Nach einem Konzept der Münchener Eventagentur Avantgarde hat GS Eventbüro eine Serie von neun Presseveranstaltungen zum Launch des MINI Cabrio umgesetzt. Das GS-Team realisierte die jeweils zweitägigen Events back-to-back vom 26. Januar bis zum 14. Februar 2009. Im Auftrag der BMW Group haben die Münchner Event-Spezialisten insgesamt über 220 Journalisten aus aller Welt mit dem neuen Fahrzeug vertraut gemacht.

Zum Programm zählten neben der Produktvorstellung ein eigenes Fahrerlebnis für die aus aller Welt angereisten Journalisten, eine Pressekonferenz und eine Abendveranstaltung mit Sport-Prominenten wie Nick Heidfeld, Robert Kubica und Alessandro Zanardi. Im Vordergrund standen der fahraktive Teil und die Vermittlung technischer Details. Die Teilnehmer aus Deutschland, Europa, USA, Kanada, Lateinamerika, Asien, Ozeanien und Afrika wurden am Flughafen München in einem Loungebereich begrüßt und per Charterflug ins österreichische Klagenfurt gebracht. In einem Werkstattzelt am Flughafen Klagenfurt inklusive Workingstations nahmen die Medienvertreter ihre Fahrzeuge in Empfang und checkten anschließend im Hotel Holiday Inn ein.

Am Abend trafen die Gäste auf dem Brauhausplatz der Stadt Villach ein. Ausgestattet war der Platz sowohl mit einem Winter- als auch einem Sommerpavillon - zwei fünf Meter hohen Kuben, die miteinander verbunden und als Location für die Veranstaltung präpariert waren. Die Kuben sollten die Ganzjahrestauglichkeit des MINI Cabrio symbolisieren. Im Winterpavillon fand eine Show mit einer „Eisprinzessin" und einem einfahrenden MINI mit Spikes auf einer Eisbahn statt, ehe ein Mitglied des Vorstandes das neue Fahrzeug präsentierte. Nach einem Walk durch den Gang erwartete die Journalisten ein gesetztes Dinner mit Live-Musik im Sommerpavillon. Der zweite Tag gestaltete sich als besonderes Fahrerlebnis im Eis - denn der MINI präsentierte seine Stärken unter anderem bei einem Zwischenstopp auf einem Eisparcours am Bleiberg.

Der Winterpavillon bestand aus gebeizter Eiche mit Schieferboden inklusive Dielen-Podesten und war mit Loungemobiliar und einem Kamin mit integriertem Plasmascreen ausgestattet. Innen ließen elf eingezogene Wände mit Glitzersteintapeten die benötigten Räume entstehen. Die Eisfläche begrenzte eine Bande inklusive Led-Leuchten. Ein Lifestyle-Bereich, eine Grillstation für die Abend-Veranstaltung, Dolmetscherkabinen und Funktionsmodule ergänzten die Ausstattung. Im Übergang zum Sommerpavillon zeigte ein Thermometer aus Led-Lichtstreifen die ansteigende Temperatur an.

Der Sommerpavillon hatte eine Innentemperatur von 25 Grad. Sandstreifen, ein Dinnerpodest sowie ein Barbereich aus Dielen mit Steg-Optik ließen ein Sommerambiente entstehen. Die Decke des Pavillons hatte GS Eventbüro komplett mit weißem Nessel bespannt. Die Seiten mit dem umlaufendem Digitaldruck „Urban City" waren als schwarze Silhouette mit LED hinterleuchtet. Eine entsprechende Beleuchtung sorgte für einen Sonnenuntergang als Begleitung zum Dinner.

Für den Empfang der Pressevertreter am Münchner Flughafen hat GS Eventbüro einen Welcome-Bereich inklusive Medienwand, Buffettheke, Info-Counter, Workingstations und einer Spielekonsole Nintendo Wii installiert. Einen weiteren Welcome-Bereich richtete GS am Flughafen Klagenfurt ein. Im Holiday Inn zählte die Möblierung von Organisationsbüro und dem Press Office im Penthouse inklusive Check-In Counter zu den Aufgabenbereichen von GS.