27.10.2021

3 Fragen an... Silke Freudenberg

3 Fragen an... Silke Freudenberg
Silke Freudenberg, SF Eventprotokoll und Coaching
(Bildquelle: alexa kirsch fotographie)

Was ist ein Eventprotokoll und warum sollten Planer dies in der Eventorganisation zwingend berücksichtigen? Diese und andere Fragen hat uns Silke Freudenberg, Inhaberin von SF Eventprotokoll & Coaching beantwortet.


Was macht das Thema „Protokoll“ so besonders wichtig im Eventkontext?
Zunächst möchte ich kurz beschreiben, was wir hier mit Protokoll meinen. Wir sprechen nicht vom Protokoll schreiben, sondern von dem offiziellen Rahmen und den zeremoniellen Regeln bei Veranstaltungen. Das ist das Eventprotokoll.

Gerade bei Veranstaltungen mit hochrangigen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft ist Spezialwissen gefragt, um einen reibungslosen Ablauf und eine professionelle Gästebetreuung zu gewährleisten.

Denn verletzte Empfindlichkeiten – beispielsweise durch eine falsche Begrüßung oder Platzierung – haben schon manchen Gast verärgert oder gar zur Beendigung von Geschäftsbeziehungen geführt.

Das Protokoll dient der Sicherheit und ist wichtige Schnittstelle – u.a. bei der Gästebetreuung nach innen (zu den Gastgebern) und außen (zu den Gästen).

Ziel des Protokolls ist,

- Fehler und Fettnäpfchen zu verhindern.
- Denn Sie haben bei Events meistens nur einen „Schuss“ und der muss sitzen
- Das Protokoll koordiniert den reibungslosen Ablauf und die Schnittstellen mit den Gewerken.
- Und es schafft eine vertrauensvolle und wertschätzende Atmosphäre, in der sich jeder Gast und Gastgeber wohlfühlen soll.
Das alles macht das Protokoll so wichtig für die Eventorganisation!



Hat das Protokoll auch bei Online-Veranstaltungen seine Berechtigung bzw. Relevanz?
Ganz klare Antwort: auf jeden Fall!

Die Pandemie hat natürlich Vieles verändert, besonders auch in der Eventbranche.

Doch auch wenn viele Themen der persönlichen Begegnung wegfallen – wie Empfangsrituale, Sitzordnung und Übergabe von Gastgeschenken – bleiben protokollarische Grundprinzipien bestehen.

Das beginnt mit der richtigen Reihenfolge bei der Begrüßung der Teilnehmenden, deren Vorstellung mit korrekten Titeln und Anreden, den korrekten Rednerfolgen, dem Spannungsbogen und der ganzen Atmosphäre … bis hin zum Kamerablick und Hintergrundbild. Denn alles soll ja auch online die Gesprächspartner in ein positives „Bild“ setzen.

Es gibt also online viele neue Herausforderungen, bei denen das Protokollwissen wichtig ist und für den Erfolg helfen kann.

Welche häufig gemachten Fehler lassen sich durch Protokollwissen einfach vermeiden?
Das Protokoll kümmert sich, wie gesagt, um den Rahmen, die Repräsentation und die offiziellen Regeln bei Events. Viele Fehler passieren da oft bei

den Anreden und Anschriften
der Beflaggung
der Form der Begrüßung
den Rangfolgen, z.B. bei der Sitzordnung und den Redebeiträgen
oder der Entscheidung, wo mit dem Catering begonnen wird.
Um diese und andere Fehler zu vermeiden, lohnt es sich definitiv, das Protokollwissen zu erlernen! Ein guter Spruch besagt: „Protokoll ist, wenn alles klappt und keiner weiß warum“. Das heißt, wenn alles reibungslos läuft und man mögliche Reibungen im Hintergrund nicht merkt, haben wir einen guten Job gemacht.



Über die Dozentin:
Silke Freudenberg ist zertifizierte Protokoll- und Eventmanagerin, Expertin für Business-Etikette und systemischer Coach.

Als gefragte Eventorganisatorin, Trainerin, Vortragende und Coach unterstützt sie bundesweit Unternehmen und Einzelpersonen bei ihrem professionellen Auftreten und bei der Organisation hochkarätiger Veranstaltungen. Dabei bringt sie ihre langjährige Berufserfahrung aus staatlichen Institutionen und Industrieunternehmen ein. Sie organisiert unter anderem Firmenjubiläen, Mitgliederversammlungen, Foren und Begegnungen von Vertretern aus Wirtschaft und Politik. Besondere Highlights waren große Wirtschaftsevents mit der Teilnahme des Bundespräsidenten und der Bundeskanzlerin.

Silke Freudenberg ist stellvertretende Leiterin der Protokoll-Akademie Hannover und Mitglied im Deutschen Knigge-Rat. Sie lehrt an verschiedenen Hochschulen und berät als Expertin in Blogs und in „Der große Knigge“, dem Referenzwerk des Verlags für die Deutsche Wirtschaft. Darüber hinaus engagiert sie sich als Vorbild-Unternehmerin für die Initiative „FRAUEN unternehmen“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

Am 24. November 2021 nimmt Sie Silke Freudenberg mit in die Welten des Protokolls. Anhand einer Vielzahl von Praxisbeispielen werden Sie sehen, wo die Fallstricke liegen und wie Sie diese gekonnt umschiffen können. In der Regel ist es gar nicht so schwer einen guten Eindruck zu hinterlassen!

Quelle bzw. Informationen von:

D-68161 Mannheim
IECA - Internationale Event- & Congress-Akademie
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