veranstaltung bei.

Ausschlaggebend sind bei der Wahl der Location z. B.:

Größe

Je mehr Teilnehmer für ein Event erwartet werden und je mehr besondere Ausstattung nötig ist, desto größer sollte die verfügbare Fläche sein. Ein Musikfestival wird beispielsweise ein sehr weitläufiges, freies Gelände brauchen, um Bühnen, Tanzflächen, Gastronomie, Toilettenanlagen, Parkflächen etc. problemlos unterzubringen.

Erreichbarkeit

In einer Scheune, einer alten Fabrikhalle oder hoch oben auf einem Berggipfel: Ausgefallene oder abgelegene Veranstaltungsorte ziehen eine Menge Besucher an. Allerdings bedeuten diese viel zusätzlichen Organisationsaufwand, um Besuchern eine leichte An- und Abreise zu ermöglichen.

Der Aufwand kann sich lohnen, doch in manchen Fällen ist eine gut ans Verkehrsnetz angebundene, einfach erreichbare Location sinnvoller – und auf jeden Fall nachhaltiger– beispielsweise, wenn die Veranstaltung in erster Linie für Senioren oder weniger mobile Menschen gedacht ist.

Rechtliche Auflagen

Städte und Gemeinden schreiben oft zusätzliche Regeln für Veranstaltungen vor oder verlangen das Einholen einer Genehmigung. Das kann z. B. Lärmbelästigung, Alkoholausschank, Parkmöglichkeiten oder Fluchtwege für den Notfall betreffen. Ein entsprechendes Hygienekonzept wird spätestens seit der Corona-Pandemie ebenfalls immer wichtiger. Hier gilt es, sich vor dem Festlegen der Location gut zu informieren, um keine bösen Überraschungen zu erleben.

2. Grundversorgung rechtzeitig sicherstellen

Outdoor-Event auf einer Wiese

An der Grundversorgung – ausreichend Trinkwasser, Verpflegung und WC-Anlagen – sollte es keinesfalls fehlen. Auch Strom muss für nahezu jedes moderne Event verfügbar sein, beispielsweise, um für Beleuchtung und Unterhaltung sorgen zu können. Liegt der Austragungsort im Freien, ist diese Grundversorgung allerdings nicht immer gegeben.

Sind keine Versorgungsleitungen vorhanden, müssen z. B. mobile Toilettenanlagen oder ein Strom-Aggregat bereitgestellt werden. Wichtig ist wieder, sich über die Gegebenheiten vor Ort zu informieren und frühzeitig die nötigen Anlagen zu organisieren. Ansonsten sind vielleicht zum geplanten Termin keine Anbieter mehr verfügbar, oder diese verlangen kurzfristig höhere Preise.

3. Für Schlechtwetter vorsorgen

Einer der unsichersten Faktoren für jede Outdoor-Veranstaltung ist das Wetter. Vorab ist leider nur selten einschätzbar, wie die Wetterlage sein wird, denn die Planung beginnt je nach Größe des Events schon Monate bis Jahre vorher. Dementsprechend ist es ratsam, sich für alle Eventualitäten vorzubereiten.

Sowohl die Gäste als auch das Equipment wollen ausreichend vor starker Hitze oder einem plötzlichen Regenguss geschützt sein. Im Bestfall ist am Veranstaltungsort bereits eine Überdachung installiert. Wenn nicht, weisen beispielsweise auch Partyzelte eine gute Wetterfestigkeit auf, sodass das Event nicht automatisch ins Wasser fallen muss.

Übrigens: Der Innenraum von Partyzelten lässt sich auch heizen, was vor allem bei kühlen Temperaturen von Vorteil sein kann. Aber mehr dazu im verlinkten Ratgeber.

Eine weitere kleine, aber wertvolle Investition sind handlich verpackte Regencapes, die an unvorbereitete Gäste ausgegeben werden können. Idealerweise sind diese etwas stabiler und lassen sich wiederverwenden, sodass kein unnötiger Abfall produziert wird. Ein Hinweis in der Veranstaltungseinladung, dass Gäste dem Wetter entsprechend gekleidet erscheinen sollen, ist ebenfalls nicht verkehrt.

4. Passende Verpflegung für einen Outdoor-Event organisieren

Während es im Innenbereich konstant warm ist, sind Events im Freien von der Außentemperatur abhängig. Die Wahl der Verpflegung sollte daher zur Jahreszeit passen.

• Eine gern gesehene Option im Sommer ist das Grillen auf offenem Feuer oder einem Holzkohle-Grill. Leichte Snacks wie Salate, Früchtespieße oder Canapés sind ebenfalls beliebt. Dazu sollten vor allem eisgekühlte Getränke auf der Karte stehen, alkoholisch und nicht-alkoholisch. Das sorgt für die dringend nötige Erfrischung.
• In der kalten Jahreszeit bieten sich hingegen warme und deftigere Speisen an, z. B. Suppen oder Eintöpfe. Dazu passen wärmende Heißgetränke, von Tee über Glühwein bis Kakao. Diese laden Gäste dazu ein, trotz der niedrigen Temperaturen noch etwas länger zu bleiben.

Übrigens: Wer ein nachhaltiges Event gestalten möchte, setzt auf Geschirr mit Pfandrückgabe. Ansonsten sind Teller, Bestecke und Becher aus Holz oder Bambus ein akzeptabler Mittelweg, um Plastik zu vermeiden.

5. Ausstattung und Dekoration der Umgebung entsprechend gestalten

Leichte Snacks sind auf Outdoor-Events beliebt.

Die Gestaltung sollte je nach Zielgruppe und Zweck der Veranstaltung gewählt werden, um dem Event ein passendes Flair zu verleihen. Dazu zählen z. B. Beleuchtung, Sitzgelegenheiten und Tische sowie Dekorationsgegenstände – die selbstverständlich allesamt wetterfest sein müssen.

Findet das Event im Freien statt, bietet es sich an, die Umgebung miteinfließen zu lassen. Auf einer Hochzeit sehen beispielsweise saisonale Blumen und Gestecke besonders schön aus. Für eine Sommerveranstaltung am Strand eignen sich vielleicht Strandkörbe als Sitzgelegenheit, Feuerstellen oder Fackeln und ein Dekor im maritimen Design.

Die Vorteile solcher Dekorationen sind, dass sie einerseits vor Ort leicht zu organisieren sind, andererseits durch kurze Transportwege einen vergleichsweise kleinen ökologischen Fußabdruck haben. Regional und saisonal zu denken, lohnt sich also gleich doppelt!

Mit guter Planung die Herausforderung Outdoor-Event meistern

Kurz zusammengefasst kommt es bei einer Veranstaltung im Freien also darauf an, sich Gedanken über 5 wichtige Faktoren zu machen: Location, Grundversorgung, Schlechtwetteralternativen, Essen und Getränke sowie Dekorationen. Wer sich frühzeitig informiert, umfassend vorausplant und für alle Eventualitäten vorsorgt, kann sich ohne Kopfzerbrechen auf ein gelungenes Outdoor-Event freuen.