Der Klassiker eines Teilnehmer Management Tools stellt eine Abfrage der persönlichen Daten, die An- oder Abmeldung zur geplanten Veranstaltung, den Abruf von bereitgestellten Hotelkontingenten oder die Übermittlung von veranstaltungsspezifischen Informationen dar. Das für die Wirtgen Group eingesetzte System wurde von den Gruppenkoordinatoren der rund 50 verschiedenen Länder mit diesen Informationen gefüllt und diente somit nach dem ersten Einkauf der rund 5.000 Hotelübernachtungen als wichtige Planungsgrundlage für die weitere Vorgehensweise.

Was hat der Hoteleinkauf mit der Buslogistik zu tun?

Die 2.700 internationalen Gäste der Wirtgen Group Technologie Tage 2010 durften ein zweitägiges Programm auf dem Firmengelände der Kleemann GmbH in Göppingen erwarten. Zu diesem besonderen Anlass reisten die Teilnehmer aus 83 Ländern aus der ganzen Welt an. Dabei war nicht nur der Flughafen Stuttgart ein wichtiger Verkehrsknotenpunkt. Insbesondere Flüge aus Amerika und Asien fanden ihr Ziel am Flughafen Frankfurt / Main oder in München.

Die Zuteilung der 52 Hotels erfolgte daher unter anderem auch unter der Prämisse, an welchem Flughafen eine Anreise der Gäste erwartet wird. Die Lage der Hotels erstreckte sich von Ludwigsburg über Stuttgart mittels verschiedener kleinerer Orte um Göppingen bis nach Ulm. Gäste, die in Frankfurt / Main landeten, erhielten somit idealerweise ein Hotel in Ludwigsburg. Damit konnten nicht nur die Kosten der Busfahrten reduziert, sondern auch die Anreisezeit für die Gäste möglichst gering gehalten werden.

Das Programm der Gäste sah vor, dass diese am ersten Veranstaltungstag von ihren Hotels mit Bussen zur Location in Göppingen gebracht wurden und zu einer festgelegten Zeit am Abend wieder zurück fuhren. Am zweiten Veranstaltungstag erfolgte am Morgen ebenfalls der Zubringer nach Göppingen. Die Abreise allerdings führte die Gäste entweder zurück zum Hotel oder zu unterschiedlichen Flughäfen, um von dort die Rückreise anzutreten.

Die im Online System durch die Gruppenkoordinatoren eingegebenen Daten konnten somit eine direkte Information für den Buseinkauf liefern. Aufgrund des zeitgleich in Stuttgart statt findenden Volksfestes Cannstaedter Vasen mussten die rund 80 Busse in einem Umkreis von 70 Kilometern um den Veranstaltungsort eingekauft werden. Eine steigende Personenzahl hatte somit auch Auswirkungen auf zusätzlichen Sitzplatzbedarf in den Fahrzeugen – der allerdings nicht einfach aufgestockt werden konnte.

Die Bereitstellung größerer Fahrzeuge mit mehr als 50 Fahrgastplätzen war aus Kapazitätsengpässen irgendwann nicht mehr machbar. Der Einkauf von zusätzlichen Bussen mit 30 oder mehr Sitzplätzen sollte jedoch nach Möglichkeit vermieden werden, wenn die zusätzlichen Gäste aus relativ kleinen Gruppen bestand.

Daher war eine Abstimmung des Einkaufs zusätzlicher Hotelzimmer in weiteren Häusern mit der Buslogistik ein enorm wichtiger Punkt. Sobald der Einkauf von weiteren Hotelzimmern in einem bereits vorhandenen Hotel nicht mehr möglich war, erfolgte aus den in der Buslogistik zur Verfügung stehenden Daten mit der Anzahl der jeweiligen Sitzplätze pro Hotelabfahrt eine Information, wo noch freie Plätze verfügbar waren.