{"id":7845,"date":"2018-07-29T12:00:20","date_gmt":"2018-07-29T10:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.memo-media.de\/blog\/?p=7845"},"modified":"2020-08-13T10:43:57","modified_gmt":"2020-08-13T08:43:57","slug":"veranstaltungen-stressfreier-planen-dank-professionellem-teilnehmermanagement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.memo-media.de\/blog\/veranstaltungen-stressfreier-planen-dank-professionellem-teilnehmermanagement\/","title":{"rendered":"Veranstaltungen stressfreier planen, dank professionellem Teilnehmermanagement"},"content":{"rendered":"

Wenn Sie im Unternehmen f\u00fcr die Organisation von Veranstaltungen zust\u00e4ndig sind, dann kennen Sie die Situation: Zu den gef\u00fchlten 100 Baustellen, angefangen bei der [memo_rubrik id=3014]Locationsuche[\/memo_rubrik] \u00fcber die Zusammenstellung des Programms bis hin zur Auswahl des [memo_rubrik id=705]Caterings[\/memo_rubrik], kommt irgendwann auch noch das [memo_rubrik id=3494]Teilnehmermanagement[\/memo_rubrik] hinzu. Die G\u00e4ste m\u00fcssen eingeladen und die Anmeldungen irgendwie verwaltet werden. Je nach Gr\u00f6\u00dfe der Veranstaltung m\u00fcssen Sie sich zudem Gedanken \u00fcber den Einlass der G\u00e4ste am Veranstaltungstag machen und schicke [memo_rubrik id=3394]Namensschilder[\/memo_rubrik] sollen auch noch her \u2026<\/p>\n

Bis zu einer gewissen Veranstaltungsgr\u00f6\u00dfe ist das alles mit \u201eBordmitteln\u201c zu bewerkstelligen. Einladungen \u00fcber Outlook oder das Intranet, R\u00fcckmeldungen per Mail oder die Verwaltung der Zu und Absagen \u00fcber die gute alte Excel-Liste, zum Schluss dann vorgedruckte [memo_rubrik id=3395]Namensschilder[\/memo_rubrik], die ausgelegt werden. Ab 100 oder 150 G\u00e4sten aufw\u00e4rts verliert man bei diesen Vorgehensweisen allerdings nicht nur schnell den \u00dcberblick, das manuelle Handling ist zudem zeitintensiv und fehleranf\u00e4llig.<\/p>\n

Moderne [memo_rubrik id=3219]Teilnehmermanagement-Systeme[\/memo_rubrik] bieten hier eine professionelle Unterst\u00fctzung. Dabei ist zun\u00e4chst zu unterscheiden, ob Sie f\u00fcr das Unternehmen eine (Software)L\u00f6sung anschaffen m\u00f6chten, die veranstaltungs\u00fcbergreifend genutzt werden soll, oder ob Sie das gesamte Teilnehmerhandling projektweise in die H\u00e4nde von spezialisierten Dienstleistern legen m\u00f6chten. Vor der Auswahl eines Systems oder auch f\u00fcr das Briefing eines Dienstleisters gilt es sich zun\u00e4chst \u00fcber die Prozesse und Funktionalit\u00e4ten, die abgebildet werden sollen, klar zu werden.<\/p>\n

Wer, mit wem und wenn ja wie viele?<\/h3>\n

Ein idealtypischer Prozess k\u00f6nnte wie folgt aussehen: Import des G\u00e4steverteilers in ein entsprechendes [memo_rubrik id=3218]Teilnehmermanagement-System[\/memo_rubrik] und Versand einer personalisierten Einladungsmail mit Login-Code an die G\u00e4ste. Die Zu- und Absagen sowie die Abfrage von weiteren Informationen, die f\u00fcr die Organisation notwendig sind, erfolgen \u00fcber eine einfache Onlineanmeldung.<\/p>\n

\"Marcel<\/a>

Marcel Schettler, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer der Guest-One GmbH<\/a> f\u00fcr Teilnehmermanagement und G\u00e4steorganisation<\/p><\/div>\n

Nach Abschluss der Anmeldung erh\u00e4lt jeder Gast eine Best\u00e4tigung per Mail \u2013 auf Wunsch mit einem eTicket als PDF oder einem Wallet Pass f\u00fcr sein Smartphone. Der Check-In vor Ort erfolgt schnell und einfach \u00fcber Scan des Tickets oder, f\u00fcr die Vergesslichen, \u00fcber die Namenssuche. Sind zus\u00e4tzlich [memo_rubrik id=3394]Namensschilder[\/memo_rubrik] gew\u00fcnscht, k\u00f6nnen diese in wenigen Sekunden vor Ort gedruckt werden.<\/p>\n

Die zumeist webbasierten Systeme bieten Ihnen als Organisator jederzeit eine Echtzeit\u00fcbersicht \u00fcber den aktuellen Anmeldestand und unterst\u00fctzen Sie bei der Kommunikation mit den G\u00e4sten. Im Gegensatz zu den eingangs erw\u00e4hnten \u201eBordmitteln\u201c ist der Einsatz eines [memo_rubrik id=3219]Teilnehmermanagement-Systems[\/memo_rubrik] nat\u00fcrlich nicht kostenlos. Er verringert aber Ihre bisherigen zeitlichen Aufwendungen, vorsichtig gesch\u00e4tzt, um mehr als 50 Prozent.<\/p>\n

Wie auch immer Sie das [memo_rubrik id=3494]Teilnehmermanagement[\/memo_rubrik] umsetzen \u2013 an einem Thema kommen Sie derzeit leider nicht vorbei: die europ\u00e4ische Datenschutzgrundverordnung DSGVO. Die Auswirkungen auf das [memo_rubrik id=3494]Teilnehmermanagement[\/memo_rubrik] bei Events sind erheblich, so kann z. B. schon die Abfrage, ob ein Gast [memo_rubrik id=808]Vegetarier[\/memo_rubrik] ist, zu einem Problem werden. Grunds\u00e4tzlich gilt, dass Teilnehmer in die Datenverarbeitung konkret einwilligen m\u00fcssen und zudem jederzeit das Recht haben, zu wissen, ob und welche Daten von ihnen wo gespeichert werden. Damit die Daten vor Missbrauch gesch\u00fctzt werden, sind sogenannte technische und organisatorische Ma\u00dfnahmen zu treffen, die die Sicherheitsma\u00dfnahmen und den Umgang mit den Daten konkret beschreiben. Der Einsatz eines [memo_rubrik id=3218]Teilnehmermanagement-Systems[\/memo_rubrik] oder die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Dienstleister unterst\u00fctzt Sie aber auch hier, da diese auf die Umsetzung der DSGVO entsprechend vorbereitet sind.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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