Premiere für das „Next Level“ hybrider Veranstaltungen

Erstes kollaboratives Hybrid-Event trotz „Bundes-Notbremse“ mit wertvollen Erkenntnissen für die Zukunft der Live-Kommunikation

Ein neues Hybrid-Format testete der Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) in der vergangenen Woche unter ganz besonderen Bedingungen und mit wertvollen Erkenntnissen für alle, die zukunftsfähige Events planen.

Zeitgleich an acht Standorten, verteilt zwischen München und Hamburg, Berlin und Köln, sollten je 20 Teilnehmende bundesweit in Design Offices mit rund 100 OnlineTeilnehmer:innen live interagieren. Darunter Veranstaltungsprofis genauso wie Studierende und Branchen-Insider, die auf den ersten Blick keine klassischen Eventmanager sind.

Das vom VDVO organisierte Programm „The Evolution of Live Communication“ war hervorragend besetzt mit überraschend innovativen Themen und Profis aus Branchen, die im Veranstaltungsbereich neue, zukunftsfähige Wege aufzeigen.

So der Plan - bevor die „Bundes-Notbremse“ nur wenige Tage vor dem Event in Kraft trat. Dadurch blieben nur zwei Standorte übrig, an denen eine Durchführung mit Live-Publikum zulässig war: Berlin und Frankfurt. „Wir überlegten kurz und entschieden uns dann für die abgespeckte Variante, obwohl wir dadurch noch einmal komplett umdisponieren mussten.“, erklärt Doreen Biskup, stellvertretende Vorstandsvorsitzende des VDVO. „Wir wollten unbedingt ausprobieren, ob es auch unter verschärften Corona-Bedingungen gelingt, den Fokus auf Veranstaltungen zu legen, in der die Live-Interaktion zwischen remote und vor Ort gelingt. Denn wir sind überzeugt, dass ein neues Level bei hybriden Veranstaltungen, Themen und Konzepten ganz neue Möglichkeiten für die Veranstalter bereithält. Auch nach der Pandemie.“

Breakout Sessions live und digital – interaktiv, kollaborativ, partizipativ

Der Schwerpunkt des Hybrid-Events lag auf der „echten“ Interaktion zwischen den Teilnehmenden und Referent:innen vor Ort mit den online Zugeschalteten. Das bedeutet, in den realen Räumen der Design Offices diskutierten und erarbeiteten die Live- und OnlineTeilnehmer:innen gemeinsam unterschiedliche Arbeitsthemen. Die entsprechende Technik stellte weframe, Spezialist für digitale Technologie, auf einer Plattform für Zusammenarbeit bereit. Über Whiteboards wurden kollaborativ Learnings erarbeitet, beispielsweise zu diesen Fragen:
- Wie sieht die Zukunft der Content-Erstellung mit VR und AR (Augmented Reality)
aus?
- Wie kann ich durch die Einbindung von Gamings die Aufmerksamkeit der EventTeilnehmer erhöhen?
- Was sind die (neuen) Anforderungen an die Moderatoren und Gastgeber?
- Wie lassen sich hybride Events monetarisieren?

Von Virtual Reality und Gaming bis zu neuen Booking-Plattformen und veränderten Berufsbildern

Inhaltlich und visuell war das Programm vollgepackt mit Anreizen und Möglichkeiten aus den Bereichen Virtual Reality (VR), 3D-Animation, Gaming, Plattformökonomie für EventServices sowie digitale Studienangebote.

Der VDVO wählte bewusst Referent:innen aus, die nicht aus der typischen Veranstaltungsbranche kommen, um so neue Impulse für die Zukunft zu geben. Dabei kam ein herausragender Experten-Mix zusammen:

Sven Bliedung, CEO des erfolgreichen Startup-Unternehmens Volucap, lieferte sensationelle Eindrücke in eine neue VR-Technologiewelt, der sogenannten „Mixed Reality“. Sie hält für die Film- und Event-Branche ungeahnte Möglichkeiten bereit, die schon jetzt in den Filmstudios Babelsberg in konkreten Produktionen umgesetzt wird.

Timor Kardum, Chef der Omstudius Berlin, setzt unter anderem auf Virtual Production. Mit seiner Firma entwickelte er die weltweit erste Kamera-Drohne für atemberaubende Bilder von Konzerten und Shows.

Aus der Gaming-Welt kann der Eventmarkt Entertainment-Knowhow für digitale Veranstaltungen ableiten, erklärte Martin Marquardt, Chief Gaming Officer bei SK Gaming.

Von der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (htw) erläuterte Prof. Johann Habakuk Israel die Wahrnehmung einer Veranstaltung durch VR. Prof. Ralf Birkelbach nahm die wirtschaftlichen Möglichkeiten und Herausforderungen neuer Eventformate unter die Lupe, während Prof. Regina Frieß und ihr Hochschulteam für Medienforschung die Frage nach den beruflichen Kompetenzen eines Live Communication Managers mit den Teilnehmenden diskutierte.

Vom Schweizer Fernsehen SRF schaltete sich der Distributions-Chef Stefano Semeria online zu und stellte die Bedeutung von Live-TV und Events in Bezug zueinander.

Felix Rundel, Co-Founder von futurehain, einer Agentur an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Innovation und Gesellschaft, verglich Events vor Corona mit einer Kinderzeichnung, während Events nach Corona Bauwerken wie der Hagia Sophia ebenbürtig würden.

Aus dem direkten Umfeld der Eventbranche brachte Lisa Jeller, Leiterin Events & Sponsorship bei Eventmobi - Event-Management-Plattform für virtuelle, hybride und klassische Live-Events, ihre Erfahrungen aus dem Corona-Jahr ein.

Die Wirkung von Booking-Plattformen und Event-Services bearbeiteten der VDVO-Vorstandsvorsitzende Bernd Fritzges und weframe-Chef Daniel Steinbichler in einer Session und diskutierten mit den Teilnehmenden, wie diese in dem notwendigen Transformationsprozess hilfreich sein können.

Safety first und Fazit des VDVO

Die Gäste vor Ort mussten ein aktuelles negatives Testergebnis und eine Selbsterklärung vorweisen, um Zutritt in die Eventräume zu erhalten. Auf den Sitzplätzen in ausreichenden Mindestabständen zueinander war das Absetzen der medizinischen Masken erlaubt. Rund 70 Teilnehmende waren remote zugeschaltet.

„Unser Fazit ist eindeutig positiv. Wenn es trotz extremer Bedingungen und aller technischer Herausforderungen, die wir zu Beginn der Veranstaltung hatten, gemeinsam mit allen Beteiligten und Teilnehmern gelingt, eine positive Stimmung beizubehalten, dann ist das doch genau das menschliche Miteinander, was wir gerade alle so vermissen. Wir sind überzeugt, dass partizipative, interagierende, echte Hybrid-Veranstaltungen das Eventgeschäft auf ein neues Level bringen.“, resümierte Doreen Biskup am Ende des Tages.

Das VDVO-Hybrid-Event „Next Level“ wurde von weframe, Spezialist für digitale Technologie auf einer Plattform für Zusammenarbeit gesponsert und von der Hochschule für Technik und Wirtschaft (htw) Berlin als Partner unterstützt.