15.11.2012

Herausforderung Messelogistik: Wettlauf gegen die Zeit

mac setzt auf genaue Planung und große Flexibilität.


Auch die Messewelt dreht sich - wie so viele Branchen - immer schneller. Dienstleister wie das Messebauunternehmen mac aus Langenlonsheim stehen der Herausforderung gegenüber, in immer kürzer werdenden Zeiträumen die Messestände auf- und wieder abzubauen. mac setzt daher auf eine gute zeitliche und organisatorische Planung, große Flexibilität und schnelle Kommunikation, um den Wettlauf gegen die Zeit zu gewinnen und gleichzeitig den eigenen, hohen Qualitätsanspruch zu erfüllen.

Wenn die Besucher am ersten Öffnungstag in die Messehallen strömen, ahnen sie nicht, welche logistischen Höchstleistungen die Messebauteams für die erfolgreiche Präsentation der Aussteller bis zur letzten Minute erbracht haben. An den Auf- und Abbautagen herrscht hektisches Treiben in den Messehallen, denn die Stände müssen pünktlich fertiggestellt werden - egal, was dazwischen kommt. „Für einen erfolgreichen Messeauftritt ist eine ausreichende Vorlaufzeit und genaue Zeitplanung elementar“, erklärt mac-Geschäftsführer Gernot Becker. „Die Zeitfenster, wie wir sie heute beim Messeauf- und abbau vorfinden, sind extrem kurz. Für Fehler bleibt da keine Zeit. Wir legen deshalb großen Wert auf eine gute und schnelle Kommunikation aller Beteiligten, mit denen wir zusammenarbeiten.“

Verkürzte Auf- und Abbauzeiten
Alles muss genauestens geplant sein - sowohl zeitlich als auch organisatorisch. Eine ausreichende Vorlaufzeit ist daher unerlässlich. Dennoch steigt der Zeitdruck stetig. Die Auf- und Abbauzeiten der Messen verkürzen sich immer weiter, denn im Interesse der Messegesellschaften liegt es, die Hallen so oft wie möglich zu vermieten. So verringert sich auch der Spielraum für die Logistik immer weiter. „Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, arbeiten wir mit detaillierten Zeitplänen, die beispielsweise genau festlegen, wann welche Bauteile und Geräte in der Messehalle benötigt werden“, erläutert Gernot Becker.

Termingenaue Lieferung
Die Speditionen müssen das Standbaumaterial und die Exponate termingerecht am Standort anliefern. Alle Messebaufirmen und Aussteller kämpfen mit den kurzen Aufbauzeiten. Dementsprechend hoch ist das Verkehrsaufkommen auf dem Messegelände. Umso wichtiger ist aus diesem Grund die Beachtung der Ein- und Ausfuhrzeiten der Messestandorte. Trifft das Baumaterial verspätet ein, so verzögert sich der gesamte Standbau.

Zusammenarbeit mit Dienstleistern
Um den vorgegebenen Zeitplan einzuhalten, sind die Messeexperten von mac auf die Zuverlässigkeit verschiedener Dienstleister sowie der Messegesellschaften angewiesen. Strom- und Wasserversorgung sowie Internetzugang müssen etwa schon im Vorfeld der Veranstaltung beim Messeveranstalter beantragt werden. Netzwerke vor Ort machen es mac möglich auch auf unerwartete Situationen flexibel reagieren zu können.

Finale Prüfung
Bei genehmigungspflichtigen Bauten - wie beispielsweise großen oder zweigeschossigen Messeständen sowie Sonderkonstruktionen, ist es zudem erforderlich  vor endgültiger Fertigstellung die Prüfung und Freigabe durch einen Statiker einzuholen. Um mögliche Änderungen oder Korrekturen zu vermeiden, ist eine genaue Planung im Vorfeld sowie die Einhaltung aller statischen Anforderungen von wesentlicher Bedeutung. Zuletzt hängt es von der Zustimmung des Auftraggebers ab, bevor der Messestand für die Besucher freigegeben werden kann - und zwar rechtzeitig vor Messeöffnung.

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